✒️SAP FI La anulación de documentos
SAP FI La anulación de documentos
Lección: Anulación de documentos Los documentos que han sido contabilizados con errores pueden anularse. Es importante entender que en SAP NO se eliminan documentos contables, todas las anulaciones implican la reversión de la contabilización por medio de un contraasiento. Al anular un documento se debe indicar un Motivo de Anulación que explica el motivo por el cual se anuló un documento. El Motivo de Anulación también controla la fecha de registración de la anulación. El sistema trae parametrizado de manera estándar los siguientes motivos de anulación: 01 Anulación en Periodo Actual: registra la anulación del documento con la misma fecha del documento original que se está anulando. 02 Anulación en periodo anterior: este motivo de anulación obliga a especificar una fecha de registración, la cual debe encontrarse dentro del periodo contable abierto. Esta modalidad de anulación se utiliza cuando el documento original se encuentra contabilizado en un periodo contable cerrado. De esta manera el documento original se encontrará en un periodo contable y el asiento de anulación en otro periodo. Imagen 2.7.1 - Anulación de documentos Para anular un documento deberemos seguir los siguientes pasos: > Finanzas |-> Gestión Financiera |-> Libro Mayor |-> Documento |-> Anular Imagen 2.7.2 - Anular un documento En esta transacción se deberán ingresar los datos claves que identifican al documento y el motivo de anulación. Si el motivo de anulación es 01 Anulación en Periodo Actual no será necesario completar la fecha de contabilización de la anulación (si la completamos el sistema tampoco la tendrá en cuenta) debido a que el motivo 01 toma la fecha del documento que se está anulando. Con el ícono Visualizar antes de anular podremos ver el documento de manera de verificar que sea el que queremos anular. Luego con la flecha verde retornamos a la pantalla de anulación y continuamos con el proceso. Para grabar esta operación solo se deberá presionar el botón Guardar y el sistema arrojará un mensaje con el número de documento generado.
Antes de finalizar con este punto de la lección vamos a visualizar los datos de cabecera de ambos documentos. El proceso de anulación visto es aplicable solo para los documentos contabilizados en el módulo FI, puede ocurrir que al analizar un reporte de partidas o un mayor se vea un movimiento que no corresponde y que sea necesario anular. Si visualizamos el documento que anulamos, veremos que se generó un campo que nos indica que dicho documento fue anulado, el motivo de anulación y cual es el número de documento que lo anuló. Imagen 2.7.3 - Documento original anulado Desde este mismo documento, si hacemos doble clic sobre el número de documento de anulación accederemos a la visualización del documento de anulación. Imagen 2.7.4 - Documento de anulación Visualizando los datos de cabecera del documento de anulación, el sistema nos informa cual es el número de documento que anuló. Nota: Dependiendo de la configuración que posea la sociedad, el documento de anulación se puede generar con una clase de documento diferente. (Ejemplo, clase de documento XK). SAP también permite anular un lote de documentos, se puede anular masivamente siempre que todos los documentos puedan llevar el mismo motivo de anulación. Para realizar una anulación en masa, deberemos seguir los siguientes pasos: > Finanzas |-> Gestión Financiera |-> Libro Mayor |-> Documento |-> Anular |-> Anulación Masiva Si observamos, en la transacción de anulación individual FB08, tenemos disponible un ícono que nos lleva a la transacción de anulación masiva. Luego de acceder a la transacción, veremos una pantalla de selección con campos que podremos utilizar para delimitar los documentos que deseamos anular. Imagen 2.7.5 - Pantalla de selección de anulación masiva Podemos utilizar el rango de números de documentos para filtrar en combinación con la clase de documento, no obstante, la utilización de estos datos dependerá de la información que posea el usuario sobre los documentos que debe anular. El programa de anulación masiva se puede ejecutar primero en modo test a fin de verificar que ningún documento genera error. Los errores más comunes pueden ser que el documento ya haya sido anulado, que esté compensado o que sea parte de un circuito posterior lo cual impide su anulación. Imagen 2.7.6 - Resultado de la ejecución del reporte Luego de ejecutar el reporte en modo test el sistema nos mostrará los documentos que son anulables y los no anulables con detalle del error. Si nos posicionamos en un documento y presionamos el ícono de la lupa podremos acceder a la visualización del documento. Si presionamos el ícono Log podremos ver la lista de errores tal como lo vemos en la siguiente imagen. Imagen 2.7.7 - Log del programa de anulación masiva Finalmente, si subsanamos los errores, o deseamos anular los documentos que se encuentran en la lista de anulables, debemos ejecutar el reporte en modo real (destildando la opción Modo Test). Si no deseamos hacer ninguna corrección a los datos de la pantalla de selección se podrá desde la misma pantalla que contiene la lista de documentos anulables presionar el botón anular documentos para llevar a cabo la anulación.
El resultado de este proceso nos mostrará la lista de los documentos anulados y sus correspondientes documentos de anulación. (En el ejemplo de la imagen 2.7.8, el documento 100000037 fue anulado con el documento 100000068). Imagen 2.7.8 - Resultado de la anulación Las transacciones que hemos visto en esta lección son válidas para anular documentos que contengan posiciones no solo de cuentas de mayor, sino también de acreedores, deudores y/o activos fijos.
1 | Anulación de Documentos
3 | Anulación Masiva
Anulación:
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Edwart Gustavo Rodriguez Garzon, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Edwart Gustavo Rodriguez Garzon
Colombia - Legajo: WG70V
✒️Autor de: 135 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Carrera Consultor Basis NetWeaver Nivel Avanzado
- Carrera Consultor Basis NetWeaver Nivel Inicial