✒️SAP BI / BW BO Excepciones

Excepciones

1 Uso de Excepciones

Situación empresarial

Para tomar decisiones de forma rápida y responsable, los datos de una empresa deberán estar preparados y presentados para que los usuarios observen a primera vista los valores que se desvíen de los valores esperados y de esa manera evitar mirar en detalle todo un reporte que puede tener muchas líneas y complicaría la detección de problemas.

Por este motivo la dirección de su empresa quiere utilizar un sistema de advertencias dentro de un informe y, por lo tanto, le ha pedido que defina valores umbral con diferentes colores en una Excepción de un nivel del query.

2 Definiendo Excepciones en el Query Designer

Las funciones de los informes de excepción le permiten seleccionar y resaltar en una consulta desviaciones inusuales de valores de ratio. Si está activa la excepción, puede ver las desviaciones valores umbral o de intervalos predefinidos en diferentes colores en el resultado del query.

Crear excepciones

Para crear una excepción en el Query Designer se debe seleccionar el icono de la barra de herramientas del Query Designer para abrir la ventana Excepción. Haga clic en el botón derecho en cualquier parte de la ventana y seleccione Excepción nueva para crear el objeto de nueva excepción.

Se visualizará como Excepción en la ventana de Excepción n (donde "n" es un número asignado secuencialmente, empezando por el 1). Haga clic con el botón derecho en la excepción y seleccione Tratar para empezar a crear la definición de la excepción.

En la etiqueta General puede fijar el status predeterminado, descripción y uno o más valores de excepción.

Puede utilizar excepciones para evaluar uno o todos los ratios de un query. Si desea utilizar excepciones de forma selectiva sobre ratios específicos en su query, tiene que definir una excepción para cada ratio como corresponda.

Valores de excepción

En la sección Valores de excepción de la etiqueta General, introduzca sus valores seleccionando primero Nuevo. En la parte inferior de la pantalla hay un nivel de alerta activado, que consta de los campos Nivel de alerta, Operador y uno o más campos de Valor, dependiendo del operador seleccionado. Seleccione Transferir para añadir sus entradas a la lista de valores de excepción.

Puede fijar los niveles de alerta en los colores rojo (Mal 1, 2 y 3), amarillo (Crítico 1, 2 y 3) y verde (Bien 1, 2 y 3), cada uno en tres tonalidades, según sea necesario.

Estos nueve niveles de alerta están numerados internamente y Jerarquizados como lo vemos en la Imagen 4.4.3:

Los colores hacen referencia a los valores de característica de color de los modelos de formato suministrados por SAP y simbolizan los colores de un semáforo.

Puede incluir todos los valores o especificar intervalos (por ejemplo, sólo aquellos que están por del valor umbral del área roja) en el catálogo de valores umbral. También puede introducir con coma flotante o coma fija para los valores que esté definiendo.

En el caso que dos niveles de alerta se superpongan, SAP toma en cuenta el peor nivel de alerta.

3 Etiquetas

Etiqueta de Definición

En la etiqueta Definición de la definición de excepción puede seleccionar evaluar la excepción con uno o vanos elementos de ratio de la estructura. También existe una parametrización para determinar si la excepción se evalúa antes o después de cualquier cálculo local de la consulta.

Etiqueta de visualización

En la etiqueta Visualizar de la definición de excepción se tiene control sobre qué celdas de un análisis reciben qué color del nivel de alerta determinado. Si selecciona la casilla de selección La excepción afecta las celdas de datos, se pueden realizar las siguientes selecciones:

Restricciones de celda

En la etiqueta Restricciones de celda puede especificar si la excepción se aplica tanto a los valores H detalle como al resultado (total), o sólo a los valores del resultado. La parametrización se utiliza para cualquier característica que no se utilice en el área de Definición de restricciones de celda en la parte inferior de la pantalla.

En la ventana Definición de restricciones de celda puede seleccionar Nuevo para definir un operador para cada característica de la definición del query, y un valor para cada operador. También puede seleccionar Transferir para añadir sus restricciones a la lista.

Puede elegir entre las siguientes opciones para los operadores:

Todo

El contexto de la celda no está restringido. La excepción se aplica a todo el estado de desglose de la característica.

Sólo totales

La excepción afecta sólo a los valores acumulados de la característica.

Todo excepto totales

La excepción afecta a todos los valores de la característica excepto a los acumulados.

Valor fijo

La excepción se aplica sólo a un valor de característica específico de la característica, que puede determinarse en la ayuda de búsqueda del campo Valor. También puede utilizar aquí una variable de valor de característica.

Para ello, seleccione Entrada de variables. Tiene la posibilidad de utilizar o modificar una variable de valor de característica existente o de crear una nueva.

Nivel

La excepción se aplica sólo a niveles de jerarquía específicos de la característica. Introduzca aquí el nivel de jerarquía necesario en el campo Valor.

Modificar y borrar excepciones

Puede modificar las excepciones en el Query Designer seleccionando Tratar en el menú contextual de la definición de excepción.

Si quiere borrar la excepción seleccione Eliminar del menú contextual de la definición de excepción.

Asistente de excepciones

En el Web Analyzer los usuarios pueden crear excepciones según sea necesario utilizando el Asistente de excepciones.

En el Web Analyzer, al seleccionar el enlace de las Parametrizaciones se tiene acceso a las excepciones que forman parte de la definición del query, así como también al Asistente de excepciones. En la Imagen 4.4.7 puede ver una excepción existente, Análisis de Entrada de pedido, en lo alto de la pantalla.

Seleccionando la excepción el usuario puede activar/desactivar la excepción con el botón Status de la conmutación. Los parámetros de la excepción se pueden modificar seleccionando el botón Detalles. Ni el status ni la definición de la excepción se pueden modificar de forma permanente utilizando estos botones.

La definición de la excepción creada en el Query Designer No puede ser modificada.

4 Excepciones en el web Analyzer

A continuación veremos los pasos para crear una nueva excepción en el Web Analyzer.

Paso 1: Fijar tipo de excepción

En el primer paso del Asistente de excepciones, la selección se hace utilizando una Excepción de status o una Excepción de tendencia. Una excepción de status actúa sobre ratios absolutos. Por ejemplo, una excepción de status se debe escribir "Ventas > 30000". Esto es consistente con la definición de excepciones en las versiones 3.x de SAP BW.

Las excepciones de tendencia son nuevas en BI. Una excepción de tendencia actúa sobre ratios relativos.

Por ejemplo, un ratio se debe considerar una excepción si la desviación del ratio es mayor que 5% a lo largo del tiempo. Cuando se ha seleccionado el tipo de excepción, las siguientes pantallas del asistente se adaptan a la selección.

Para pasar a la siguiente ventana el usuario selecciona el botón Siguiente.

Paso 2: Fijar el valor umbral

En el segundo paso, los valores de la excepción actual se definen igual que otras parametrizaciones.

En la parte superior de la pantalla, seleccione evaluar uno o todos los ratios de la estructura de ratios. Indique también si la evaluación de la excepción se realiza antes (predeterminada) o después de los cálculos locales de la consulta.

La definición de los valores de excepción se realiza de la misma manera que en el Query Designer seleccionando un nivel de alerta, operador y luego o uno o dos valores (dependiendo del operador elegido). Los operadores son los operadores booleanos normales, como menor que, igual que o entre.

Los operadores Superior N, Inferior N, Superior %, Inferior %, Suma total superior e inferior no están disponibles en el Asistente de excepciones puesto que ya se han filtrado los datos proporcionados a la consulta. Estos operadores sólo están disponibles cuando se definen excepciones en el Query Designer.

Paso 3: Fijar objetivo

En el paso tres del Asistente de excepciones el usuario selecciona qué celdas están afectadas por la excepción.

La excepción se puede crear para aplicar color tanto a los valores de los ratios como a los valores de característica en el resultado de la consulta. Para las celdas de ratio tiene la posibilidad de aplicar el color de nivel de alerta específico al ratio que se evalúa, a todos los ratios y a otros que no sean el que se evalúa.

Para los valores de característica presentes en el resultado de la consulta, puede seleccionar aplicar el color específico del nivel de alerta a las filas, las columnas o ambas, según el valor de ratio que aparece.

Paso 4: Fijar Visualización

El cuarto paso en el Asistente de excepciones consiste en seleccionar entre la utilización del color de fondo o símbolos que denotan la excepción.

El valor predeterminado es generar la excepción con el color de fondo dentro de la celda. Esto corresponde directamente a cómo se han generado siempre las excepciones en el BW 3.x.

Dependiendo de si selecciona Status de la excepción o Tendencia de la excepción, también puede generar el resultado como símbolo, como un semáforo (rojo, amarillo o verde) o una flecha mostrando la dirección de la tendencia (arriba, abajo u horizontal). Las selecciones están disponibles para los símbolos sólo para mostrar el símbolo en lugar del valor o junto al valor, tanto antes como después de éste.

Paso 5: Fijar la Restricción de característica

En este quinto paso del asistente de excepciones, seleccione si la excepción se aplica sólo a los resultados o si son necesarias ciertas características en el desglose del informe antes de que se evalúe y aplique la excepción.

Del mismo modo que al definir las excepciones en el Query Designer, es importante que tenga en cuenta cómo va a funcionar la excepción, según algunas combinaciones del informe.

Paso 6: Fijar las Propiedades

En este último paso del Asistente de excepciones, el usuario determina si la excepción se activa automáticamente en el query o si la debe activar el usuario en un paso independiente.

En este paso también se proporciona una descripción para la excepción. La descripción debe ser una que aporte un significado claro sobre qué es lo que la excepción pretende mostrar al usuario.

Asistente de excepciones: Resultado

Arriba se muestra el resultado de la excepción de muestra que ha creado en el Asistente de excepciones. Tenga en cuenta que la excepción se genera utilizando un símbolo y el valor del ratio, y que la excepción sólo se aplica a un ratio cuando la característica País está en el desglose.