✒️SAP CO La distribución / valoración de costos

Unidad 4: Actividades de Cierre Mensual

Lección 4: Distribución / Valoración de costos

1. Distribución

• La Distribución fue diseñada para transferir contabilizaciones de costos primarios desde un ceco emisor hacia objetos de CO. SÓLO cecos o procesos de negocios pueden ser utilizados como emisores de una distribución.
• Objeto receptor puede ser un ceco, PEP, orden CO, un objeto de costo o un proceso de negocio.
• Este tipo de acción de cierre sólo permite la recontabilización de costos primarios y se debe mantener la misma clase de costo. Tales como costos de energía o electricidad son recolectados en un ceco y luego distribuidos al final del período.
• Se contabilizan partidas individuales tanto en el emisor como en el receptor.
• Es posible anular las distribuciones las veces que sea necesario.
• Se utiliza el método de los ciclos de segmentos para definir las relaciones existentes entre emisores y receptores con sus características de distribución correspondientes.

2. Comparación: Recontabilización y Distribución periódicas

• La diferencia entre recontabilización y distribución se debe al contenido de la información y performance.
• Para recontabilización periódica o traspaso, no se registran créditos de forma separada en el emisor para la clase de costos en el reporte general, lo que significa que el importe débito original no puede ser controlado ahí mismo. NO HAY registros de crédito en el ceco emisor.
• En la distribución, el sistema contabiliza los totales de los registros crédito. La contabilización en el receptor es la misma tanto en la recontabilización como en la distribución. HAY un registro de crédito en el ceco emisor por cada ceco y clase de costo.
  
  Otra ventaja es el registro del interlocutor de la operación (proveedor, clientes, etc) se transfiere en la operación; no así en la recontabilización periódica. Esto significa que el interlocutor podrá ser mostrado en el sistema de información en los totales de cada nivel si se lo desea cuando se haya usado el método de distribución.
• En los términos de performance, los registros ingresados por la recontabilización son menores que los almacenados durante el proceso de distribución, por lo que la ejecución de un proceso de distribución tiene peor performance que una de recontabilización.

3. Valoración o Subreparto

• La valoración fue creada para transferir costos primarios y secundarios, desde un ceco a objetos de Contabilidad de Gestión. Se puede usar como emisores los cecos o procesos de negocio.
• Un receptor puede ser un ceco, PEP, orden CO, objetos de imputación o un proceso de negocio.
• Las contabilizaciones de costos primarios y secundarios son reasignadas al final de un período gracias a la definición de claves o parámetros definidos por el usuario.
• Durante la valoración, las clases de costos originales son agrupadas en Clases de Costos de Valoración o Subreparto (categoría de clase de costos = 42). Por lo tanto, el sistema registra pocas cantidades de registros haciendo que la valoración tenga una performance aún más óptima que la recontabilización o la distribución.
• Audio Tips: El subreparto en términos de simplicidad y performance es muy ágil pero por otro lado se pierde reconciliación con FI de forma directa porque se utiliza una clase de costo secundario del tipo 42 que no tiene su correspondiente cuenta de mayor en FI. Luego es necesario efectuar una reconciliación ya sea por el libro de reconciliación que se verá en la próxima lección, o a través de la reconciliación automática de CO-FI que veremos más adelante por la implementación de New ......
• Las partidas son contabilizadas tanto en el emisor como en el receptor, haciendo que la reasignación de los saldos sea homogénea y trazable en total detalle. El sistema no muestra las clases de costos originales en los receptores.
• Es importante destacar que el uso de este método implica que en la reasignación de los saldos al receptor no se quiere hacer el drilldown (tiene que ver con los reportes, para obtener la información detalla de los movimientos) sobre las clases de costos componentes que se tenían en el emisor, sino que esa info, es absolutamente irrelevante.
• Igual que en la distribución se mantiene el interlocutor en las partidas que se transfieren del emisor al receptor.
• Todas las actividades de valoración pueden ser anuladas las veces que se requieran, al igual que todos los procesos de distribución o recontabilización. Se utiliza el método de los ciclos con segmentos para establecer las relaciones entre emisores y receptores.
• Segmento: describe una cantidad de emisores y receptores correspondientes. Todos se tratan según la misma norma de distribución.

4. Realizando una distribución con Subreparto / Valoración

Veremos cómo se configuran los ciclos de traspaso con Subreparto y esquema de imputación.
Además se ejecutará un traspaso para ver cómo se contabiliza la distribución con este método mediante una clase de costo secundario.

La idea del subreparto es alocar los valores contabilizados de un ceco a otro, pero esta vez usando una clase de costo secundario de subreparto sobre el total de una o más clases de costos primarias en el objeto emisor.

En este caso se desea que los costos de oficina imputados en las clases de costos 520111 y 520112 se aloquen en los cecos con una única clase de costo la 630111 que se refiere al subreparto de gastos de oficina.

1° Verificar el sistema info. del ceco para las clases de costo mencionadas
Finanzas -> Controlling -> Contabilidad de centros de coste -> Sistema info -> Informes de la contabilidad CeCo -> Comparación plan/real -> Centro coste: Real/plan/desviación (TX: S_ALR_87013611)

Sociedad CO: 4000
Ejercicio: 2012
De período 7 a 7
Versión plan: 0
Grupo de centro de coste:
o valor(es): G1B55
Grupo de clases de coste:
o valor(es): 520111 a 520112

Existe entre ambas clases de coste un saldo total de 5.000 USD que deberán ser distribuidos.

2° Hacer la contabilización del subreparto

Finanzas -> Controlling -> Contabilidad de centros de coste -> Cierre de período -> Funciones individuales -> Imputaciones -> Subreparto (TX: KSU5)

La decisión de la gestión contable de la empresa ha sido obtener ciertas clases de cuentas de subreparto para ciertas clases de costos, para eso usaremos el esquema de imputación
Detalles -> Actualizar esquema de imputaciones
En este caso veremos el esquema de imputación A1, se selecciona la posición y luego en el lado izquierdo doble click en la carpeta "Asignaciones", se vuelve a seleccionar la posición y en el lado izquierdo doble click en "Origen" se ve el intervalo dado de clases de costo, en este caso 520111 a 520112, también se puede usar un grupo de clases de coste.
Luego doble click al lado izquierdo en "Clase de coste de subreparto" aquí muestra la clase de costo donde se imputará el subreparto en este caso 631111 Subreparto oficina.

ATRAS

3° Visualizar el ciclo de traspaso

Detalle -> Ciclo -> Visualizar
Ciclo: 011234 Gastos varios de oficina

Ir a "Primer segmento"
Esquema de imputación: A1 -> al ir a la lupa que está al lado se visualizan las clases de costo 520111, 520112 y la clase de coste de subreparto 631111.

Primera pestaña: Cab. segm

Valores emisores
Norma distrib, 1. Importes contabilizados
Porcentaje: 100%
Orig. valores reales

Base referencia receptora
Norma receptora: 3. Porcentajes fijos

Segunda pestaña: Emisor/Receptor
Emisor
Centro costo: G1B55
Receptor
Centro costo: G1B53 a G1B54

Tercera pestaña: Valores emisores
Porcentaje: 100%
Orig. valores reales
Plan: 0

Cuarta pestaña: Base referencia receptor para definir el porcentaje que recibirá cada ceco.

G1B53: 30%
G1B54: 70%

ATRÁS

Período 7 a 7
Ejercicio: 2012
Ejecución test
List. detalladas
Ciclo: 011234
Fe. inicio: 01.01.2012
Texto: Gastos varios de oficina

Al hacer doble click se ve que se contabiliza créditos en el ceco emisor (-3500 y -1500) y débitos en el receptor (+3500 y +1500).

ATRÁS

Ejecutamos de forma real dio el número de documento 100000137, click en RECEPTOR y vemos el detalle 30% al ceco G1B53 es decir 1.500USD y 70% al ceco G1B54 es decir 3.500 USD y suman los 5.000USD.

5. Visión General: Recontabilización, Distribución y Valoración (Subreparto) Periódica

Aspectos generales de cada una de las 3 formas que tenemos para la reasignación de saldos entre receptores y emisores dentro de la Contabilidad de Gestión.

• Es importante tener en cuenta las diferencias entre ellos y las posibilidades que ofrecen para determinar el óptimo para el caso de negocio.
• Tanto la recontabilización como la distribución periódica son utilizadas con clases de costos primarios, los costos son transferidos a los receptores utilizando la misma clase de costo, por lo tanto transfieren completamente los costos primarios a los elementos de imputación que se tengan como receptores. Las clases de costos secundarios se mantienen en los receptores.
• La valoración o subreparto, por el contrario de las 2 anteriores, permite la reasignación de saldos de clases de costo primarias Y secundarias. La info del costo primario se pierde en la valoración, puesto que los costos son alocados utilizando clases de costo de valoración (categoría 42).
  Por lo tanto, los costos primarios y secundarios se agrupan en clases de costos de valoración usándose la cantidad que se necesite.
  En cuanto a la performance, es recomendado el uso de recontabilizaciones periódicas antes que la distribución, como el sistema no registra las relaciones emisor/receptor en los registros de forma total, tenemos mejor rendimiento en la ejecución a este nivel.
  La valoración o subreparto tiene la mejor performance para lo que respecta a alocación de costos primarios y secundarios, ya que pueden ser totalizados en una sola contabilización hacia la clase de costos de valoración.

6. Ciclos e iteraciones

• Las relaciones de segmento dentro de un ciclo puede ser definida de tal manera que las recontabilizaciones, reasignaciones o distribuciones de un ceco con diferentes segmentos tenga lugar (un ceco es también un receptor de costos). Los cecos que ya han sido acreditados pueden sufrir reacreditaciones durante el procesamiento del ciclo.
• Para garantizar que se finalice la acreditación en la contabilidad del ceco en SAP, el sistema procesa las relaciones entre receptores y emisores que fueron definidos en un ciclo iterativo. Los segmentos son procesados hasta que todos los emisores son acreditados de acuerdo a los valores que los mismos contienen.
• Para realizar la iteración, el indicador correspondiente debe ser activado con un flag en la cabecera del ciclo, el sistema procesará los segmentos de acuerdo a la secuencia y en forma iterativa. Si el indicador está desactivado se procesará de acuerdo a la secuencia del ciclo, lo cual la performance es mejor que de forma iterativa.

7. Cabecera del Ciclo

• La función de la verificación formal permite controlar y validar si los datos en el ciclo son correctos para el momento de correrlos en el futuro, si hay un error se puede verificar en el log y corregir.
• El sistema controla por ejemplo si el porcentaje total llega al 100% o si el valor fijo es igual en el emisor como en el receptor.
• La búsqueda de objetos (binoculares) el sistema la utiliza para mostrar un ciclo utilizando valores fijos que el usuario puede ingresar (ceco, clases de actividad, etc) y además mostrar los segmentos para los cuales los valores fueron registrados.
• La opción Resumen de segmentos:
  - Muestra todos los segmentos utilizados en un ciclo. Si se desea ver un segmento particular se puede usar la función de búsqueda (binoculares).
  - Se puede utilizar la función de mantenimiento para mover segmentos en lista de resumen de segmentos. Hay que considerar la importancia de la lista de segmentos en el resumen ya que alterar el cambio en modo mantenimiento puede afectar la forma en la que se lleva a cabo la ejecución de la reasignación de saldos.
  - Se puede ordenar y agregar segmentos en un ciclo de acuerdo a los requerimientos deseados.
  - Se puede mostrar los documentos de cambios referidos a las modificaciones realizadas en el ciclo. El log del sistema explota la información de cambios de ciclos y segmentos o configuraciones incluyendo: la fecha de modificación del último ciclo, el nombre del usuario que hizo la modificación, el nombre del segmento, la regla del emisor, la regla del receptor, el porcentaje del emisor, la clase de costo de valoración, etc.

8. Resumen de Ciclo

• Provee un repaso de todos los ciclos de una misma categoría incluyendo todos los segmentos que sean relevantes.
• Los ciclos seleccionados para una distribución son mostrados en un árbol principal.
• Los segmentos son asignados a un nivel inferior de la jerarquía.
• Dentro de la primera etiqueta "criterios de selección" se determina la información adicional y los ciclos serán informados en el árbol. En cuanto a la definición de segmentos es posible definir delimitaciones que atañen a los mismos, como información sobre definiciones del emisor o del receptor.
• En la segunda etiqueta "información ciclo" se puede activar el flag para que la info se procese de forma iterativa. SAP incluirá las relaciones de ciclo en la red de cecos, lo que significa que el emisor también podrá actuar como receptor.
• La función de verificación habilita al usuario a controlar un ciclo individual antes de realizar la ejecución real de la distribución. Luego es posible analizar el log y corregir fallas determinadas en los segmentos y relaciones de iteración, quizás sea necesario modificar el customizing para corregir. El sistema controla por ejemplo si el total del porcentaje llega a ser 100% o si los valores fijos son iguales en el emisor y receptor.
• TIPS: se debe activar el indicador de log de ejecución para poder visualizar este detalle luego del procesamiento de la distribución.

9. Valoración / Subreparto: Esquema de imputación

• Para una clara visión de los costos que serán valorizados se podrán agrupar clases de costos de forma individual o en intervalos que apunten a una clase de costo de valoración o subreparto.
• Se puede determinar en cada segmento, si se asigna a una única clase de costos de valoración o a un esquema de imputación.
• En el esquema de imputación deberá definir cuáles clases de costos serán las que se distribuyan sobre ciertas clases de costos de valoración. Por lo tanto, eso hace que sea innecesaria la creación de más de un segmento, uno solo sería suficiente para obtener la info de la fuente de costos a la que asignarán los gastos.
• En el esquema de imputación se puede asignar una única clase de costo, área de clases de costos ó grupo de clases de costos.
• Para mantener el esquema de imputación se debe realizar mediante la modificación del segmento según corresponda, donde podremos visualizar, modificar o crear estructuras de distribución.

10. Distribución acumulativa

• Los procesos de Valoración, Distribución y Recontabilización periódica son frecuentemente ejecutados por período, esto significa que los valores contabilizados en un emisor de los costos de un período son alocados o distribuidos por el sistema en base a las clases de cuotas que fueron ingresadas en ese mismo período.
• Si las clases de cuotas o valores contenidos en el emisor están sujetos a fuertes fluctuaciones y se encuentra usando el procesamiento basado en el período, no se podrá asignar la distribución de costos de acuerdo a la estructura de la fuente.
• En cambio, el proceso de distribución acumulativa permite suavizar las desviaciones dadas por las fluctuaciones en las clases de cuotas o valores del emisor. Esto se hace mediante la distribución repartida sobre los períodos.
• En la cabecera del maestro del ciclo se define si el ciclo lleva a cabo una distribución acumulada o no.
• Si se ejecuta un ciclo con distribución acumulada, el sistema distribuirá los valores contenidos en el emisor que se han contabilizado hasta el momento de la distribución, incluyendo el período en curso, basándose en la clase de cuota acumulados desde el período 1 en adelante.
• SAP además acumula los valores de distribución que se determinaron y contabilizaron en el período actual, menos los valores distribuidos en los períodos anteriores. Esto genera que la contabilización en los períodos anteriores se mantenga sin cambios.
• La distribución acumulada puede ser activada tanto en la distribución, valoración y recontabilización periódica.
• Recuerda: El procesamiento de distribuciones acumulativas se recomienda solamente si la relación dada entre emisor y receptor son estables del mismo ejercicio. El sistema controla si esto se cumple cuando se ejecuta el proceso.
• Para el procesamiento de este método, siempre los valores que se consideran son los que se encuentran desde el período 1 del ejercicio en curso.

11. Cancelar y recontabilizar el segmento.

• Muchas empresas deben cambiar las distribuciones realizadas en períodos anteriores, por ejemplo correcciones de auditoría, información que haya sido recibida luego del cierre del período, errores comunes que implican corrección etc.
• El procedimiento de Cancelar y Recontabilizar el segmento permite tomar los segmentos de un período anterior y contabilizar una nueva distribución en el período actual (usando la info corregida del período anterior).
• La cancelación de un segmento elimina la distribución contabilizada para el segmento seleccionado mediante la recontabilización de resultados con el signo contrario. La info del período actual para el cierre no es modificada.
• La cancelación y recontabilización de un segmento elimina la distribución PERO mantiene la info del componente.
• Se puede modificar los valores estadísiticos, intercambiar signos, seleccionar diferentes receptores, etc.
• Se puede usar la función de recontabilización solo cuando es en combinación de la cancelación, es decir, que no existe una función separada de recontabilización.
• Aunque el período que se revertirá está generalmente cerrado, esto no tiene implicancia puesto que netearemos los resultados con la cancelación y la recontabilización. SIN EMBARGO, las distribuciones realizadas en períodos anteriores deben haber usado los ciclos y segmentos que se usan para el período en curso que no se encuentra cerrado.
• Este ajuste realizado por segmentos es posible realizarse en alocaciones tales como: valoración, distribución y por recontabilización periódica.
• Importante: Los segmentos individuales son cancelados y recontabilizados pero NO el ciclo en su totalidad, es decir, que las relaciones de iteración entre ciclos no se encuentran incluidas en este proceso. Por lo tanto, puede causar posibles errores el no anular y recontabilizar segmentos iterativos al mismo tiempo.

12. Distribución manual de costos

• Permite contabilizar clases de costos primarias y secundarias de forma manual.
• A diferencia de la recontabilización de costos la cual reduce la partida original del débito en el ceco, un registro crediticio separado se contabiliza en el emisor.
• La distribución manual nos permite ajustar errores posibles en la distribución, en clases de costos primarias y secundarias a través de importación de info de sistemas externos. Permitiendo la realización de ajustes que no involucran anulaciones, sino una nueva distribución.
• La distribución manual puede utilizarse para todas las categorías de clases de costos. La única EXCEPCIÓN es la categoría de clase de costo 43, la cuál se usa cuando es una distribución en base a clases de actividad.
• Los emisores y receptores pueden ser, cecos, órdenes CO, PEP, procesos de negocios, redes, actividades, órdenes de clientes y objetos de costos.
• Importante, la distribución manual de costos puede usarse SÓLO con valores reales.
• Si lleva a cabo la distribución en base al período por medio de la distribución manual hay que asegurarse que todas las clases de costos que se usarán estén contenidas en el esquema de distribución para la distribución automática.
• Los costos que son debitados en un ceco por distribución manual de costos no pueden ser luego debitados utilizando recontabilización periódica.
• Las recontabilizaciones periódicas son en sí mismas correcciones a las contabilizaciones por lo que deben llevarse a cabo ANTES que las distribuciones, ya sean manuales o automáticas.

Favorito:

Está publicación ha sido agregada a sus favoritos por: Carlos Farias Diaz