✒️ABAP Introducción a los sistemas de Workflow
ABAP Introducción a los sistemas de Workflow
INTRODUCCION A LOS SISTEMAS DE WORKFLOW
Que es un workflow: Es una herramienta que permite la implementación técnica de procesos de negocio. Permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permiten a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control incluye la monitorización de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento. En el sistema SAP, el sistema de Workflow se integra completamente con las funciones de negocio a través de sus Business Objects (BOR: Business Object Repository - Transacción SWO1). Adicionalmente, el sistema de Workflow de SAP permite su integración con la gestión organizacional, lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del Workflow. El sistema de Workflow cubre todos los aspectos del proceso.
Características comunes de los Workflows:
- Incluyen un numero finito de actividades.
- Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera.
- Involucran a diferentes personas y departamentos.
- Requieren un alto grado de coordinación.
NOTA: Los sistemas de Workflow controlan los procesos basándose en un modelo y son útiles en organizaciones bien estructuradas.
Que no es un workflow:
- Un sistema de gestión de documentos.
- Un sistema de E-Mail.
- Un sistema de distribución de datos entre sistemas (el workflow utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc).
- Una transacción para secuenciar pantallas.
- Administración de datos temporales.
- Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema.
Ventajas de utilizar un sistema de workflow:
- Para los usuarios:
- Cuando una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su bandeja de entrada.
- La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento.
- El sistema Workflow lleva al usuario directamente a la transacción.
- Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa.
- Para la empresa:
- Aumenta la productividad.
- Agiliza los procesos.
- Aumenta la satisfacción de los clientes (Mejores flujos de información, mayor rapidez de respuesta).
- Otras ventajas:
- Aseguran el cumplimiento de los estándares de calidad y los procedimientos.
- Proporcionan el estado real de los procesos en cada momento.
- Mejoran la productividad de cada empleado.
- Detectan con antelación los cuellos de botella y posibles incumplimientos.
- Reduce el uso de papel
Terminología Workflow: Los siguientes términos son fundamentales en los sistemas de workflow: workflow/paso/tarea, papel/agentes, Business Object/Evento, Business Workplace/actividad. En el diseño e implementación de un Workflow, existen 5 preguntas clave, que han de estar respondidas para cada parte de un proceso de negocio. Estas preguntas son:
- ¿en que orden? (icono Workflow): El workflow ontrola el flujo del proceso. Consiste en un conjunto de pasos. Puede ser lanzado mediante eventos. La definición del Workflow describe el proceso de negocio a implementar. Cada Workflow se compone de una serie de pasos enlazados. Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea más fácil de leer. Cada paso del Workflow procesa datos que se van pasando de step a step a través de contenedores. Un Workflow se activa mediante uno o más eventos. El evento debe estar relacionado con el workflow.
- ¿Qué? (icono actividad/Tarea): una actividad puede ser: ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un módulo de funciones, ejecutar una tarea, etc. Generación y envío de documentos. Toma de decisiones. Control de flujo. Las actividades siempre utilizan la tecnología orientada a objetos y pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona. En tiempo de ejecución, la actividad se denomina Workitem y le indica al responsable lo que debe hacer y la información necesaria para ejecutar la actividad.
- ¿Con qué objeto? (icono Business Object): Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada a la que se puede acceder mediante una clave o conjunto de claves. Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias específicas de un tipo de objeto definido previamente. Los componentes de un objeto son: atributos (son los campos que identifican el objeto), métodos (indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto) y eventos (indican cambios de estado en el objeto, impreso, liberado, creado, etc.). En el Workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades. Se utilizan los eventos de los tipos de objeto para iniciar, finalizar o marcar eventos.
- ¿Quién? (icono determinación de agentes): Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles, que son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo a los que nunca la recibirán. Las tareas también pueden definirse como tareas generales, estas tareas no tienen restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla. Se definen los agentes responsables que es quien recibirá la tarea en su Business Workplace. Un agente responsable es un agente posible.
- ¿Cuándo? (icono evento):Informan al Workflow que algo ha sucedido. El workflow puede reaccionar al evento si la relación entre ambos está activada. Los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los Workflows. Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o más eventos. De esta manera el flujo del Workflow puede subdividirse en función de los eventos. Existen pasos que permiten generar eventos y otros que permiten generarlos. Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por: programa ( API de Workflow), documentos de cambio (Change documents), sistema de mensajes (SD y MM), gestión de status de documentos (PP, PM, QM, etc), sistema de información de logística (alertas) y documentos de cambio de módulo HR.
- Tx. SWDD Workflow Builder. Es donde se crea y modela el workflow.
Tx. SWO1: Los tipos de objeto se crean y definen mediante el Business Object Builder.
Tx. PFAC: es donde se determinan los agentes responsables siempre en tiempo real mediante papeles o roles. En un papel se determina quien es el usuario responsable de ejecutar la tarea. Existes varios tipos: por competencia, por función, por estructura organizativa o por atributos organizativos.
Sobre el autor
Publicación académica de Felipe Estepa Quintero, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP.
SAP Master
Felipe Estepa Quintero
Profesión: Tecnologo en Gestion Logistica - Colombia - Legajo: QH16V
✒️Autor de: 118 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
