✒️Las metodologías de implementación de SAP

LECCIÓN 4

TEMA 1: ASAP: METODOLOGÍA DE IMPLEMENTACIÓN DE SAP

1. ASAP

Para asegurar el éxito del cambio tecnológico en la organización, SAP propone su propia metodología de implementación llamada Acceletared SAP (ASAP) sujeta a múltiples factores, tanto tecnológicos como funcionales y organizativos. Su nombre viene determinado por la implementación en tiempos cortos

2. FASES DE LA METODOLOGÍA DE SAP

Consta de 5 fases y su objetivo principal es minimizar tiempos del proyecto, maximizar los recursos y permitir generar un modelo de procedimientos

• FASE 1: PREPARACIÓN DEL PROYECTO 10%: Se prepara un plan de trabajo de alto nivel. Se define el alcance del proyecto, los factores críticos para alcanzar el éxito, se estructuran los equipos de trabajo, roles y responsabilidades y se visualizan los distintos entregables de las fases del proyecto. En esta fase es importante definir el cronograma de actividades, avance y aplicaciones de medidas correctivas en el cual debe participar de manera activa a los consultores. El proyecto se iniciará oficialmente con una reunión de lanzamiento.
• FASE 2: BUSINESS BLUE PRINT O PLANOS DE NEGOCIO 15%: Entender los objetivos del negocio, documentar los procesos para soportar estas metas es la principal razón de ser de esta fase. La documentación y análisis de la información se debe realizar mínimo en 4 niveles:

  -Nivel 0: validar alcance del proyecto

  -Nivel 1: Estructura organizacional

  -Nivel 2: Definición de los requerimientos funcionales

  -Nivel 3: Detalle de la configuración del sistema

  Con ello se pretende documentar la estructura organizativa existente, las relaciones de poder y distribución de información en la empresa.También se determina la situación actual de la empresa y sus necesidades, ya que el diseño futuro del modelo de procesos, debe estar basado en la comprensión de la operativa actual. Se debe determinar la situación futura; con esto se empieza la elaboración de los Modelos de Negocio y Técnicos y se hace a partir de los requerimientos identificados, sin tener en cuenta la posible cobertura de la solución SAP.

  Un vez realizado esto, se elabora un informe en el que se analiza la cobertura de los requerimientos funcionales y técnicos por parte de SAP y la aparición de posibles "gaps" tanto funcionales como técnicos. Los “gaps” pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas o bien a la redefinición del Modelo de Negocio y Técnicos. En este sentido esta fase tendrá un carácter cíclico.

  Este es el primer momento donde la capacitación hace su primer tarea, que es la de capacitar al usuario técnico en un nivel superficial que les permita comprender los procesos que van a moldear y las potencialidades del sistema.

• FASE 3: REALIZACIÓN/DISEÑO 45%: Fase de parametrización del sistema, desarrollos de interfaces y programas ABAP en base a los modelos de negocio y técnicos diseñados anteriormente.

  El ajuste a los parámetros permiten definir los procesos en SAP por medio de IMG y se lleva a cabo por los consultores funcionales con los diseños anteriores, ya validados por el usuario. Estas parametrizaciones se guardan en órdenes de transporte y se prueban para luego poder ser transportadas al ambiente de Pruebas y Calidad (QA).

  Finalizada la parametrización, se empiezan a desarrollar las brechas que el estándar del ERP no puede cubrir. las mejores practicas indican que los desarrollos deberán de ser los mínimos indispensables para que la implantación sea segura para un upgrade posterior.

  Se desarrollan las interfaces y los programas de cargas iniciales, siendo necesario programadores con conocimientos de SAP y del lenguaje del sistema anterior.

  El segundo momento de capacitación se realiza en esta fase, en donde se enseña la parametrización del sistema al usuario técnico.

• FASE 4: PREPARACIÓN FINAL 20%: Se transporta todo lo creado al ambiente de QA (Pruebas control y Calidad), el cual nos servirá para poder documentar las pruebas más importantes con el usuario.

  Estas pruebas unitarias las realizan cada uno de los procesos. Deben ser validadas por el usuario, aceptando y debiendo de corregir los errores que se susciten.

  Las pruebas integrales verifican la integración entre módulos, son complejas de realizar ya que es necsario un alto grado de interacción.

  Las pruebas de stress son cruciales y de vital importancia ya que indican si la performance del sistema está preparada para la operación en productivo. Como esta fase es previa a la salida a producción es necesario documentar los diseños conceptuales, los manuales de parametrización, los manuales de usuario, de procedimientos y deben ser aceptados por el usuario. Además el usuario técnico deberá de estar capacitado en todos los módulos de SAP implementados, y el usuario operativo (usuario final) deberá de estar capacitado para el manejo de cada proceso de la operación.

  Se utilizar los desarrollos de cargas masivas de datos maestros (transacciones) en el ambiente productivo, revisados y aceptados por el usuario y previamente depurada, debe ser planeado con anticipación ya que la carga suele ser retrasada.

  Antes de la salida a producción, se realiza un curso a la medida que va a estar dirigido a los usuarios finales y constituye una oportunidad de gran valor para motivar a los futuros usuarios.

• FASE 5: PUESTA EN PRODUCCIÓN Y SOPORTE 10%: Se evalúa los beneficios al negocio así como monitorear la satisfacción de la comunidad de los usuarios. Tiene dos objetivos inmediatos que son: Se da soporte a la operación y se optimiza el sistema que se traduce en la estabilización del mismo. Se prepara al usuario en volverse experto en el manejo de operación del sistema y los nuevos procedimientos administrativos.

  Con la optimización del sistema ya en producción y obteniendo los resultados esperados en la planeación se finaliza la implementación exitosa de SAP R/3.

Cuando hablamos de "gaps" nos estamos refiriendo a los requerimientos funcionales o técnicos no contemplados en el diseño inicial que luego de un análisis detallado salen a la luz. Los “gaps” pueden dar origen o bien al desarrollo de ciertas iniciativas de corrección o bien a la redefinición completa del Modelo de Negocio y Técnicos.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Adrian Ramirez Ruiz