✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización
Clases de documentos y Claves de contabilización
Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras posee un dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentran las clases de documentos y en cada posición la clave de contabilización es el principal campo de control.
Ambas se definen a nivel de mandante, por lo tanto no se define ni asocia a ninguna sociedad en particular.
Tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las multiples operaciones contables que se registran en una empresa. A través de la consulta de las partidas individuales podemos diferenciar a qué tipo de operación corresponde.
Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:
*Controla que tipo de cuentas se pueden imputar.
*Determina el rango de numeración con el cual se generara cada documento en el sistema.
*Define otros datos de control como si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc.
SAP trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo a la necesidad de la empresa.
Transacción OBA7: IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Parametrizaciones básicas de Gestion Financiera (Nuevo) – Documento – Definir clases de documento.
Los siguientes son los datos necesarios para la configuración de clases de documentos:
*Identificación
Codificación: Clave de dos caracteres alfanuméricos.
Texto: Explicativo para definir qué operaciones se utilizara la clase de documento.
*Propiedades
Rango: A cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeración que determinara el número de documento con el cual se registrara en el sistema.
Clase de documento de anulación: Si un documento se anula el sistema reversa la operación con un contra asiento. Se recomienda definir una clase de documento nueva para la anulación. Si el espacio se deja vacío se anulara con la misma clase de documento original.
Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles para autorizar a determinados usuarios.
*Clase de cuentas permitidas: En este sector se marcan que tipos de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas.
*Control
Clase de documento neto: Determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago.
Deudor/Acreedor: Impide que se contabilice a más de un deudor o acreedor. Solo podrán tener a un deudor o acreedor. Lo que si está permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.
Contabilizaciones negativas permitidas: En SAP existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir cuánto se contabilizó en aumentos y disminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa.
Multisociedades GL: Permite que se contabilicen documentos para más de una sociedad en una única operación.
Sociedad GL asociada introducible: Este dato es importante para las implementaciones del módulo EC-CS Consolidación Empresarial. El módulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada.
*Necesario para entrada de documentos
Desde la clase de documentos se puede definir que los campos Referencia y Texto de Cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de Acreedores y Deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante del interlocutor comercial.
*Solo BI (Batch Input): SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer cargas masivas de documentos. Las clases de documento que posean el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input.
*T/C Documento en Moneda Extranjera
En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Ej. Si registramos facturas en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documentos para pagos considere el tipo de cotizacion Vendedor.
Los documentos se pueden numerar de la siguiente forma:
Con asignación interna: el sistema generara el número de documento. Solo podrá ser numérico y consecutivo.
Con asignación externa: puede ser numérica o alfanumérica, el usuario que registre el documento será quien le asigne un número al documento que se generara. Esta asignación no aguarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el número es asignado por un sistema externo.
Crear rangos de números
Transacción FBN1: IMG- Gestion Financiera (Nuevo) – Rangos de números de documento- Documentos en vista de registro – Definir rangos de números de documentos de la vista de entrada de datos
*Pantalla de ingreso:
Sociedad: los rangos de números de documentos siempre son por sociedad.
Visualizar intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes.
Modificar intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números.
Status: Permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema. La modificación siempre debe ser para adelante y no para atrás.
*Creación de Rangos de Números
Rango: clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documentos pueden tener asignado el mismo rango.
Año: los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio. Si en año se completa con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por años.
Desde: número con el cual comenzara el rango.
Hasta: número donde finaliza el rango.
Número actual: ultimo numero emitido por el sistema. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzara a numerar desde el inicio del rango. Si se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el numero siguiente al ingresado.
Externo: es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango, por ejemplo Desde A hasta ZZZZZZZZ si el alfanumérico.
A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al Debe o al Haber. En SAP también determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.
Adicionalmente tiene las siguientes funciones:
Indicador relevante para ventas: documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.
Indicador relevante para pagos: es relevante para pagos o diferencias en pagos.
Indicador Cuenta de Mayor Especial (CME): con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME.
Sobre el autor
Publicación académica de Ana Maria Garzón Villamil, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Ana Maria Garzón Villamil
Profesión: Auxiliar Contable - Colombia - Legajo: WZ56P
✒️Autor de: 119 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Ana Garzón
Disponibilidad Laboral: FullTime 
