✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización

LECCION: CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

1- DOCUMENTOS CONTABLES

En el nivel inicial hemos aprendido que los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos e Posición. Cada una de estas estructura poseen un dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posición la clave de contabilización es el principal campo de control.

2- CLASE DE DOCUMENTO

La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber de que tipo de operación se trata por medio de la clase de documento.

Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:

-Controla que tipo de cuentas se pueden imputar. Por ejemplo, en las clases de documento de facturas de acreedores no puede haber una imputación a un deudor, solo se puede imputar a cuentas de mayor y cuentas de acreedor.

-Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema.

-Define otros datos de control, como por ejemplo, si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc.

SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante, se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo a la necesidad de cada empresa.

TRANSACCION OBA7

IMG>Gestión Financiera>Parametrizaciones básicas de gestión financiera nuevo>Documento>Definir clases de documento

A continuación describiremos los datos necesarios para la configuración de Clases de Documentos:

1) Identificación

-Codificación: las clases de documento se pueden identificar con una clave de dos caracteres alfanuméricos.

-Texto: Se ingresa un texto explicativo que permita identificar para qué operaciones se utilizará la clase de documento. Por ejemplo, Contabilizaciones de Caja, Asientos de Ajustes de Auditoria, Ventas de servicios, etc.

2- Propiedades

-Rango: a cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeración que determinará el número de documento con el cual se registrará el documento en el sistema.

-Clase de documento de Anulación: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se puede definir si ese documento de anulación se identificará con una clase de documento diferente. Por ejemplo, la clase de docuemento KR (factura acreedor) se anula con la clase de documento XK. Si el campo se deja vacio se anulará con la misma clase de documento original.

-Grupo de autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupos de Autorizaciones de manera de limitar que usuarios contabilizarán con que clase de documento.

La clase de documento de anulación generalmente se utilizan en aquellos documentos que generan numeración legal, cuando SAP genera de manera automática los números de factura no conviene que la anulación se realice con la misma clase de documento porque sino dicha anulación generaría un nuevo documento con número legal, para evitar esto es que se utiliza una clase de documento distinta para marcar las anulaciones.

3- CLASE DE CUENTAS PERMITIDAS

En este sector se marcan que tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.

4-CONTROL

-Clase de documento neto: el impacto de este control lo desarrollaremos en las proximas lecciones cuando veamos los descuentos por pronto pago. Este control determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.

-Deudor / Acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Las clases de documento que posean este tilde solo podrán tener o un deudor o un acreedor. Lo que si esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor / acreedor.

-Contabiizaciones negativas permitidas: en SAP existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir, cuanto se contabilizo en aumentos y disminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa. Este tema lo desarrollaremos en la lección de anulaciones.

-Multisociedades GL: las clases de documentos que poseen este tilde permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación. Si bien todos los documentos son por sociedad, en una misma operación podemos registrar más de un documento al mismo tiempo.

- Sociedad GL asociada introducible: Este dato es importante para las implementaciones del módulo ECCS Consolidación empresarial. El módulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.

5- NECESARIO PARA ENTRADA DE DOCUMENTOS

Desde la clase de documento se puede definir que los campos Referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante del interlocutor comercial.

6- SOLO BI

SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer carga masivas de documentos. Las clases de documento que posean el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input.

7- T/C DOCUMENTO EN MONEDA EXTRANJERA

En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Por ejemplo si registramos facturas en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documento para pagos considere el tipo de cotización Vendedor.

3- RANGOS DE NUMERACIÓN

En la definición de una nueva clase de documento hemos visto que debemos determinar un rango de números el cual será necesario para numerar los documentos contables.

Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:

-Con asignación interna: es decir que el sistema generará el número de documento. en este caso, solo podrá ser numérico y la numeración será consecutiva.

-Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica: este caso el usuario que registre el documento será quien le asigne un número al documento que se generará. Esta asignación de numeros no guarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el número es asignado por un sistema externo.

-CREAR RANGOS DE NUMEROS

TRANSACCION FBN1

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Rangos de números de documento>Documentos envista de registro>Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos-

PANTALLA DE INGRESO

Sociedad: Los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Por lo tanto pueden existir dos documentos con el mismo número pero que pertenecen a distintas sociedades.

Visualizar Intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.

Modificar Intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.

Status: permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema. Hay que tener especial cuidado de no pisar el número con número ya grabado. Es decir, no se debe volver hacia atrás el contador de números.

Desde este el punto del customizing del rango de numeros encontramos dos transacciones más que nos facilitan el ingreso de los rangos de números en ejercicios siguientes, Hay una opción que nos permite copiar los rangos de números de una sociedad a otra, o sino la otra opción es copiar de un ejercicio a otro, esta herramienta es muy útil para agilizar la creación de rangos de números al inicio de cada ejercicio.

-Creación de Rangos de números

Rango; Clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documento pueden tener asignados el mismo rango.

Año: Los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los numeros volveran a comenzar desde el inicio. Si en año se completa con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por años.

Desde : Número con el cual comenzará el rango.

Hasta: Número donde finaliza el rango.

Número actual: último número emitido. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzará a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documentos que emitirá el sistema será el número siguiente al ingresado en número actual.

Externo: es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango, por ejemplo Desde A hasta ZZZZZZZZZ si es alfanumérico.

IMPORTANTE: Los rangos no pueden solaparse. Cada número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.

Se pueden copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro (Transacción OBH1)

Cada documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:

-Número de documento

-Sociedad

-Ejercicio

4- CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.

Adicionalmente la clave de contabilización tienen las siguientes funciones:

-Indicador relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.

-Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos.

-Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.

-Controlar el status campo de la imputación.

CUSTOMIZING

TRANSACCION OB41

IMG>Gestión Financiera nuevo>Parametrizaciones básicas de gestión financiera nuevo>Documento>Definir claves de contabilización.

SAP Trae definidas todas las claves de contabilización necesarias para las operaciones de una compañia. Sin embargo, pueden crearse nuevas claves de contabilización.

En una clave de contabilización se definen los siguientes datos:

-Si es una clave para el Debe o el Haber

-La clase de cuenta que se imputará (solo se puede elegir una única clase de cuenta por clave de contabilización)

OTRAS PROPIEDADES

-Posición con efecto sobre ventas: Este indicador hace que las posiciones de documento que se hayan entrado con esta clave de contabilización se tengan en cuenta en la determinación del volumen de operaciones.

-Cuenta de mayor especial: indica si se trata de imputaciones con CME. Por ejemplo, claves 09 y 19 para deudores.

-Clave de Contabilización de Anulación: se especifica con que clave se contabilizará una anulación. Por ejemplo, los registros contabilizados con clave 40 (Debe) se anulan con la ve 50 (Haber)

-Operación de Pago: indica si se trata de posiciones relevantes para pagos. Un clásico ejemplo es la clave 15 para deudores (Cobros) y clave 25 (Pagos).

GRUPO DE STATUS CAMPO : Las claves de contabilización también tienen un status campo que determina que campos son obligatorios, opcioneales u ocultos al momento de imputar una posición. Este tema lo veremos en la lección 3 de esta unidad.

TABLAS IMPORTANTES

BKPF

Es la tabla que contiene los datos de cabecera. La clase de documento la encontramos en esta tabla en el campo BLART

BSEG

Es la tabla que contiene las posiciones de un documento. Las claves de contabilización las encontramos en el campo BSCHL.