✒️SAP FI La anulación de documentos
SAP FI La anulación de documentos
1. ANULACIÓN DE DOCUMENTOS
Los documentos que han sido contabilizados con errores pueden anulase. Es importante entender que en SAP no se eliminan documentos contables, todas las anulaciones implican la reversión de la contabilización por medio de un contraasiento.
Al anular un documento se debe indiciar un Motivo de Anulación que explica el motivo por el cual se anuló un documento. El Motivo de Anulación también controla la fecha de registración de la anulación.
El sistema trae parametrizado de manera estándar los siguientes motivos de anulación:
01 Anulación en Período Actual: Registra la anulación del documento con la misma fecha del documento original que se está anulando.
02 Anulación en Período Anterior: Este motivo de anulación obliga a especificar una fecha de registración, la cual debe encontrarse dentro del período contable abierto. Esta modalidad de anulación se utiliza cuando el documento original se encuentra contabilizado en un período contable cerrado. De esta manera el documento original se encontrará en un período contable y el asiento de anulación en otro período.
2. ANULACIÓN INDIVIDUAL
Para anular un documento deberemos seguir los siguientes pasos:
Uso del Menú
Transacción FB08
>Finanzas
|-> Gestión Financiera
|->Libro Mayor
|-> Documento
|-> Anular
En esta transacción se deberán ingresar los datos claves que identifican al documento y el motivo de anulación. Si el motivo de anulación es 01 Anulación en Período Actual no será necesario completar la fecha de contabilización de la anulación (si la completamos el sistema tampoco la tendrá en cuenta) debido a que el motivo 01 toma la fecha del documento que se está anulando.
Con el icono Visualizar antes de anular podremos ver el documento de manera de verificar que sea el que queremos anular. Luego con la flecha verde retornamos a la pantalla de anulación y continuamos con el proceso.
Para grabar esta operación solo se deberá presionar el botón Guardar y el sistema arrojará un mensaje con el número de documento generado.
Antes de finalizar con este punto de la lección vamos a visualizar los datos de cabecera de ambos documentos.
Si visualizamos el documento que anulamos, veremos que se generó un campo que nos indica que dicho documento fue anulado, el motivo de anulación y cual es el número de documento que lo anuló.
Desde este mismo documento, si hacemos doble clic sobre el número de documento de anulación accederemos a la visualización del documento de anulación.
Visualizando los datos de cabecera del documento de anulación, el sistema nos informa cual es el número de documento que anuló.
¡Sabías que! Dependiendo de la configuración que posea una sociedad, el documento de anulación se puede genera con una clase de documento diferente. (Ejemplo, clase de documento XK).
3. ANULACIÓN MASIVA
SAP también permite anular un lote de documentos, se puede anular masivamente siempre que todos los documentos puedan llevar el mismo motivo de anulación. Para realizar una anulación en masa, deberemos seguir los siguientes pasos:
Uso del Menú
Transacción F.80
>Finanzas
|-> Gestión Financiera
|->Libro Mayor
|-> Documento
|-> Anular
|-> Anular Masiva
Si observamos, en la transacción de anulación individual FB08, tenemos disponible un icono que nos lleva a la transacción de anulación masiva.
Luego de acceder a la transacción, veremos una pantalla de selección con campos que podremos utilizar para delimitar los documentos que deseamos anular.
Podemos utilizar el rango de números de documentos para filtrar en combinación con la clase de documento, no obstante, la utilización de estos datos dependerá de la información que posea el usuario sobre los documentos que debe anular.
El programa de anulación masiva se puede ejecutar primero en modo test a fin de verificar que ningún documento genera error. Los errores más comunes pueden ser que el documento ya haya sido anulado, que esté compensado o que sea parte de un circuito posterior.
Luego de ejecutar el reporte en modo test el sistema nos mostrará los documentos que son anulables y los no anulables con detalle del error.
Si nos posicionamos en un documento y presionamos el icono de la lupa podremos acceder a la visualización del documento.
Si presionamos el icono log podremos ver la lista de errores tal como lo vemos en la siguiente imagen.
Finalmente, si subsanamos los errores, o deseamos anular los documentos que se encuentran en la lista de anulables, debemos ejecutar el reporte en modo real (destilando la opción Modo test). Si no deseamos hacer ninguna corrección a los datos de la pantalla de selección se podrá desde la misma pantalla que contiene la lista de documentos anulables presionar el botón anular documentos para llevar a cabo la anulación.
El resultado de este proceso nos mostrará la lista de los documentos anulados y sus correspondientes documentos de anulación.
Recuerda: Anulación --> Las transacciones que hemos visto en esta lección son validas para anular documentos que contengan posiciones no solo de cuentas de mayor, sino también de acreedores, deudores y/o activos fijos.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Jose Luis Mendoza Paternina, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Jose Luis Mendoza Paternina
Profesión: Administrador de Empresas - Colombia - Legajo: RC27N
✒️Autor de: 113 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Jose Mendoza