✒️El SAP Business WorkPlace

SAP Business WorkPlace. Introducción al Business WorkPlace, que es la WorkList, cuáles son los detalles de un WorkItem y los Logs.

1.-Introduccion al Business WorkPlace.

Es una parte del entorno de ejecución de los SAP Business WorkFlow con el cual podremos Procesar WorkItems, Recibir y enviar mensajes, Almacenar documentos.

Se accede desde la TX SBWP.

Los empleados responsables reciben los documentos y los WorkItems para su tratamiento en el Business WorkPlace.

Una vez que una tarea (WorkItem) ha sido ejecutado y completado, se puede continuar con el proceso.

Usando la estructura de las unidades organizativas, las cuales definen roles “funciones” y responsabilidades en la estructura de la empresa, el trabajo requerido para un proceso determinado es dirigido a la persona apropiada.

NOTA: WorkList, es la lista que contiene todos los WorkItems (todas las actividades que han de ser procesadas) asignadas a un usuario.

Los documentos electrónicos entrantes (email, Internet mail) se muestran en el Inbox del Business WorkPlace. Esto simplifica el acceso de un empleado a la información que es importante para él.

El Business WorkPlace tiene tres zonas diferenciadas:

• Árbol de previsualización. En la parte izquierda del Business WorkPlace, se encuentra el árbol de previsualización. Aquí se puede elegir WorkItems para ser ejecutados, WorkFlows que se hayan empezado o documentos.
• WorkList. La WorkList se mostrará en la esquina superior derecha de la pantalla del Business WorkPlace en el momento en que se seleccione la carpeta “WorkFlow”. El sistema agrupa las entradas automáticamente en esta carpeta.
• Existen carpetas especiales donde se pueden encontrar WorkItems, los cuales están vencidos o a punto de vencer. Si se selecciona el Inbox o entrada a través del árbol, se verán todos los WorkItems y documentos en esta parte de la pantalla.
• · Previsualización de WorkItems. Se encuentra en la esquina inferior de la pantalla del Business WorkPlace, el WorkItem seleccionado en la WorkList es mostrado de forma previa. No todas las funciones de los WorkItems mostradas o registros del WorkFLow están disponibles.

2.-La WorkList.

Los WorkItems pueden ser ejecutados directamente desde la WorkList.

Las aplicaciones se lanzan con los datos requeridos en el momento en se hace doble clic.

El sistema WorkFlow determina los usuarios receptores del WorkItem. Todos esos usuarios receptores seleccionados pueden ver y (potencialmente) ejecutar el WorkItem en su Business WorkPlace, pero solo un usuario puede ejecutar el WorkItem.

Por consiguiente, una vez que un usuario realiza la ejecución, el resto de los usuarios no podrán ejecutar dicho WorkItem posteriormente.

Un usuario puede aceptar un WorkItem.

Un WorkItem solamente puede ser ejecutado por el usuario que lo aceptó. Si se elige “rechazar”, se modifica el status de dicho WorkItem de “reservado” y se vuelve a poner disponible para todos los usuarios “receptores” seleccionados. En ese momento el status del WorkItem vuelve a ser “Listo”.

Posteriormente a que un WorkItem sea ejecutado, se puede hacer que aparezca un cuadro de diálogo en el cual se pueda terminar la ejecución del WorkItem.

Si se elige “Cancelar” en ese punto, el WorkItem permanece en la WorkList y se establece como “ejecutado”. Dentro de la WorkList se puede seleccionar “hecho” para WorkItem con el estatus “ejecutado”. Hasta que se realice esto, el WorkItem puede ser ejecutado o reenviado en reiteradas ocasiones.

3.-Detalles de un Work Item.

La pantalla de visualización técnica del WorkItem contiene entre otros:

• Identificación “ID” del WorkItem.
• Mensajes.
• Contenedores.

Para el acceso a la pantalla de info técnica nos posicionamos en el WorkItem, presionamos botón derecho y Visualizar.

NOTA: Los WorkItems se pueden dividir en dos grupos dependiendo de su tipo.El primer grupo de WorkItems es visualizado y ejecutado en el Business Workplace por los usuarios.

El segundo grupo es solo utilizado y ejecutado por el sistema y nunca es mostrado en el Business WorkPlace de un usuario.

Dentro de los WorkItems visualizados y ejecutados en el Business WorkPlace tenemos:

• De Diálogo W: Son una representación en tiempo de ejecución de un paso en el flujo de trabajo o una tarea que se ejecuta en un solo paso y que requiere un diálogo de usuario.
• De Vencimiento del Plazo T: Son WorkItems de notificación de vencimiento del plazo.
• De Cola de trabajo A: Donde una cola de trabajo es una lista de objetos a ser procesados en un marco de tiempo limitado.

Dentro de los WorkItems que no se pueden visualizar en el Business WorkPlace tenemos:

• De WorkFlow F: Representan un flujo de trabajo en tiempo de ejecución.
• De Bloque X: Representan un bloque en tiempo de ejecución.
• De Fondo B: Representan en tiempo de ejecución un paso o tarea del WorkFlow que es ejecutada como un paso simple el cual no requiere del diálogo con el usuario.
• De Espera E: Representan en tiempo de ejecución un paso de espera en el WorkFlow.
• De WEB R: Representan en tiempo de ejecución una actividad WEB.
• De Anclaje de Contenedores C: Requieren un desarrollo especial en el entorno EDI y no aparecen normalmente en el entorno del WorkFlow.

4.-Logs.

El Log del WorkFlow contiene toda la info de un proceso de negocio.

Dependiendo de los roles “funciones” hay diferentes vistas:

• Vista estándar. Esta vista está disponible en diferentes formatos.
• Cronología. ¿Por quién y cuándo fue realizada una acción?
• Usuarios. ¿Qué usuario realizó una determinada actividad y cuando se hizo?
• Objetos. ¿Dónde, por quien y de qué forma fueron procesados los posibles objetos?
• Vista técnica.
• Gráfico del WorkFlow Log.

El Log del WorkFlow responde a las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el Status?
• ¿Quién completó una tarea determinada?
• ¿Qué tipo de información es dirigida a una decisión especifica?

A través de cualquier vista podemos requerir info técnica o adicional.