✒️ABAP Los Agentes y la Estructura Organizativa

Agente

Es la persona que ejecuta el trabajo a realizar en el Workflow.

Cada WorkItem (instancia en tiempo de ejecución de un paso del Workflow) puede ser procesado por:

• El sistema de Workflow, utilizando el usuario WF-BATCH.
• Un agente.

Los agentes son los encargados de ejecutar tareas que no pueden ejecutarse automáticamente.

Una de las tareas más interesantes y normalmente, una de las que más tiempo consume en el momento de definir un Workflow es como el sistema ha de seleccionar a los agentes correctos para la ejecución de cada workitem.

Desde la perspectiva de negocio esto no es "trivial", particularmente cuando es un nuevo proceso que no ha sido llevado a cabo por nadie anteriormente.

Enviar los workitems a los agentes responsables correspondientes constituye al 50% de la labor de la determinación de responsables, tener una estrategia para mantener la asignación de responsables minimizando el impacto de los cambios organizaciones y las fluctuaciones del personal representa el otro 50%.

Asignación de Agentes

El sistema de Workflows deberá trabajar con grupos de agentes para poder determinar los responsables finales de la ejecución de un workitem.

Cuando estamos diseñando, implementando y manteniendo un Workflow, debemos entender que como el sistema de Workflow ve estos grupos de agentes.

Los grupos de agentes son:

• Agentes Posibles: Son quienes están permitidos para ejecutar el trabajo. Siempre se asignan en la tarea según la cual se basaran muchos workitems pero no un workitem especifico en si mismo.
  
  Si una persona no está en el grupo de agentes posibles entonces nunca podrá ejecutar la tarea. Adicionalmente se puede marcar una tarea como general. En este caso todos los usuarios serán posibles agentes de la tarea.
• Agentes Responsables: son aquellos que queremos que ejecuten un workitem "en particular". Son comúnmente asignados al crear un paso en el Workflow Builder.
  
  También pueden ser asignados a través de "roles o papeles" a nivel de la tarea. Con los roles los agentes responsables se asignan dinámicamente en tiempo de ejecución. Siempre son agentes posibles.
  
• Agentes Excluidos: son aquellos que no queremos que ejecuten un workitem "en particular". Siempre se definen en el Workflow Builder al crear un paso para una tarea.

Estos tres grupos pueden solaparse e "interseccionarse" para poder determinar el agente responsable final.

Receptores

Son aquellos que automáticamente reciben un workitem en su inbox cuando el Workflow crea el workitem.

También son conocidos como agentes "seleccionados".

Los receptores son:

• Los posibles agentes para una tarea.
• Restringidos a las lista de agentes responsables para un workitem.
• No son miembros de la lista de agentes excluidos.

Deben tener en cuenta que:

• Si no hay agentes posibles NADIE recibirá el workitem.
• Si no se define un agente responsable en el paso, el sistema buscara la regla por defecto de la tarea si no hay regla todos los posibles agentes recibirán el workitem (excluyendo a los agentes excluidos).

Un receptor podrá hacer un re-envío de un workitem a otro usuario. En este caso existen varias posibilidades:

Tarea general (General Task): los workitems podrán ser re-enviados a cualquier usuario.

Transmisión general permitida (General Forwarding): los workitems podrán ser re-enviados a cualquier usuario (pero existe un alista de agentes posibles).

Transmisión general no permitirá (No general Forwarding): los workitems solo podrán ser re-enviados a los agentes posibles.

Prohibido transmitir: no está permitido reenviar workitems.

Las posibilidades de re-envió las definimos dentro de la tarea, cuando determinamos los agentes posibles.

Otros Agentes

Agente Actual: mientras que un workitem se esté procesando el agente actual es aquel que este procesando el workitem ( lo tiene tomado).

Una vez completado el workitem, el agente actual será el que haya procesado el workitem en último lugar.

Asignación Múltiple: puede darse el caso (y es muy común) que se envíe un mismo workitem a varios receptores.

Cuando uno de los agentes tome el workitem este desaparecerá del Inbox del resto y en caso que lo vuelva a desear sin tomar volverá a aparecer a todos los usuarios nuevamente.

Agentes para plazos: son aquellos que recibirán un workitem que haya vencido es decir que se le fijó un plazo y el plazo se alcanzó.

Agente de Notificación: son aquellos que recibirán un correo electrónico informándoles que determinado workitem ha sido ejecutado satisfactoriamente.

Estructura Organizativa en la asignación de agentes.

Cada agente en el sistema de Workflow debe tener un user ID de SAP.

Cada vez que se asigne un agente posible, responsable o excluido estaremos asignando de manera implícita un usuario SAP.

Mantener usuario por usuario todos los agentes es una tarea excesivamente tediosa dado que pueden existir múltiples Workflows, múltiples usuarios, etc. A su vez no debemos olvidar que los usuarios son personas y como tal van cambiando de puesto, se van de la empresa, entran nuevos etc.

Siempre que sea posible debemos mantener la asignación de usuarios a Workflow a través de un plan organizacional o estructura organizativa.

El Plan Organizacional Básico

Consiste en una seria de relaciones, representadas como una estructura organizativa jerárquica entre diferentes elementos organizacionales tales como:

Unidades Organizativas: cada unidad organizativa representa un grupo de personas como un equipo, un departamento, una sección, un área de trabajo, un laboratorio, etc.

Trabajos: un trabajo describe un rol funcional dentro de la organización.

Posiciones: cada posición representa un lugar a ocupar por una empresa, es un escritorio físico o una vacante.

Usuarios: es el usuario SAP que se asigna a la posición.

La mayoría de los objetos organizativos tienen un código, una descripción y un periodo de validez. Por defecto el periodo de validez se asigna con la fecha del día de la creación del objeto y como fecha de vencimiento será 31 de Diciembre de 9999. No obstante el periodo se puede cambiar.

Transacciones de Gestión Organizativa: Los objetos organizativos y sus relaciones se mantienen a través de las transacciones de gestión organizativa PPOM, PPOMW, PPOCW.

Mantenimiento del Plan Organizacional Básico

Para crearlo debemos ingresar a la transacción PPOCW y seleccionar una fecha de validez.

Luego realizaremos los siguientes pasos:

Creación de la Unidad Organizativa: Para ello presionamos el botón crear, seleccionamos la unidad organizativa e indicamos un código, una descripción y un periodo de validez.

Creación de la función: desde el menú seleccionamos Tratar/ Crear Función - ingresamos un código y una descripción.

Creación de una Posición: colocamos el código, la descripción, una función y si la posición es o no el máximo responsable de la unidad organizativa. También podemos colocar validez.

Asignar un usuario: nos ubicamos sobre la posición y presionamos el botón Asignar - Seleccionamos titular y elegimos un usuario - finalmente cambiamos la descripción de la posición.

Cuando se cree por primera vez la estructura organizativa el sistema nos pedirá una orden de transporte, cuando se modifique la estructura cambiando objetos existentes o creando nuevos también nos va a solicitar una orden de transporte, no obstante podremos transportar a otros ambientes toda la estructura organizativa o parte de ella, utilizando una herramienta que posee el sistema para tal fin, esta herramienta corresponde a la transacción RE_RHMOVE30