✒️SAP S/4HANA FINANCE La contabilidad general

Unidad 2: Impactos en finanzas en SAP S/4HANA

Lección 1: Contabilidad General

Principales cambios que afectan a la contabilidad general (GL) y a los datos maestros de cuentas de mayor.

Introducción

Una de los principales cambios que tiene SAP HANA es la arquitectura de tablas.

Para el usuario final es totalmente transparente al momento de hacer contabilizaciones, ya que no cambia en nada su forma de operar en el sistema.

Sin embargo, es muy importante saber como trabaja SAP para tener todo en memoria y acelerar los tiempos de procesamiento de la información.

Antiguas tablas de datos:

hablar de tablas de datos es algo técnico y quizás complejo, pero es importante conocer como cambia la estructura de datos con esta nueva versión de SAP.

En el ERP tradicional de SAP, el que conocíamos hasta ahora, todo movimiento se guarda básicamente en dos tablas que son :

• Tabla de cabecera llamada BKPF
• Tabla de posiciones, llamada BSEG.

El nexo entre ambas tablas, es decir, la clave para unir los datos entre ellas son:

• Los campos Sociedad,
• Número de documento
• y Ejercicio.

A su vez, hay otras tablas, algunas que son índices de la tabla BSEG, como por ejemplo:

• Las tablas BSID/BSIK que contienen solo las partidas abiertas de deudores/acreedores
• Las tablas BSAD/BSAK que contienen solo las partidas compensadas de los deudores/acreedores.

También hay tablas de totales como la FAGLFLEXT,

• Va sumarizando los movimientos por sociedad
• Cuenta de Mayor
• Ejercicio
• Periodo
• Permite Obtener Balances
• Reportes de Sumas y Saldos.

Todas las transacciones de balances , se preparan partiendo de las tablas de totales.

En cambio, los reportes de partidas individuales utilizan las tablas de detalle como la BSEG.

El hecho de que existan tantas tablas en la versión que conocemos de SAP, hace que haya algunas tareas técnicas de reconciliación, ya que podría pasar que no todos los movimientos de las tablas de detalle hayan impactado también en la tabla de totales.

Al existir una única tabla de movimientos, el sistema se vuelve mas eficiente.

Tabla ACDOCA - Diario Universal:

El Diario Universal es la base para la generación de la nueva contabilidad integral en SAP S/4HANA Finanzas.

Esta tabla cambia el juego con respecto a la reconciliación y la transparencia, permite una navegación fluida, y un mejor reconocimiento de los datos financieros.

El nuevo diario universal armoniza los datos sin redundancia de almacenamiento que sirve a la contabilidad general (G/L), la contabilidad de gestión/control (CO), Contabilidad de activos (AA), y la Gestión de materiales (MM).

SAP HANA tiene algunas características impresionantes, una de ellas es la capacidad de agregar cientos de millones de líneas de una tabla en cuestión de segundos.

El diario universal combina las estructuras de datos de los diferentes componentes en una única tabla de elementos de línea combinada.

Esta es nuestra única fuente de verdad que reemplaza las tablas físicas previamente separadas.

SAP TIPS:

ACDOCA De forma similar a la eliminación de vistas materializadas redundantes, SAP S/4HANA Finance proporciona vistas de compatibilidad que brindan acceso transparente a las tablas individuales obsoletas, ofreciendo así una ruta sin interrupciones para el innovador Diario Universal.

Acdoca La tabla ACDOCA se encuentra disponible a partir de la implementación de S4 HANA Simple Finance.

Esta tabla reemplaza todas las tablas existentes en el sistema para FI y CO, como ser la FAGFLEXT, FAGLFLEXA, BSEG, BSIS, BSAS, BSIK, BSAK, BSID, BSAD, COEP, COBK, COSP, etc

Las Tablas BSID/BSIK BSAD/BSAK, no dejaran de existir se podran seguir consultando, los datos de vista de entrada se siguen guardando en esta tablas, algunas tablas como la BSED/NCC eran tablas cluster,es decir una tabla de base de datos que contiene varias tablas, pero ahora pasa hacer un tabla transparente.

Las tablas principales de Finanzas en S/4HANA BKPF/BSEG y ACDOCA/ACDOCT

Integración FI/CO

Corresponde a FI, con S/4HANA Finance, FI y CO unifican muchos de sus datos y operaciones.

En SAP ECC, todo movimiento que se realiza en FI e impacta en un objeto de costo, debe llegar al módulo de CO, y por supuesto CO tiene sus propias tablas de cabecera, detalles y totales.

Muchos de los datos se repiten en ambas tablas, porque son necesarios en ambos módulos, por ejemplo, las fechas, sociedades, monedas, centros de costos, cuentas de mayor, etc.

Esto hace que haya redundancia de datos, que ocupen mas lugar, y que se utilice mas tiempo para actualizar todas las tablas que existen actualmente.

Además, para verificar que haya integridad entre FI y CO, en SAP hay transacciones de reconciliación que garantizan que ningún movimiento se haya perdido en la actualización.

La nueva arquitectura del Diario Universal combina todos los componentes en una contabilidad general, manteniendo las respectivas cualidades de los módulos al reunirlos en un sistema con nuevas capacidades.

Además, la nueva tabla proporciona una integración perfecta entre las transacciones y el análisis de datos, optimiza y elimina los tiempos de procesos y los esfuerzos de reconciliación de datos durante el período de cierre.

Creación de Cuentas de Mayor

• Este módulo permite conocer y analizar la contabilidad interna o de gestión.
• A nivel organizacional, hay una sociedad CO que puede tener asignadas varias sociedades FI.
• El nexo entre ambos módulos es la cuenta de mayor desde el lado de Finanzas y la clase de costo del lado de Controlling.

NOTA:

Clase de Costo:

Es la vinculación entre los módulos CO y FI y representa los costos planificados o reales.

La clase de costo primaria debe tener la misma codificación que la Cuenta de Mayor y puede crearse sólo si primero se ha creado la cuenta de mayor en el plan de cuentas.

Esto significa que cada vez que se imputa a una cuenta de mayor que a su vez es una clase de costo, el sistema solicitará un objeto de costo relevante para la contabilidad de costos, por ejemplo, un centro de costo, un centro de beneficio o una orden de costos.

La novedad con S/4HANA Finance es que desaparece la clase de costo y se unifica en un único dato maestro que es la cuenta mayor.

Para los alumnos que están cursando esta carrera significa que se seguirá utilizando la transacción FS00 pero se agregarán algunos campos adicionales que son relevantes para CO.

Transacción KA01 - Clases de Costos

era algo muy sencillo, simplemente había que elegir la cuenta de mayor e ingresar una fecha de validez y acceder a la siguiente pantalla donde el sistema ya mostraba la descripción de la clase de costo, ya que es la misma descripción de la cuenta de mayor.

A la clase de costos, lo único que había que agregarle era el Tipo de Clase de costos y las opciones más importantes eran las siguientes:

1 - Costes primarios/ingresos: se refieren a las costos que originan pérdidas, por ejemplo, los gastos.

1.1 - Ingresos: se refieren a las cuentas de ingresos o ganancias, por ejemplo, ventas.

1.2 - Reducción de ingresos: se refieren a los conceptos que reducen los ingresos, por ejemplo, los descuentos o bonificaciones en las ventas.

Transacción FS00 - Cuenta de Mayor

Esta transacción que hemos aprendido a usar en la unidad 2 del nivel inicial.

Sufre un ligero cambio ya que se agrega el tipo de clase de costo en el segmento Plan de Cuentas .

Básicamente lo que cambia es que antes teníamos dos radio button para elegir entre Cuenta de Beneficios o Cuenta Balance, pero ahora, esa parte se reemplaza por una lista de opciones desplegables con los siguientes valores:

N - Gastos e Ingresos no empresariales: se refiere a las cuentas de resultados (antes identificadas como cuentas de Beneficio) que no son relevantes para la contabilidad de costos.

P - Costos primarios o ingresos: son las cuentas de resultados, que a su vez, son una clase de costo.

S - Costes secundarios: es una clase de costo que antes existía solamente en el módulo de CO y se utilizaba para hacer distribuciones y subrepartos de costos.

X - Cuentas de balance: son las cuentas patrimoniales que utilizamos habitualmente.

LAS CLASES DE COSTOS SECUNDARIAS: SON TAMBIEN OBJETOS DE COSTOS DENTRO DEL MODULO DE CONTROLLING QUE NO SE IDENTIFICA ESPECIFICAMENTE CON UNA CUENTA DE INGRESO O DE GASTOS.

ESTAS CLASES DE COSTO SON HERRAMIENTAS PARA LA EJECUCIÓN DE DETERMNINDAS CONTABILIZACIONES PROPIAS DEL MODULO CONTROLLING.

SE TRATA DE CUANTAS PUENTES PARA DISTRIBUIR ENTRE VARIOS CENTROS DE COSTOS SU ORDENES LAS CONTABILIZACIONES QUE SE HAYAN IMPUTADO A UN CENTRO U ORDEN GENERICA O INCORECTA .

ANTES LAS CLASES DE COSTO SECUNDRIA NO FORMABAN PARTE DEL PLAN DE CUENTAS Y SE CREABAN DENTRO DE UN RANGO DE NUMERACIÓN DE CUENTA QUE ESTABA RESERVADO PARA ESTAS CLASES.

CON SAP S/4 HANA LAS CLASES DE COSTOS SECUNDARIAS TAMBIEN SE CREARAN DESDES LA TRANSACCIÓN FS00, PERO SI SE LLEGARAN A IMPUTAR DESDE UNA OPERACION CONTABLE EL SISTEMA MOSTRARA UN ERROR.

Transacciones de Clases de costo

En la antigua ruta de acceso de la transacción de clase de costo, se reemplazaron las viejas transacciones por la nueva, que sería la transacción FS00.

VIEJA

ECC:

• KA01- Crear primario

NUEVA

S/4 HANA:

• Tratar clases de costes
  
• N Gastos e ingresos no empresariales

Resumen:

Contabilidad General

los principales cambios que afectan la contabilidad principal, la nueva tablas de datos que concentra todos los datos en un solo lugar y la unificación de los datos maestros de cuentas de mayor y ls clases de costos

Con la tabla del diario universal que contiene todos los movimientos de FI Y CO, se eliminan todos los procesos de reconciliación entre modulos, ya que la totalidad de los datos estan contenidos en un solor luga.r

tipos de cuenta y descripción:

P:

• Clase de Costos primarios

X:

• Cuentas de balance o patrimoniales

S:

• Clase de Costos secundarios

N :

Cuentas de beneficios o resultados no relevantes para CO