✒️SAP FI La apertura y cierre de periodos contables
SAP FI La apertura y cierre de periodos contables
En las primeras lecciones hemos aprendido que todos los documentos se registran bajo una fecha de contabilización y que ésta fecha determina el Período Contable en el cual ese documento impactará en la contabilidad.
Una vez finalizadas todas las tareas de cierre de mes o del ejercicio, como contabilizaciones de deudores y acreedores, conciliaciones bancarias, devengamientos de resultados, provisiones, asientos de ajustes, etc, se deberán cerrar los períodos contables para evitar nuevas contabilizaciones que modifiquen los balances y se deberá abrir el período siguiente para habilitar las nuevas contabilizaciones.
Períodos Especiales
SAP nos proporciona cuatro períodos especiales para contabilizaciones de ajustes contables. Habitualmente son los períodos 13 a 16.
Generalmente, un ejercicio tiene 12 períodos contables. En el libro mayor se pueden definir hasta 16 períodos. Los períodos que no se requieren para períodos contables regulares, se los puede utilizar para cierre del ejercicio. Ejemplos, en el período 13 podemos ingresar ajustes contables, en el período 14 ajustes determinados por auditoría.
Con los períodos especiales se puede diferenciar las contabilizaciones correspondientes a la operativa habitual de los ajustes. De esta manera no se castiga al período 12 con todos los ajustes de cierre.
Al contabilizar períodos especiales, hay que tener en cuenta lo siguiente:
· La fecha de contabilización debe estar dentro del último período contable regular. Es decir, la fecha de contabilización seguirá siendo Diciembre.
· El sistema no puede determinar automáticamente el período especial en el que se realizará la imputación. Por lo tanto, hay que especificar el período de cierre que se requiere en el campo Período en la cabecera de documento.
Uso del Menú
Transacción S_ALR_87003642
Ø Finanzas
|-> Gestión Financiera
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|-> Operaciones Actuales
|-> Crear
|-> Abrir y Cerrar Períodos Contables
Variante de Períodos Contables: a una variante se le puede asociar diferentes sociedades FI, facilitando la apertura y cierre de períodos contables. Por ejemplo la variante 1000 está asignada a las sociedades 1000 y 3000, de esta manera, toda modificación de apertura y cierre de períodos que se realice en la variante 1000 afectará a ambas sociedades.
Clase de cuenta: para cada período contable que se deseemos abrir o cerrar, deberemos especificar como mínimo la clase de cuenta (válida para todas las clases de cuenta).
También podemos realizar un control más detallado especificando más clases de cuenta. De esta manera utilizando la clase de cuenta , cuando se introduce la fecha de contabilización en la cabecera de un documento, el sistema verifica si se pueden realizar contabilizaciones en el período contable determinado, luego cuando se introduce un número de cuenta, el sistema verificará si el período contable está abierto para ese tipo de cuenta.
Ejemplos
10/2010 a 11/2010
K 11/2010 a 11/2010
La clase de cuenta habilita el periodo 10 del año 2010, pero si el cierre de acreedores ya finalizó, podría cerrarse el período 10 para la clase de cuenta K (acreedores) y solo permitir contabilizaciones para el período 11/2010.
Cuenta Desde – Hasta: podemos determinar la apertura y el cierre de los períodos contables por intervalos de cuenta. Esto significa que podríamos abrir un período contable para contabilizar solo en una cuenta específica.
Desde Período / Ejercicio: estos campos determinan cual es el período y ejercicio que está habilitado para realizar contabilizaciones.
Hasta Período / Ejercicio: si quisiéramos tener más de un período abierto en este campo debe completarse con el período máximo habilitado. Si solo quisiéramos tener un único período deberá completarse con los mismos valores que se ingresaron en ‘Desde Período / Ejercicio’.
Grupo de Autorización: Podemos abrir y cerrar períodos contables sólo para usuarios específicos. Para esto hay que completar el campo Grupo de Autorización, el valor con el cual se completa este campo a su vez deberá estar asignado en los roles y perfiles de los usuarios correspondientes.
La apertura y cierre de períodos contables es muy fácil de llevar a cabo en el sistema. En la práctica muy pocos usuarios deben tener acceso a esta transacción, ya que una vez emitidos los balances no debería poder registrarse nada más en la contabilidad.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Jose Luis Mendoza Paternina, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Jose Luis Mendoza Paternina
Profesión: Administrador de Empresas - Colombia - Legajo: RC27N
✒️Autor de: 113 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Jose Mendoza