✒️El SAP Business WorkPlace

SAP BUSINESS WORKPLACE

1.- Introducciòn al Business Workplace.

Es una parte del entorno de ejecuciòn de los SAP business workflow con el cual podremos:

- Procesar workitems

- Enviar y recibir mensajes

- Almacenar documentos.

Para acceder al business Workplace ejecutamos la transacciòn SBWP (es nuestra bandeja de entrada en SAP).

Los empleados responsables, reciben los documentos y los workitems para su tratamiento en el business workplace.

Una vez que una tarea (un workitem) ha sido ejecutado y completado, se puede continuar con el proceso.

Usando la estructura de las unidades organizativas, las cuales definen roles "funciones" y responsabilidades en la estructura de la empresa, el trabajo requerido para un proceso determinado, es dirigido a la persona apropiada.

WORKLIST.- es la lista que contiene todos los workitems (todas las actividades que han de ser procesadas) asignadas a un usuario.

Los documentos electrònicos entrantes (e-mail, internet mail y fax), se muestran en el inbox del business workplace. Esto simplifica el acceso de un empleado a la informaciòn que es importante para èl.

El business workplace tiene tres zonas diferenciadas, las cuales se detallan a continuaciòn:

- Àrbol de previsualizaciòn: En la parte izquierda del business workplace, se encuentra el àrbol de previsualizaciòn. Aquì se puede elegir workitems para ser ejecutados, workflows que se hayan empezado, o documentos.

- Worklist: se mostrarà en la esquina superior derecha de la pantalla del business workplace en el momento en que se seleccione la carpeta "workflow". El sistema agrupa las entradas automàticamente en esta carpeta.

Existen carpetas especiales donde se pueden encontrar workitems, los cuales estàn vencidos o estàn a punto de vencer. Si se selecciona el inbox o entrada a travès del àrbol, se verpan todos los workitems y documentos en esta parte de la pantalla.

- Previsualizaciòn de workitems: Se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla del business workplace, el workitem seleccionado en la worklist es mostrado de forma previa. No todas las funciones de los workitems mostradas o registros del workflow estàn disponibles.

Es posible ejecutar una decisiòn de un usuario desde la "previsualizaciòn de workitem". Tambièn se puede utilizar un "User exit" para ajustar la previsualizaciòn del workitem a las necesidades del usuario final.

2.- La WorkList:

Los workitems pueden ser ejecutados directamente desde la worklist.

Las aplicaciones se lanzan con los datos requeridos en el momento en que se hace doble click.

El sistema workflow determina los usuarios receptores del workitem. Todos esos usuarios receptores seleccionados pueden ver y potencialmente ejecutar el workitem en su business workplace, pero solamente un usuario puede ejecutar el workitem.

Por consiguiente una vez que un usuario realiza la ejecuciòn, el resto de los usuarios no podrà ejecutar dicho workitem posteriormente.

Un usuario puede aceptar un workitem.

Un work item solamente puede ser ejecutado por el usuario que lo aceptò. Si se elige "Rechazar", se modifica estatus de dicho workitem dd "reservado "y se vuelve a poner disponible para todos los usuarios "receptores" seleccionados. En ese momento, el status del workitem se vuelve a ser "Listo".

Se puede especificar, que la finalizaciòn de un paso en un procedimiento de workflow sea confirmada explìcitamente.

Posteriormente a que un workitem sea ejecutado, se puede hacer que aparezca un cuadro de diàlogo en el cual se pueda terminar la ejecuciòn del workitem.

Si se elije "cancelar" en este punto, el workitem permanece en la worklist y se establece como "ejecutado". Dentro de la worklist se puede seleccionar "hecho" para workitem con el status "ejecutado". Hasta que se realice esto, el workitem puede ser ejecutado o reenviado en reiteradas ocasiones.

Se puede transmitir un workitem a otro usuario para ejecutarlo. La porpiedades de una tarea determinan si puedes transmitir un workitem a todos los usuarios o solo a alguno de ellos.

Tambièn se puede hacer que un workitem sea accesible para usuarios que no estaban configurados como "receptores" de dicho workitem en un principio.

3.- Detalles de un WorkItem.

La pantalla de visualizaciòn tècnica de workitem contiene entre otros tipos la siguiente informaciòn:

- Identidicaciòn ·ID· del workitem.

- Mensajes

- Contenedores.

Para acceder a la pantalla de la informaciòn tècnica nos posicionamos en el workitem, presionamos el botòn derecho del mouse y seleccionamos "visualizar".

Los workitems pueden dividirse en dos grupos dependiendo de su tipo:

El primero es visualizado y ejecutado en el business workplace por los usuarios, el segundo grupo es ejecutado por el sistema y nunca es mostrado en el business workplace de usuario.

Dentro de los visualizados en el business workplace estàn:

- Los workItems de diàlogo. (W).

- Los workitems de vencimiento del plazo (T)

- Los workitems de cola de trabajos (A).

Dentro de los no visualizados tenemos:

- Los workitems de workflow (F).

- Los workitems de bloque (X).

- Los workitems de fondo (B)

- Los workitems de espera (E). tiempo de ejcuciòn.

- Los workitems web (R).

- Los workitems de anclaje de contenedores (C).- desarrollo en el entorno EDI.

4.- Logs.

El log del workflow contiene toda la informaciòn sobre un proceso de negocio.

Dependiendo de los roles "funciones" hay diferentes vistas:

- Vista estàndar: disponible en diferentes formatos

- Cronologìa: Por quièn y cuando fuè realizada una acciòn.

- Usuarios: Què usuario realizò una determinada actividad y cuando se hizo.

- Objetos Dònde, por quièn y de que forma fueron procesados los posibles objetos.

- Vista tècnica

- Gràfico de workflow log.

El log del workflow responde a las siguientes preguntas:

- Cuàl es el status ?

- Quièn completò una tarea determinada ?.

- Què tipo de informaciòn es dirigida a una decisiòn especìfica.

El log da acceso a una informaciòn màs detallada, en relaciòn a los workitems o contenidos de los documentos anexos. Para un enrutamiento de tareas o incluso cualquier contenedor de elementos.

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