✒️SAP FI La anulación de documentos
SAP FI La anulación de documentos
LECCION: ANULACION DE DOCUMENTOS
1-ANULACIÓN - REPASO
Los usuarios pueden cometer errores cuando contabilizan documentos. Por consiguiente, el documento creado incluira información incorrecta. Para corregir los errores, primero se debe anular el documento y despues se puede volver a registrar correctamente.
El sistema tiene una función con la que se pueden anular documentos de cuenta de mayor, de acreedores y de deudores de manera individual o conjunta.
Al anular un documento, se debe introducir un motivo de anulación que explique la causa de la anulación. El motivo de anulación también controla si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de contabilización original.
Los documentos con partidas compensadas no pueden anularse. Primero debe anularse la compensación.
Un documento se puede anular mediante:
Contabilización de anulación normal
La contabilización de anulación normal hace que el sistema contabilice el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. La contabilización de anulaciones normal provoca de este modo un aumento adicional de las cifras de movimientos.
Contabilización de anulación negativa
La contabilización negativa también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. sin embargo, los importes contabilizados no se incluyen en las cifras de movimientos isno que se deducen de las cifras de movimientos. De esta forma, se recuperan las cifras de movimientos anteriores a la contabilización incorrecta.
El concepto de cifras de movimiento se entenderá mejor cuando en el punto 3 se vea el impacto de las anulaciones en los reportes.
Generalmente, se utiliza la contabilización de anulaciones estandar para anular documentos ya que para la contabilización negativa deben cumplirse los siguientes requisitos:
- La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas ( Se define en los parámetros globales)
-El motivo de anulación debe estar definido para la anulación negativa.
-Sólo puede realizarse con una clase de documento que permita explicitamente las contabilizaciones negativas.
Las contabilizaciones negativas también se pueden utilizar par arealizar traslados de posiciones de documento incorrectas.La partida se elimina de la cuenta incorrecta con una contabilización negativa (las cifras de movimiento se reinicilizan) y se contabiliza en la cuenta pertinente por una contabilización normal.
2-CONFIGURACION
Si la sociedad desea tener la posibilidad de realizar anulaciones negativas debe definirlo, de esta manera se podrían utilizar los dos tipos de anulaciones, estandar y negativa.
TRANSACCION SPRO
IMG>Gestión financera Nuevo>Contabilidad principal (nuevo)>Operaciones contables>Contabilización de correción /Anulación>Permitir contabilización negativa.
Luego se deben definir los motivos de anulación en cada motivo se especifica si se trata de un motivo para anulación negativa o no y si se utilizará para anular en periodo actual o en fecha diferente.
TRANSACCION SPRO
IMG>GESTION FINANCIERA NUEVO>CONTABILIDAD PRINCIPAL NUEVO>OPERACIONES CONTABLES>CONTABILIZACIONE DE CORRECCION / ANULACION>DEFINIR MOTIVOS DE ANULACION
3-CONTABILIZACIONES
Para poder entender bien cual es la diferencia entre una anulación estándar y una anulación negativa ejemplificaremos con la anulación de documentos
-Ejemplo de un documento contabilizado:
-Transacción FS10N > Las cifras de movimientose visualizan en el reporte de saldos. En la siguiente imagen tenemos una cuenta qute tiene un movimiento registrado en el periodo 3 (marzo) por USD 8500-
.Transacción FB08 > Anulamos un documento con un motivo de anulación negativo.
En la visualización de los saldos o reporte de cifras de movimientos no se visualizara el impacto de la anulación negativa. Es como sino se hubiesen contabilizado movimientos. Sin embargo, si hacemos doble clic sobre la linea del periodo 3 accederemos a la visualización de los dos documentos, tanto el documento original como el documento de anulación.
EJEMPLO DE UNA ANULACIÓN NORMAL
Transacción FB08- Anulamos un documento con un motivo de anulación estándar.
A diferencia del caso anterior, el reporte de saldos (FS10N) muestra un saldo de USD 8500 en el debe y un saldo de USD 8500 en el haber.
El saldo en cualquiera de los dos casos es el mismo. Solo cambia la forma de visualizar los reportes.
En la contabilización estándar vemos un importe en el debe y su anulación en el haber
En la anulación negativa, el importe de la anulación se resta de la misma columna en la que sumaba. Por ejemplo si tenemos un documento contabilizado con el saldo en el debe, la anulación resta en la columna del debe.
RECUERDA: Anulación Negativa : los asientos que se realizan con la anulación negativa son iguales a los asientos que se realizan con la anulación normal. solo cambia la visualización de reportes.
AUDIO: Cuando se anula un documento que contiene posiciones con cuentas de partidas abiertas la anulación compensa las partidas abiertas por lo tanto si visualizamos un reporte de partidas individuales se podrán ver las anulaciones como documento de compensación, no ocurre lo mismo cuando se anula un documento correspondiente a otro módulo por ejemplo las facturas de K acreedores que se contabilizan por el módulo de MM, en este caso no genera la compensación de las partidas originales con lo cual las partidas que se anulan quedan como partidas abiertas pendientes de compensación.
TABLAS IMPORTANTES
BKPF es la tabla que contiene los datos de cabecera de los documentos . En esta tabla existen varios campos que nos dice si un documento ha sido anulado:
STBLG - Anulado con : Indica con que numero de documento se anulo.
PSOSG - Motivo de anulación.
XREVERSAL - ID de anulación; posee tres posibles valores
>Sin valor : documento normal (no anulado)
>1 : Documento anulado
>2 Documento de anulación
Sobre el autor
Publicación académica de Roberto Angel Carbajal, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Expert
Roberto Angel Carbajal
Profesión: Licenciado en Administración de Empresas - Argentina - Legajo: ZK60X
✒️Autor de: 171 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP
