✒️ABAP - Introducción a los Sistemas de Workflow

ABAP Introducción a los Sistemas de Workflow

Introducción a los sistemas de Workflow

Qué es un WorkFlow?

Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio.

Los sistemas de WorkFlow permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.

En el sistema SAP, el sistema de WorkFlow se integra completamente con las funciones de negocio a través de sus Business Objects (BOR: Business Object Repository - Transacción SW01).

Las siguientes características son comunes a todos los Workflow:

  • Incluyen un numero finito de actividades.
  • Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.
  • Involucran a diferentes personas y departamentos.
  • Requieren un alto grado de coordinación

Qué no es un WorkFlow?

  • Un sistema de gestión de documentos.
  • Un sistema de e-mail.
  • Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello Workflow utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc.)
  • Una transacción para secuenciar pantallas.
  • Administracion de datos temporales.
  • Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema WorkFlow tampoco lo hará).

Ventajas de utilizar un sistema de WorkFlow

Para los usuarios:

  • Tan pronto como una tarea aparezca se le enviara electrónicamente a su bandeja de entrada o Inbox.
  • La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento.
  • El sistema Workflow lleva al usuario directamente a la transacción.
  • Permite escalar trabajos juntos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa.

Para la empresa:

  • Aumenta la productividad.
  • Agiliza los procesos.
  • Aumenta la satisfacción de los clientes (Mejores flujos de información, mayor rapidez en responder).
  • Aseguran el cumplimiento de los estándares de calidad y los procedimientos.
  • Proporcionan el estado real de los procesos en cada momento.
  • Mejora la productividad de cada empleado.
  • Detectan con antelación los cuellos de botella y posibles incumplimientos.
  • Reduce el uso de papel.

Terminología WorkFlow

En el diseño e implementación de un Workflow existen 5 preguntas clave, que han de estar respondidas, para cada parte de un proceso de negocio:

¿En qué Orden? Workflow

  • El WorkFlow controla el flujo del proceso.
  • Consiste en un conjunto de pasos.
  • Puede ser lanzado mediante eventos.
  • La definición del Workflow describe el proceso de negocio a implementar.

Transacción SWDD

El Workflow se crea y modela mediante el WorkFlow Builder SWDD.

¿Qué? Actividad /Tarea

  • Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.
  • Generación y envío de documentos.
  • Toma de decisiones.
  • Control de flujo.

En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina WorkItem y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.

¿Con qué objeto? Business Object

Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves.

Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias especificas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores.

Los componentes de un objeto son:

  • Atributos: son los campos que identifican el objeto.
  • Métodos: Indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto.
  • Eventos: indican cambios de estado en el objeto: Impreso, Liberado, Creado, Eliminado, Etc.

En el Workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el Workflow.

Transacción SWO1

Los tipos de objeto se crean y definen mediante el Business Object Builder transacción SWO1.

¿Quien? Determinación Agentes

Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.

Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Business WorkPlace. Siempre un agente responsables es un agente posible.

Transacción PFAC

los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles o roles mediante la tx PFAC.

En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinara en tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles: por competencia, por función por estructura organizativa o por atributos organizativos.

¿Cuándo? Evento.

Los eventos informan al WorkFlow que algo ha sucedido. el WorkFlow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada.

Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los WorkFlows.

Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o mas eventos (por ejemplo la tarea aprobar pedido puede dejar eventos de aprobado, rechazado o modificado). De esta manera el flujo de Workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.


Sobre el autor

Publicación académica de José Luis Zevallos Mamani, en su ámbito de estudios para la Carrera Programador ABAP.

SAP Expert

José Luis Zevallos Mamani

Profesión: Ingeniero de Sistemas - Peru - Legajo: MZ47M

✒️Autor de: 164 Publicaciones Académicas

🎓Cursando Actualmente: Master ABAP for HANA

🎓Egresado de los módulos:

Certificación Académica de José Zevallos

 

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