✒️SAP FI Altas de activo fijo

AA : Activos Fijos - Registraciones > Altas de activo fijo (lección 4°)

- Un activo se capitaliza cuando recibe valor (valor de alta).

- El valor se asigna en una determinada fecha que constituye la fecha de capitalización y en SAP es denominada "Fecha de Referencia". Entonces ésta es la fecha valor para la contabilidad de activos fijos.

*** NOTA = NO es necesario que la "fecha de documento" y la "fecha de contabilización" coincidan con la "fecha de referencia", incluso puede encontrarse en períodos ya cerrados para la contabilidad, el único requisito es que pertenezcan al mismo ejercicio fiscal.

- Normalmente los AF son adquiridos a proveedores y la registración del valor de capitalización se genera por la contabilización de una factura. No obstante, también pueden ser altas de producción propia.

2. ALTAS POR FI

- Se contabilizan facturas de proveedores desde FI pero con una vinculación directa con la contabilidad de activos fijos (FI-AA).

- El asiento contable imputa directamente en el activo y tiene como contrapartida la cuenta del acreedor, contabilizando también los impuestos correspondientes.

a) Se accede a la transacción F-90 o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activo Fijo / Contabilización / Alta / Compra / Compra Acreedor.

b) Se completan los datos de cabecera del documento. SAP trae propuesta la clase de documento "KR" (Factura Acreedor) y la clave de contabilización "31" (acreedor haber).

c) Se completan los datos adicionales de la primera posición (acreedor).

d) Se completan los datos de la segunda posición con los datos del activo fijo :

° ClvCT - Clave de contabilización ~~ "70" para imputaciones en el Debe y "75" para imputaciones en el Haber.

° Cuenta ~~ se completa con el dato maestro del activo fijo. EJEMPLO: 2000000-0.

° ClMov - Clase de movimiento ~~ sirve para clasificar las operaciones y determina ciertos controles del módulo. EJEMPLO: 100.

e) Se completan los datos adicionales de la segunda posición (activo) : "Importe", "Ind.impuestos", "Fecha ref" (se deriva de la fecha de contabilización pero se puede modificar con el valor que corresponda).

*** NOTA = la "fecha de referencia" es clave para determinar cuándo un activo comienza a amortizar.

f) Se simula el asiento (Visualizar resumen y Simular en libro mayor) y se presiona el ícono "Guardar" para contabilizar el documento.

3. ALTAS POR AA

- Implica capitalizar un activo contra una cuenta de compensación.

- El proceso se desglosa en dos partes:

1) En AP (cuentas a pagar) se registra la factura (KR) del acreedor contra una cuenta de compensación. El documento generado en AP se realiza como cualquier factura solo que se debe imputar manualmente a la cuenta de contrapartida.

2) En AA (activos fijos) se da de alta el activo contra la misma cuenta de compensación.

>>> PROCESO EN AA

a) Se accede a la transacción ABZON o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Activo Fijo / Contabilización / Alta / Compra / Alta automática con contrapartida.

*** NOTA = en la transacción ABZON no sólo se da valor a un activo sino que también al mismo tiempo se crea el dato maestro del AF con los datos mínimos necesarios y luego se puede actualizar ingresando los datos faltantes en el maestro.

b) Si el dato maestro existe, se tilda el campo "AF existente" y se completa el "número del AF".

c) Si el dato maestro no existe, se tilda el campo "AF nuevo" y se completan los datos mínimos: "Denominación", "Clase act.fijos", "Centro coste".

d) Se completan los datos de la solapa DATOS VARIABLES : "Fecha de documento", "Fe.contabilización", "Fecha referencia", "Importe contabiliz.", "Cantidad", "Texto".

e) Si se desea ingresar más datos se accede a la solapa DATOS ADICIONALES : "Cta.contrapartida" (cuenta opcional de contrapartida para el alta, se puede modificar la cuenta de contrapartida automática), "Clase de movimiento" (se puede cambiar la que utiliza la transacción por default), "Referencia" (libre, datos de cabecera del documento), "Asignación" (libre, datos de cabecera del documento).

f) Se simula el asiento para visualizar cómo se reflejará en la Contabilidad General el movimiento que se está realizando.

g) Se presiona el ícono "Guardar" para contabilizar el movimiento.

*** NOTA = La razón para utilizar el alta con contrapartida automática radica en el desglose de actividades y administración de datos maestros. Muchas veces el usuario que ingresa una factura no sabe si la compra pertenece a un gasto o es un activo fijo, generalmente depende de la política que tenga una empresa para considerar un activo fijo; en bienes de gran valor no hay dudas pero en bienes más pequeños o poco durables dependerá de ciertos criterios si es un activo o no. Para evitar este tipo de problemas se utiliza este procedimiento donde en cuentas a pagar crean la deuda con el acreedor y utilizan una cuenta transitoria como contrapartida, el área responsable de activos fijos dará de alta el dato maestro y generará las altas, también decidirá si se crea un activo por cada unidad comprada o se da de alta un único activo por las unidades que se han comprado.

4. ALTAS POR MM

a) En MM se crea la "Orden de compra", en la cual se ingresan las condiciones pactadas con el proveedor, precios, cantidades, etc. y el dato maestro del activo fijo que se está comprando, es decir, antes de realizar una orden de compra se deberá crear el activo fijo. Esta transacción no genera ninguna contabilización de asientos.

b) En MM se realiza la "Recepción de mercadería", la cual refleja un movimiento de ingreso del activo fijo. En este momento se realiza el primer asiento contable que capitaliza el bien de uso; como contrapartida se registra una provisión de factura a recibir.

c) En MM se realiza la "Verificación de factura" al recepcionar la factura del proveedor. Esta transacción de logística permite la registración del comprobante dando de baja la provisión de facturas a recibir y generando la deuda con el proveedor correspondiente.

*** NOTA = La transacción a utilizar para el alta del activo dependerá del circuito y del proceso. Habitualmente se pueden dar de alta por MM que es un proceso completo por orden de compra, recepción de bien y de factura. Como casos excepcionales se puede utilizar el proceso de activos fijos de alta con contrapartida si es que se recibe primero la factura y no el bien; o el alta por FI si no se utiliza el proceso de MM o si se compra por urgencia y no hubo orden de compra que respalde la compra.

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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR

° Consulta ~~ en los datos del activo fijo qué significa el guión cero? Ejemplo: número de activo-0.

° Respuesta ~~ este campo se llama "sub-número de activo fijo". Podrías llegar a crear varios subnúmeros de activos aunque todos son activos diferentes. Por ejemplo: 500120-0, 500120-1, 500120,2. Cada uno es un activo diferente pero el número principal es el mismo, a veces los subnúmeros se utilizan para crear un activo desglosado en partes.