✒️SAP MM - Gestión de Materiales

LECCIÓN 1: SAP MM – GESTIÓN DE MATERIALES

1.Introducción a SAP MM

SAP permite gestionar todo lo relativo a tareas relacionadas con la cadena de aprovisionamiento, como los procesos de compras e inventarios de las empresas, gestión de mercancías, entradas de materiales, adquisición de bienes o servicios, gestión de datos maestros de materiales, gestión de lotes, la verificación de facturas o la evaluación de proveedores. También soporta envíos Just-in-Time y Kanban electrónico.

La gestión eficiente de los materiales puede ayudar a una empresa a: La adquisición de materiales y servicios de calidad al menor costo, garantizar la disponibilidad oportuna de los materiales, reducir las existencias improductivas en el inventarios.

2.La integración de MM con los otros módulos de SAP

SAP MM, uno de los módulos funcionales más extensos, el cual se comunica y esta integrado con otros módulos clave del sistema SAP, algunos ejemplos son:

-Ventas (SD): un vendedor contacta a un cliente para venderlo un producto que la empresa revende. Cuando se concreta la venta, el producto puede encontrarse en stock o debe ser adquirido a un proveedor. Si se adquiere a un proveedor, el área deberá gestionar la adquisición del bien a través del departamento de compras MM generando los documentos necesarios. Luego de definir la fecha de recepción del producto, el responsable de compras deberá informar a Ventas para acordar la entrega al cliente.

-Producción (PP): El área productiva de la empresa planifica sus tareas, con el fin de producir los bienes requeridos por la demanda. Para ello, hace uso de los insumos en stock o comunica al departamento de compras acerca de sus necesidades, generando los documentos correspondientes. Compras adquirirá lo solicitado y podrá los materiales a disposición del área correspondiente.

-Tesorería (TR): Mediante las solicitudes o reportes correspondientes, esta área recibirá los planes de gastos o inversión que llevará a cabo el departamento de compras. Por un lado, Tesorería informará los recursos disponibles para adquisición de bienes, y por otro recibirá información del uso progresivo que se vaya dando, a fin de hacer las previsiones correspondientes.

-Recursos Humanos (HCM): Cuando el área de compras es el encargado de recibir las necesidades de contratación de mano de obra o servicios, es el interlocutor del departamento de RRHH para el suministro de los recursos a las áreas solicitantes.

3.Los sub módulos de SAP MM:

-Compras: tareas asociadas en la adquisición de bienes y servicios, que incluye diversos aspectos como la definición de las necesidades de compra, determinación de las fuentes de aprovisionamiento, control de entregas, registro de facturas de los proveedores, etc.

-Inventarios: Gestión de stock de los almacenes en cuanto a cantidades y valores. La elaboración de los inventarios de los stocks de los almacenes, permite conocer sus existencias y también aportar información para los inventarios en plazos o fechas predeterminadas para verificar las cantidades físicas, comparar con las existentes en sistema y hacer correcciones si es necesario.

-Almacenes: Responsable de tareas asociadas al almacenaje de materiales. Recepción de mercadería y su ubicación en el almacén según clasificación bajo criterios como; tipo de transporte interno, método de conservación, etc. También prepara los pedidos de los clientes.

-Verificación de facturas: Se encarga de la verificación de facturas de los proveedores mediante su relación con documentos previos, que son el pedido y recepción de mercadería. Es la última etapa del proceso de compras antes de pasar al área de cuentas a pagar que es del modulo de finanzas

-Gestión de servicios externos: Gestiona un ciclo completo de licitación, la fase de adjudicación/concesión de un pedido y la aceptación de servicios, como también el proceso de verificación de facturas.

-Planificación de necesidades de materiales: Confecciona un reporte de los materiales a comprar en relación a los compromisos de entrega a clientes, tareas de producción, mantenimiento y actualización basándose en la parametrización del sistema y los materiales.

-Comercio exterior: Incorpora todos los controles y balances para garantizar que transacciones de importación y exportación se manejen legalmente y los derechos adeudados a las autoridades aduaneras se calculen de forma instantánea y precisa.

-Sistema de información: Herramienta muy útil para el modulo que reúne información generada por el mismo y proveer de una batería de reportes de análisis predeterminados, pero con opciones de adaptación a las necesidades del usuario.

-Intercambio electrónico de datos: Intercambio de información entre SAP y sistemas externos. Las actividades de este sistema alcanzan información con un formato y estructura predeterminada para ser intercambiada con sistemas externos.

4.Los perfiles ideales para aprender SAP MM:

Para ser consultores SAP MM no se necesita tener una formación universitaria, pero si contar con una carrera como contabilidad, ingeniería, administración o recursos humanos nos ayudará. El resto es estudiar el sistema, aprenderlo bien y especializarse en un modulo particular, como gestión de materiales.

SAP MM es una excelente opción de carrera profesional o perfeccionamiento para el CV, perfiles entre los que se destacan: Ingenieros, licenciados, técnicos, gerentes, directores, jefes de sucursal, técnicos de compra, responsables de stock, analistas de compras, analistas de auditoria interna, etc.

5.El sistema S/4HANA y la Gestión de Materiales

El sistema SAP ECC, las gestión de materiales formaba parte del componente SAP ERP, que es la aplicación más importante de SAP Business Suite. Dentro de los módulos logísticos encontramos a SAP MM. A partir del sistema SAP S/4 HANA, se reordena la estructura del sistema y se definen 10 líneas de negocios (LoBs) dentro de S/4HANA.

Las funcionalidades de logística se componen de 4 líneas de negocios:

-SAP S/4HANA Sourcing and Procurement -> Aquí se encuentran las funcionalidades correspondientes a la gestión de materiales

-SAP S/4HANA Manufacturing

-SAP S/4HANA Supply Chain

-SAP S/4HANA Asset Management

6.Accediendo a SAP MM

Para acceder al modulo SAP MM desde el menú de SAP, se debe abrir la carpeta LOGISTICA, luego abrimos la carpeta GESTION DE MATERIALES y finalmente se abre alguna función ejemplo COMPRAS.

7.La estructura organizativa de SAP MM

Para alinear los procesos de administración de materiales con el modo MM, primero se debe definir la estructura organizativa del negocio, esta estructura proporciona a SAP la información relacionada con la jerarquía de las unidades de negocio y detalles de cada unidad. SAP tiene los bloques de construcción llamados “Unidades organizacionales” para crear la estructura organizativa de la empresa, tales como:

-Cliente: Conjunto de unidades organizativas, administrativas y jurídicas que funcionan como un grupo hacia un objetico común. Ej: Un grupo empresarial se puede definir como un cliente.

-Sociedad: Unidad independiente dentro del cliente que mantiene su propio balance y estado de ganancias y pérdidas. Unidad más pequeña de un negocio desde el punto de vista jurídico y financiero que cumple con requerimientos comerciales y legales. Ej: Una empresa que forma parte del grupo empresarial se puede definir como una sociedad.

-Centro: Unidad independiente dentro de una sociedad. Unidades organizacionales asociadas a localizaciones físicas que subdividen las actividades y áreas (producción, abastecimiento, mantenimiento, planificación de necesidades, etc) desde el punto de vista físico y operativo. El CENTRO gestiona el stock, recibir y entregar la mercadería y satisfacer las demandas de la producción y ventas. Ej: una fabrica o oficina en la empresa puede ser definida como un centro.

-Almacén: Se usa para almacenar el stock de un material para un centro. Ej: Un almacén de materias primas para una fabrica se puede definir como un lugar de almacenamiento.

-Organización de compras: Unidad que adquiere los materiales y servicios para los centros. Es el responsable de tratar con los vendedores para el suministro de materiales y servicios.

8.Las principales transacciones de SAP MM:

-Solicitud de pedido (Transacciones ME51N (Alta), ME52N (Modificación) y ME53N (Visualización)): Solicitud formal para el departamento de compras de la empresa para adquirir una cantidad determinada de material en una fecha de entrega determinada

-Orden de compra o pedido (Transacciones ME21N (Alta), ME22N (Modificación) y ME23N (Visualización)): Instrucción del departamento de compras a un proveedores para suministrar una determinada cantidad de material en una fecha de entrega especifica. Una orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir mercaderías al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de pago, etc. También se puede utilizar para buscar los servicios de un proveedor.

-Entrada y salida de mercadería y transferencia de stock (Transacción MIGO):

-Verificación de facturas (Transacción MIRO): Se utiliza para confirmar que la factura enviada por un proveedor muestra la cantidad correcta, y demás detalles del material suministrado por el proveedor. Después de verificar los detalles, la factura se contabiliza y los detalles de la factura se envían a contabilidad financiera de la empresa.

-Otras transacciones de MM:

Contrato à ME31NK – ME32K – ME33K

Cotización à ME41 – ME42 – ME43

9.Los datos maestros de SAP MM:

Para utilizar las transacciones MM, también será necesario definir los datos maestros de MM. Estos datos maestros almacenan información que no cambia con frecuencia. Estos son los datos maestros esenciales que se deben definir para comenzar a trabajar con las transacciones de MM:

-Maestro de materiales (Transacciones MM01 (Alta), MM02 (Modificación) y MM03 (Visualización)): Es la base de los datos de información sobre los materiales que la empresa adquiere, almacena y produce. Cada material tiene su propio registro en el maestro de material:

-Atributos de material definidos, como el tipo de material.

-Sector de la industria para el material.

-Unidades de medida para comprar, almacenar o vender el material.

-Precios y datos contables relacionados con el material.

-Maestro de proveedores (Transacciones MK01 (Alta), MK02 (Modificación) y MK03 (Visualización)): Es la base de datos de toda la información relacionada con los vendedores que suministran materiales o servicios a la empresa. La información relativa a cada proveedor se almacena en un registro de proveedor individual. Un registro maestro de proveedor incluye:

-Detalles de contacto del vendedor

-Condiciones de los pagos a los proveedores

-Moneda utilizada para los pagos al proveedor

*Cada registro del maestro de materiales y proveedores tiene asignado un numero único en SAP