✒️SAP El spool de impresión

LECCIÓN: GESTIÓN DE SPOOL (10 DE 11)

1 I EL CONCEPTO DE SPOOL

En cualquier entorno de gestión empresarial se produce una gran cantidad de información que en muchas ocasiones interesa pasar a papel a través de informes, listados, análisis.

(NUEVO CONCEPTO) SPOOL

Es un almacén receptor de solicitudes de impresión que proporciona una serie de utilidades para controlar la salida de información.

Aunque se asocia directamente un Spool con imprimir papel, en SAP las posibilidades son más amplias: podemos enviar una orden de Spool por fax, o imprimirla en un archivo. Nosotros nos limitaremos a ver el funcionamiento de la salida por impresora para lo cual lo primero que debemos hacer es aprender cómo se instala una.

2 I INSTALACIÓN DE UNA IMPRESORA EN SAP

Con la transacción (código único de sistema SAP) SPAD (transacción estándar de SAP utilizada para la configuración de los dispositivos de salida del sistema z.B. fax, impresora) podemos instalar dispositivos de salida en nuestro sistema R/3. Vamos a describir la instalación de una impresora de tipo local a nivel de PC, es decir, una impresora genérica en la que cualquiera puede imprimir pero a cada persona que lo haga le saldrá la información por la impresora que tenga definida por defecto en su servidor de presentación.

(IMAGEN 2.1 - La transacción estándar SPAD)

(TRANSACCIONES) Transacción SPAD

Transacción estándar del sistema que utilizaremos para la administración del Spool. Esta transacción es muy utilizada por los administradores del sistema o SAP BASIS.

En el campo dispositivo de salida introduciremos el nombre que le vamos a dar a la impresora y tras pulsar el botón Gestión Total y el botón con el ícono de un folio en blanco (imagen de), llegaremos a la siguiente pantalla:

(IMAGEN 2.2 - La pestaña atributos del dispositivo)

En esta pantalla definiremos los siguientes datos:

• Tipo de Dispositivo: Es lo más parecido a lo que en microinformática se denomina Driver de la impresora. Para la creación de una impresora local elegiremos siempre el tipo SAPWIN. Este dispositivo precisa de un programa llamado saplpd que forma parte de la instalación del frontend de SAP. Cuando se imprime algo, el SAPGUI ejecuta automáticamente el programa saplpd y este recibe los datos a imprimir y se encarga de enviarlos a la impresora.
• Clase de dispositivo: Seleccionamos de la lista la opción Impresora común.
• Grupo de autorizaciones: Podemos restringir a los usuarios a que puedan imprimir por determinadas impresoras. Esto es muy diferente cuando disponemos de impresoras de alto rendimiento dedicadas a la impresión de facturas, nóminas, etc. Como estamos definiendo una impresora local para todo el mundo dejamos este campo en blanco.
• Modelo: Campo descriptivo para poner la marca y modelo de la impresora.
• Ubicación: Campo descriptivo para indicar al usuario donde se encuentra físicamente la impresora. Es útil llenarlo cuando disponemos de salas separadas para las impresoras a las que hay que dirigirse para buscar la salida del Spool.

Por último, pasamos a la pestaña marcada con la etiqueta Acoplam.SPOOL host y nos mostrará la siguiente pantalla:

(IMAGEN 2.3 - La pestaña acoplam.SPOOL host)

Aquí se le dice como está conectada la impresora al servidor SAP. Elegiremos de la lista la opción F: Imprimir en Front End que le marca que debe enviar la información a la PC para que sea este el que le de la salida.

El campo impresora host debemos llenarlo con el nombre DEFAULT para indicarle que la orden de Spool debe salir por la impresora que esté configurada por defecto en la PC. Una vez hecho esto sólo nos queda presionar el botón grabar y ya podemos usar la impresora instalada.

3 I ¿CÓMO IMPRIMIR EN SAP?

Cuando realicemos una impresión en SAP, se generará una orden de Spool (pedido de impresión que todavía no ha sido enviado a una impresora u otro dispositivo).

(NUEVO CONCEPTO) Orden de Spool

Es un número único existente en SAP que identifica una impresión en el sistema.

Teniendo una impresora ya instalada podemos, desde cualquier pantalla, presionar el ícono de impresora de la barra de estándar de herramientas y tendremos que llenar las opciones que vemos en el siguiente gráfico:

(IMAGEN 3.1 - La impresión en SAP)

El primer campo a llenar es el nombre de la impresora por donde queremos que salga nuestro listado. Éste es el único campo obligatorio, pero también podemos indicar otras muchas opciones que vemos a continuación:

• La cantidad de copias que queremos sacar.
• Si queremos todas las páginas o sólo un rango de ellas.
• El nombre y el título de la orden de spool. Será útil para luego buscarla en el spool o entre el montón de hojas impresas que salen por una impresora compartida.
• La salida inmediata o el almacenamiento en el spool. Si seleccionamos almacenamiento en el spool, la orden se conservará por un periodo determinado en el sistema.
• Podemos marcar el borrado de la orden tras la impresión correcta o, por el contrario, dejar que la orden permanezca en el spool para futuras reimpresiones.
• La cantidad de días que debe permanecer en el spool antes de ser borrada por los jobs (conjunto de uno o más programas en proceso de fondo en SAP, creándose a través de SM36) de mantenimiento.
• La impresión de una portada previa con el título de la orden de spool y el destinatario y departamento al que pertenece.

(REFLEXIONES)

Estos últimos datos tienen sentido en una empresa en la que haya servicio de entrega de impresiones, es decir, que no tenemos que ir a la impresora sino que nos envían los papeles a nuestro puesto de trabajo.

• La cantidad de líneas y columnas que queremos imprimir y por lo tanto el formato de la página.

4 I OPERACIONES SOBRE ORDENES DE SPOOL

Para poder administrar todas las solicitudes de spool que hacemos, SAP provee de la transacción SP01 (verifica el estado de las ordenes de spool en el sistema). En ella nos encontramos inicialmente una pantalla con criterios de selección como la que vemos a continuación:

(IMAGEN 4.1 - La transacción estándar SP01)

(TRANSACCIONES) Transacción SP01

Mediante la transacción estándar SP01 conocida como "El Spool" administraremos todas las solicitudes de impresión que se generen en el sistema SAP.

Aquí podemos elegir las ordenes de spool por varios criterios; los más habituales son el Creador de la Orden y la Fecha. Tras presionar F8 nos encontramos con un listado de las ordenes seleccionadas.

(IMAGEN 4.2 - Visualizamos las ordenes de spool existentes en el sistema)

Este listado tiene la misma característica que el de la transacción de gestión de jobs; es un programa de selección, listado y gestión simultáneamente.

Las operaciones que podemos hacer sobre una orden de Spool incluyen: la creación de ordenes de salida, el cambio de los atributos, el borrado de la orden o la visualización de su contenido.

(IMAGEN 4.3 - Impresión de una orden de spool)

En cuanto a los atributos, básicamente son los mismo que definimos inicialmente al crear la orden de spool.

Por ejemplo, es muy habitual comprobar tras la salida al papel que un listado que tiene 132 columnas en sus atributos ha salido con letra pequeña y en formato horizontal pero no llega a ocupar realmente más de 80. En ese caso cambiaremos el campo edición por un X65 80 para conseguir un listado con letra más grande y en vertical y volveremos a repetir la salida de la orden.

(AUDIO TIPS)

SAP brinda la posibilidad de manera manual si se desea por uno mismo de convertir a PDF las ordenes del Spool, ya que el proceso no es automático ni directo.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Gabriel Fernandez