✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización

CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACION:

1) DOCUMENTOS CONTABLES: estructura:

• Datos Cabecera: principal campo de control: CLASE DE DOCUMENTO
• Datos de Posicion: principal campo de control: CLAVE DE CONTABILIZACION

Ambas se definen a nivel mandante

2) CLASE DE DOCUMENTO: Permite diferenciar las multiples operaciones contables que se registran de una empresa.

Funciones de control:

• Controla que tipo de cuentas se puede imputar
• Determinan el rango de numeracion con el cual se generara cada documento en el sistema.
• Define por ej si permite operaciones intercompany, si los dtos por pronto pago se contabilizan por el neto,etc.

Se pueden definir mas clases de documentos ademas de las predeterminadas, de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Transacción OBA7-IMG-Gestión Financiera (Nuevo)-Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)-Documento-Definir Clases de documento-Definir clases de documentos de la vista de entrada de datos

Datos necesarios para configurar Clases de Documentos:

1. Identificacion:

• Codificacion: dos caracteres alfanumericos
• Texto: operaciones para las que se utiliza la clase de documento

2. Propiedades:

• Rango: cada clase de documento tiene un rango de numeracion que determinara el numero de documento con el cual se registrara en sistema.
• Clase de documento de anulacion:se define si el documento de anulacion se identificara con una clase de documento diferente. Si el campo se deja vacio se anulara con la clase de documento original. Generalmente se utiliza para la clase de documentos de numeracion legal
• Grupo de autorizaciones:que usuarios contabilizaran con que clase de documento.

3. Clases de cuentas permitidas

4. Control:

• Clase de Documento Neto: determina en que momento se considera un dto por pronto pago, si en la factura o en el pago.
• 1 deudor/acreedor: estas clases de documento solo podran tener un deudor o acreedor, pero si vs posiciones de los mismos.
• Contab negativas permitidas: se permikte anulacion negativa, para no alterar con anulacion los reportes de aumento o disminuciones.
• Multisociedades GL: permite contabilizar documentos en una operacion para mas de una sociedad. Cada documento por sociedad.
• Sociedad GL asociada introducible:para el modulo EC.CS Consolidacion Empresarial. Se trabaja con unidades asociadas para relacionar operaciones entre empresas de un mismo grupo. Introducir en cada posicion la unidad asociada.

5. Necesario para entrada de documentos:Se puede definir que referencia y Texto cabecera sean obligatorios. En casos de facturas de acreedores o deudores el campo Referenciadebe ser obligatorio, es donde se guarda el numero de comprobante.

6. Solo BI: con este tilde solo podran registrarse a traves de Batch Input

BATCH INPUT

Es una técnica que consiste en simular a un usuario ingresando datos en SAP pero de manera automática y utilizando las validaciones que nos proporciona el sistema en sus transacciones.

Es un método seguro y fiable. Se utiliza generalmente cuando debe realizarse un elevado número de altas, modificaciones o bajas.

Supongamos que se deben introducir en una tabla base de datos 10.000 registros. Tenemos dos posibilidades ingresar los 10.000 registros manualmente, lo que nos tomará una enorme cantidad de tiempo o hacerlo en forma automática, mediante un Batch Input.

Existen dos alternativas al momento de hacer un Batch Input:
Si la ejecución se realizará en forma online, entonces las actualizaciones se realizarán en el momento por lo que utilizaremos un CALL TRANSACCION.
Si la ejecución se realizará de fondo o batch, quedando almacenado en SAP para su posterior ejecución entonces crearemos un Juego de datos.

7. T/C en documentos en moneda extranjera

3) RANGOS DE NUMERACION: los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:

• Con asignacion interna: el sistema genera el numero de documento. Solo podra ser numerico y consecutivo.
• Con asignacion externa: podra ser numerica o alfanumerica. Esta asignacion no guarda correlatividad. Este tipo de numeracion se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el numero es asignado por un sistema externo.

CREAR RANGOS DE NUMEROS: Transacción FBN1- IMG-Gestión Financiera (Nuevo)-Rangos de números de documento-Documentos en vista de registro-Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos.

-Sociedad: definir sociedad

-Visualizar intervalos

-Modificar Intervalos

-Status: permite la modificacion del ultimo numero generado por el sistema. Tener cuidado de no pisar el numero con un numero ya grabado. No se debe volver atras el contador de numeros.

Desde esta transaccion hay dos transacciones mas, copiar rango de numeros de una sociedad a otra y de un ejercicio a otro. (Transacción OBH1).

CREACION DE RANGO DE NUMEROS:

• Rango: clave del rango que se le asigna a las clase de documentos. Muchas clases de documentos pueden tener el mismo rango.
• Año: los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. o si el año se completa con 9999 los rangos seran unicos y no por años.
• Desde
• Hasta
• Numero actual: ultimo numero emitido. Se puede dejar en blanco y comenzara a numerar desde el inicio del rango.
• Externo: marca para identificar que el rango de numeracion es externo. Igualmente se debe especificar un rango desde -hasta.

Los rangos no pueden solaparse. Cada número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.

Cada documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos:
-Número de documento
-Sociedad
-Ejercicio

4) CLAVES DE CONTABILIZACION: si una imputacion se realiza al debe o al haber. Que tipo de imputacion estamos realizando, deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales,etc.

FUNCIONES ADICIONALES:

• Indicador Relevante para ventas: los documentos que se ingresen con claves de contabilización que posean esta marca se tendrán en cuenta en los volúmenes de operaciones que muestra el sistema en determinados reportes.
• Indicador Relevante para pagos: indica que una operación es relevante para pagos o diferencias en pagos. 15 para cobros, 25 para pagos.
• Indicador Cuenta de Mayor especial: con este tilde todas las contabilizaciones deberán llevar un indicador CME. Ej: 9 y 19 para deudores.
• Controlar el status campo de la imputación.

Transacción OB41-IMG-Gestión Financiera (Nuevo)-Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)-Documento-Definir Claves de contabilización.

En una clave de contabilizacion se definen los siguientes datos:

• si es una clave para el debe o haber
• la clase de cuenta que se imputara (solo una clase de cuenta por clave de contabilizacion).

Grupo de Status Campo: que campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de imputar una posicion.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Gabriel Casas