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✒️El SAP Business WorkPlace

El SAP Business WorkPlace

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Lección 7: SAP business workplace

Introducción al business workplace: Es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business Workflow con el cual se podrá procesar workitems, recibir y enviar mensajes y almacenar documentos.

Para acceder al Businees Workplace, se debe ejecutar la transacción SBWP. Los empleados responsables reciben los documentos y los workitems para su tratamiento en el Business Workplace. Una vez que una tarea ha sido ejecutada y completada, se puede continuar con el proceso. Usando la estructura de las unidades organizativas, las cuales definen roles funciones y responsabilidades en la estructura de la empresa, el trabajo requerido para un proceso determinado es dirigido a la persona apropiada. Worklist es la lista que contiene todos los workitems asignadas a su usuario. Los documentos electrónicos entrantes, se muestran en el inbox del Business Workplace. Esto simplifica el acceso de un empleado a la información que es importante para él.

Zonas del business workplace:

  • Árbol de previsualización: es la parte izquierda del Business Workplace. Se puede elegir workitems para ser ejecutados, Workflows que se hayan empezado o documentos.
  • Worklist: se mostrará en la esquina superior derecha de la pantalla, en el momento que se seleccione la carpeta Workflow. El sistema agrupo las entradas automáticamente en esta carpeta. Existen carpetas especiales donde se pueden encontrar Workitems, los cuales están vencidos o están a punto de vencer.
  • Previsualizacion de workitems: se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla. El workitem seleccionado en la worklist es mostrado de forma previa. Es posible ejecutar una decisión de un usuario desde la previsualizacion de workitem. También se puede utilizar un user exit para ajustar la previsualizacion del workitem a las necesidades del usuario final.

La worklist: Los workitems pueden ser ejecutados directamente desde la worklist. Las aplicaciones se lanzan con los datos requeridos en el momento en que se pulsa dos veces. El sistema Workflow determina los usuarios receptores del Workitem. Todos esos usuarios receptores seleccionados pueden ver y ejecutar el workitem en su Business Workplace, pero solamente un usuario puede ejecutar el Workitem. Una cez que un usuario realiza la ejecución, el resto de usuario no podrán ejecutar el Workitem. Un usuario puede aceptar un Workitem. Un Workitem solo puede ser ejecutado por el usuario que lo aceptó. Si se selecciona rechazar, se modifica el status del Workflow de reservado y se vuelve a poner disponible para todos los usuarios receptores. El status del Workitem vuelve a ser listo. Se puede especificar que la finalización de un paso en un procedimiento de Workflow sea configurada explícitamente. Después que un Workitem sea ejecutado, se puede hacer que aparezca un cuadro de dialogo, en el cual se pueda terminar la ejecución del Workitem. Si se elige cancelar, el Workitem permanece en la Worklist y se establece como ejecutado. Dentro de la worklist, se puede seleccionar hecho, para Workitem con el status ejecutado. Se puede transmitir un Workitem a otro usuario para ejecutarlo. Las propiedades de una tarea determinan si puedes transmitir un Workitem a todos los usuarios o solo a alguno de ellos. También se puede hacer que un Workitem sea accesible para usuarios que no estaban configurados como receptores en un principio.

Detalles de un workitem: La pantalla de visualización técnica del Workitem contiene entre otros tipos la siguiente información: identificación ID del Workitem, mensajes y contenedores. Para acceder a la pantalla de información técnica hay que posicionarse en el workitem, se ha de presionar el botón derecho del mouse y seleccionar visualizar. Seguidamente se visualiza la información técnica detallada del workitem.

NOTA: Los workitem se pueden dividir en dos grupos dependiendo de su tipo. El primer grupo de workitem es visualizado y ejecutado en el Business Workplace por los usuarios. El segundo es ejecutado y visualizado por el sistema y nunca es mostrado en el Business Workplace del usuario. Dentro de los Workitem visualizados y ejecutados en el Business Workplace existen:

  • Diálogo (W): que son una representación en tiempo de ejecución de un paso en el flujo de trabajo o una tarea que se ejecuta en un solo paso y que requiere un dialogo de usuario.
  • Vencimiento del Plazo (T): son workitem de notificación de vencimiento del plazo.
  • Work Cola de trabajo (A): donde una cola de trabajo es una lista de objetos a ser procesados en un marco de tiempo limitado.

Dentro de los workitem que no se pueden visualizar en el Business Workplace en tiempo de ejecución hay:

  • WorkFlow (F): representan un flujo de trabajo.
  • De Bloque (X): representan un bloque.
  • De Fondo (V): representan un paso o tarea del workflow que es ejecutada como un paso simple el cual no requiere del dialogo con el usuario.
  • De Espera (E): representan un paso de espera en el workflow.
  • WEB (R): representan una actividad WEB.
  • Anclaje de Contenedores (C): requieren un desarrollo especial en el desarrollo EDI y no aparecen normalmente en el entorno del Workflow.

Logs: El log del Workflow contiene toda la información sobre un proceso de negocio. Para acceder se ha de presionar en el botón con forma de pergamino. Dependiendo de los roles "Funciones" hay diferentes vistas:

  • Vista estándar: esta vista está disponible en diferentes formatos.
  • Cronología: ¿Por quién y cuándo fue realizada una acción?.
  • Usuarios: ¿Qué usuario realizo una determinada actividad y cuando se hizo?.
  • Objetos: ¿Dónde, por quien y de qué forma fueron procesado los posibles objetos?.
  • Vista técnica
  • Gráfico del Worflow log

El Log del Workflow responde a las siguientes preguntas: ¿Cuál es el status?, ¿Quién completo una tarea determinada? y ¿Qué tipo de información es dirigida a una decisión especifica?. El Log da acceso a una información más detallada, en relación a los workitems o contenidos de los documentos anexos. A través de cualquier vista, se puede requerir información técnica o adicional, tal como información de un error, condiciones para un enrutamiento de tareas o incluso cualquier contenedor de elementos.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Felipe Roca Molina, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor ABAP.

SAP Master

Felipe Roca Molina

Profesión: Informático - España - Legajo: LD31G

✒️Autor de: 120 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

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