✒️SAP BI / BW BO Uso de Planificación con BEx Analyzer

Uso de planificacion con BEx Analizer

Se puede utilizar en casos donde un equipo desee obtener un resumen de un proyecto con BEx Analizer asi como informacion sobre sus funciones de planificacion.

Las aplicaciones de planificacion son aplicaciones BI basadas en un modelo de planificacion.

En una aplicacion de planificacion, el usuario experto vincula los objetos del modelo de planificacion a una aplicacion interactiva para que el usuario actual pueda introducir y modificar datos manual y automaticamente.

Como objetos de modelo de aplicacion entendemos:

• Infositios con datos
• Niveles de Agregacion, como infositios que ofrecen resumenes de datos especificos para introducir y modificar datos
• Queries listas para entrada que permiten realizar entradas manuales en el nivel de agregacion subyacente
• Funciones de planificacion que permiten realizar modificaciones automaticas en los datos de los niveles de agregacion y, por lo tanto, modelar partes del flujo de datos
• Secuencias de planificacion

En la creacion de escenarios de planificacion puede utilizarse herramientas conocidas de escenarios de informes:

1. Aplicaciones de planificacion basadas en Excel de BEx Analizer
2. Aplicaciones de planificacion basadas en Web de BEx Web Application Designer

BEx Analyzer desde una perspectiva de planificacion

BEx Analyzer se utiliza para crear una aplicacion; los primeros pasos a realizar son:

1. Ir a Extras
2. Seleccionar Macro
3. Luego Seguridad
4. En la etiqueta ¨Fuentes Fiables¨, fijar el indicador ¨Acceso de confianza a proyecto de Visual Basic¨
5. Crear un nuevo libro (en caso de necesitar encabezados, crearlos con herramientas de Excel en la celda requerida)

La hoja de trabajo se diseña mediante items de diseño, los cuales son objetos que recuperan datos de Infoproviders y los presentan en hojas de trabajo de BEx Analyzer. Estos items pueden utilizarse, en su mayoria, para navegar.

Parametrizaciones basicas para que un query este disponible para planificacion

Si bien todas las parametrizaciones que permiten que una query sea lista para entrada se realizan en Query Designer, cuando esta se visualiza en BEx Analyzer puede que no sea posible introducir datos en las celdas proporcionadas, aun no esta lista para entrada debido a los bloqueos.

Desencadenadores: abrir el libro de trabajo en reiteradas ocasiones puede dar como resultado el bloqueo de datos. Si al grabar el libro este esta en modo de lectura, este status tambien se grabara ycada vez que se abra el libro tendra este status. La query no sera lista para entrada, incluso si hace tiempo que se eliminaros los bloqueos.

La solucion para estos problemas es entrar en las propiedades del query (desde BEx Analyzer) y seleccionar ¨Allow Input of Plan Values¨ (Permitir entrada de valores planificados).

Las nuevas filas listas para entradas se muestran siempre (en la tabla) como casillas listas para entrada con el borde negro. La cantidad de filas listas para entrada a introducir depende del usuario. Solo debe hacer doble click o elegir ¨Ayuda para entradas¨ (F4) con el fin de introducir valores de caracteristicas en la celda correspondiente a la nueva fila. Se pueden introducir datos planificados, independientemente de si los datos se han contabilizado.

Al introducir valores de caracteristicas se puede utilizar claves y textos:

• Texto: el sistema debe ser capaz de determinar exactamente una clave para el texto en el idioma de trabajo. Por esto se recomienda el uso de claves.
• Para configurar esta opcion para cada caracteristica lo podemos hacer desde Query Designer. En Propiedades, seleccionar la etiqueta Visualizar, en el area ¨Visualizar Valor¨ fijar como ¨Clave¨

En BEx Analyzer, el item de diseño Tabla de Analisis (Analysis Item) debe mostrarse a tamaño completo. Esto se configura en el modo diseño en la ventana de dialogo ¨Propiedades de Tabla de Analisis¨ en la etiqueta ¨Truncate¨. Seleccionar tamaño completoen las areas Horizontal y Vertical.

En general, se muestra solo una fila con un marco negro, aunque se puede rellenar varias filas a la vez y permitir al sistema que las clasifique en una sola fila mediante pulsadores ¨Clasificar¨ ubicados en los encabezados de las filas de Query. Las nuevas filas de datos se almacenan en la memoria intermedia y se graban en el infositio subyacente cuando elija ¨Grabar datos planificados¨.

Todos los parametros estaticos se pueden configurar como alternativa en Excel. Esto permitiria introducir, por ejemplo, variables en funciones de planificacion de manera local.

Comandos

Se pueden crear botones de guardar (save area), transferir, etc., para almacenar los datos modificados en el infoprovider de nuestro sistema SAP BI. Algunos comando predeterminados son:

• Comando especifico de planificacion ¨Grabar¨: utilizado para grabar los datos planificados (mediante el pulsador correspondiente del Infositio). Tambien nos permite indicar que los valores que hayan sido modificados (y mientras que la aplicacion BEx Analyzer este abierta) se mantengan en el servidor de BI en el buffer de planificacion si es compatible.

• Comando ¨Transferir Valores¨: permite transferir los datos modificados, o las nuevas filas de una query lista para la entrada, a la memoria intermedia de planificacion. Estos datos son verificados en el servidor BI para garantizar la coherencia con el modelo de planificacion. Si todas las entradas se ajustan al modelo, el sistema acepta los datos. Al mismo tiempo, se actualizan todas las aplicaciones y querys del mismo set de datos.
• Comandos ¨Ejecutar funcion de planificacion¨ y ¨Ejecutar secuencia de planificacion¨: ejecutan la funcion correspondiente
• Comando ¨Restablecer Area¨: permite rstablecer los datos de la memoria intermedia que se han añadido manual o automaticamente desde la ultima operacion de grabado. Se pueden restablecer a su ultimo status.
• Comando ¨Refrescar¨: permite volver a leer todos los datos de la base de datos, incluidos los que se añadieron al cargar una secuencia o, a traves de una caga de datos, es decir, se lee el status de los datos (status de solicitud) mas reciente en el servidor.

Implementacion de funciones de planificacion

Se pueden incorporr variables de formula a funciones de planificacion en BEx, de manera que sea posible rellenar estas variables localmente. Este tipo de variable es utilizado a menudo en la funciones de revalorizacion y distribucion por clave y en el editor de formulas. Multiples variables pueden estar incluidas en la funcion de planificacion, y en la hoja de trabajo, cuando se introducen en una funcion de planificacion al mismo tiempo.

Si una variable requiere un intervalo, se deben introducir los parametros VAR_LOW y VAR_HIGH en el item de diseño ¨Boton¨.

Para ejecutar una funcion de planificacion:

• El cursos no debe encontrarse en el area de tabla de analisis
• Se debe hacer click en una celda del area de Excel para que se pueda ejecutar la funcion

Para utilizar un cuadro desplegable de Excel en la seleccion de una funcion de planificacion se debe:

1. Ejecutar el libro de trabajo
2. Elegir en Excel: Datos---Validacion

Tambien podemos utilizar una lista fija de funciones, cuyo nombre tecnico debe anotarse en el area de Excel, la cual debera ocultarse, mas adelante, al usuario final.

En BEx Analyzer el usuario final puede crear formulas para celdas que se convertiran facilmente en valores de celda. Ademas, puede crear formulas locales durante el tiempo de ejecucion de calculos adicionales que solo interesan a usuarios individuales. Estos calculos solo estan activos durante el tiempo de ejecucion.

Tener en cuenta que solo podremos ejecutar la funcion de copia de Excel (seleccionar una celda y arrastrar el valor a otros valores de columna) si se ha descativado la funcion de arrastrar y soltar.

En las queries listas para entrada solo se pueden modificar las celdas que se encuentran en el nivel de detalle del nivel de agregacion subyacente.

Desagregacion (distribucion descendente): se utiliza paa introducir datos a nivel agregado y distribuirlos. Dentro de las opciones asociadas para el ratio de referencia debemos citar que debe estar selecionada la opcion ¨Disaggregate Value Entered¨(Desagregar valor ingresado) y la opcion ¨Equal Distribution¨(Distribucion equitativa).

Se puede decidir si se distribuye el valor introducido en la fila total o solo el valor delta entre el antiguo y el nuevo valor.

El administrador debe fijar todas estas opciones de manera central. Localmente no es posible modificar estas opciones.

Usando BEx Analyzer como sistema front-end podemos combinar las ventajas de Excel con las del modelo de planificacion gestionado de forma central.

Una planificacion descentralizada en Excel se puede utilizar para ver calculos adicionales en Excel y los datos de resultado se pueden escribir en Planificacion Integrada en BI.

Para crear una ¨planificacion descentralizada¨ debemos:

1. Ejecutar un libro de trabajo
2. Grabar el archivo Excel localmente
3. Configurar los calculos adicionales requeridos, o el nivel de detalle en varias hojas de calculo
4. Planificar y tansferir los resultados de nuevo a las ¨celdas de integracion¨ (mediante una macro, por ejemplo)

En estas celdas, la referencia de la celda al libro de trabajo SAP central no se pierde.

El intercambio de datos entre un libro de trabajo y el servidor posee 2 variantes:

1. Desde una celda del query se realiza una sincronizacion automatica mediante BEx Analyzer con una tabla multidimensional (set de resultado) desde aqui se reconcilian los datos con el servidor.
2. Se realiza desde una celda de Excel y su sincronizacion con la tabla multidimensional es explicita mediante una formula Excel, luego se reconcilian los datos con el servidor.