✒️ABAP Los Agentes y la Estructura Organizativa
ABAP Los Agentes y la Estructura Organizativa
Qué es un AGENTE
Es la persona que ejecuta el trabajo a realizar en el WORKFLOW.
Cada workitem (entendiendo por workitem a la instancia en tiempo de ejecución de un paso del workflow) puede ser procesado por:
-> El sistema de Workflow, utilizando el usuario WFBATCH.
-> Un agente.
Los agentes son los encargados de ejecutar tareas que no pueden ejecutarse automáticamente.
Una de las tareas más interesantes y normalmente, una de las que más tiempo consume en el momento de definir un Workflow es cómo el sistema ha de seleccionar a los agentes correctos para la ejecución de cada workitem.
Desde la perspectiva de negocio esto no es “trivial”, particularmente cuando es un nuevo proceso que no ha sido llevado a cabo por nadie anteriormente.
Asignación de agentes
El sistema de Workflows deberá trabajar con grupos de agentes para poder determinar los responsables finales de la ejecución de un workitem.
Cuando estamos diseñando, implementando y manteniendo un Workflow, debemos entender como el sistema de Workflow ve estos grupos de agentes.
Los grupos de agentes son:
-> Agentes Posibles: son quienes están permitidos para ejecutar el trabajo. Siempre se asignan en la tarea según la cual se basarán muchos workitems pero no un workitem especifico en sí mismo.
Si una persona no está en el grupo de agentes posibles entonces nunca podrá ejecutar la tarea. Adicionalmente se puede marcar una tarea como general. En este caso todos los usuarios serán posibles agentes de la tarea.
-> Agentes Responsables: son aquellos que queremos que ejecuten un workitem “en particular”. Son comúnmente asignados al crear un paso en el Workflow builder.
También pueden ser asignados a través de “roles o papeles” a nivel de la tarea. Con los roles los agentes responsables se asignan dinámicamente en tiempo de ejecución. Siempre son agentes posibles.
-> Agentes Excluidos: son aquellos que NO queremos que ejecuten un workitem “en particular”. Siempre se definen en el Workflow builder al crear un paso para una tarea.
Estos tres grupos pueden solaparse e “interseccionarse” para poder determinar el agente responsable final.
RECEPTORES
Son aquellos que automáticamente reciben un work item en su inbox cuando el workflow crea el workitem.
También son conocidos como agentes "seleccionados".
Los receptores son:
-> Los posibles agentes para una tarea.
-> Restringidos a las lista de agentes responsables para un workitem.
-> No son miembros de la lista de agentes excluidos.
Debemos tener en cuenta que:
-> Si no hay agentes posibles NADIE recibirá el workitem.
-> Si no se define un agente responsable en el paso, el sistema buscará la regla por defecto de la tarea, si no hay regla todos los posibles agentes recibirán el workitem (excluyendo a los agentes excluidos).
Un receptor podrá hacer un reenvío de un workitem a otro usuario. En este caso existen varias posibilidades:
-> Tarea general (General Task): los workitems podrán ser reenviados a cualquier usuario.
-> Transmisión general permitida (General Forwarding): los workitems podrán ser reenviados a cualquier usuario (pero
existe una lista de agentes posibles).
-> Transmisión general no permitida (No General Forwarding): los workitems solo podrán ser reenviados a los agentes
posibles.
-> Prohibido transmitir: no esta permitido reenviar workitems.
Las posibilidades de reenvío las definimos dentro de la tarea, cuando determinamos los agentes posibles.
Otros agentes
-> Agente Actual: mientras que un workitem se este procesando el agente actual es aquel que este procesando el workitem (lo tiene tomado).
Una vez completado el workitem, el agente actual será el que haya procesado el workitem en último lugar.
-> Asignación múltiple: puede darse el caso (y es muy común) que se envíe un mismo workitem a varios receptores.
Cuando uno de los agentes tome el workitem este desaparecerá del Inbox del resto y en caso que lo vuelva a dejar sin tomar volverá a aparecer a todos los usuarios nuevamente.
-> Agentes para Plazos: son aquellos que recibirán un workitem que haya vencido, es decir que se le fijo un plazo y el plazo se alcanzó.
-> Agentes de Notificación: son aquellos que recibirán un correo electrónico informándoles que determinado workitem ha sido ejecutado satisfactoriamente.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA EN LA ASIGNACIÓN DE AGENTES
Cada agente en el sistema de Workflow debe tener un user ID de SAP.
Cada vez que se asigne un agente posible, responsable o excluido estaremos asignando de manera implícita un usuario SAP.
Mantener usuario por usuario todos los agentes es una tarea excesivamente tediosa dado que pueden existir múltiples workflows, múltiples usuarios, etc. A su vez no debemos olvidar que los usuarios son personas y como tal van cambiando de puesto, se van de la empresa, entran nuevos, etc.
Siempre que sea posible debemos mantener la asignación de usuarios a workflow a través de un plan organizacional o estructura organizativa.
EL PLAN ORGANIZACIONAL BÁSICO
El plan organizacional básico consiste en una serie de relaciones, representadas como una estructura organizativa jerárquica entre diferentes elementos organizacionales tales como:
-> Unidades Organizativas: cada unidad organizativa representa un grupo de personas como un equipo, un departamento, una sección, un área de trabajo, un laboratorio, etc.
-> Trabajos: un trabajo describe una rol funcional dentro de la organización.
-> Posiciones: cada posición representa un lugar a ocupar por una persona, es un escritorio físico o una vacante.
-> Usuarios: es
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Diego Armando De Santiago Castanon, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP.
Diego Armando De Santiago Castanon
Profesión: Ingenieria en Sistemas Computaciona - Mexico - Legajo: CQ90U
✒️Autor de: 63 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de Diego De