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✒️SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización

SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización

SAP FI Las clases de documentos y claves de contabilización

Clases de Documentos y claves de contabilización

1. DOCUMENTOS CONTABLES

En el nivel inicial hemos aprendido que los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructura poseen una dato de control fundamental. En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control.

Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no se asociada ni depende de una sociedad en particular.

2. Clases de documentos

La clase de documento tiene como objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Al momento de visualizar un reporte de partidas individuales o un mayor contable podremos saber de qué tipo de operación se trata por medio de la clase de documento.

Adicionalmente las clases de documento poseen las siguientes funciones de control:

Controla qué tipo de cuentas se pueden imputar. Por ejemplo, en las clases de documento de facturas de acreedores no puede haber una imputación a un deudor, solo se puede imputar a cuentas de mayor y cuentas de acreedor

Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el Sistema

Define otros datos de control, como por ejemplo, si permite operaciones intercompany, si los descuentos por pronto pago se contabilizan por el neto, etc

SAP ya trae configurado una gran cantidad de clases de documento, no obstante, se pueden definir nuevas clases de documento de acuerdo a la necesidad de cada empresa

OBA7 – IMG - Gestión Financiera (Nuevo)-Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)- Documento-Definir Clases de documento

A continuación describiremos los datos necesarios para la configuración de Clases de Documentos:

1. Identificación

Codificación: las clases de documento se pueden identificar con una clave de dos caracteres alfanuméricos

Texto: Se ingresa un texto explicativo que permita identificar para qué operaciones se utilizará la clase de documento. Por ejemplo, Contabilizaciones de Caja, Asientos de Ajustes de Auditoria, Ventas de servicios, etc

2. Propiedades

Rango: a cada clase de documento se le debe asignar un rango de numeración que determinará el número de documento con el cual se registrará el documento en el sistema.

Clase de documento de Anulación: si un documento se anula, el sistema reversa la operación con un contra asiento. En este campo se puede definir si ese documento de anulación se identificará con una clase de documento diferente. Por ejemplo, la clase de documento KR (factura acreedor) se anula con la clase de documento XK. Si el campo se deja vacío se anulará con la misma clase de documento original

Grupo de Autorizaciones: este campo es necesario para roles y perfiles y permitirá asignar a determinados usuarios Grupos de Autorizaciones de manera de limitar qué usuarios contabilizarán con qué clase de document

3. Clase de cuentas permitidas

En este sector se marcan qué tipo de cuentas están permitidas imputar en cada clase de documento. Se pueden elegir diferentes tipos de cuentas

4. Control

Clase de documento neto: el impacto de este control lo desarrollaremos en las próximas lecciones cuando veamos los descuentos por pronto pago. Este control determina en qué momento se considera un descuento por pronto pago, si en la factura o en el pago

1 Deudor/ Acreedor: este control impide que se contabilice a mas de un deudor o acreedor. Las clases de documento que posean este tilde solo podrán tener o un deudor o un acreedor. Lo que si esta permitido es tener varias posiciones con el mismo deudor/acreedor.

Contabilizaciones negativas permitidas: en SAP existen reportes de Cifras de Movimiento, es decir, cuanto se contabilizó en aumentos y disminuciones. Para no alterar estos reportes con anulaciones se permite la anulación negativa. Este tema lo desarrollaremos en la lección de anulaciones

Multisociedades GL: las clases de documentos que poseen este tilde permite que se contabilicen documentos para mas de una sociedad en una única operación. Si bien todos los documentos son por sociedad, en una misma operación podemos registrar más de un documento al mismo tiempo

Sociedad GL asociada introducible: Este dato es importante para las implementaciones del módulo EC­CS Consolidación empresarial. El modulo de consolidación trabaja con unidades asociadas para relacionar las operaciones entre empresas del mismo grupo. Habilitando este campo se podrá introducir en cada posición cual es la unidad asociada

5. Necesario para entrada de documentos

Desde la clase de documento se puede definir que los campos Referencia y texto de cabecera sean datos obligatorios o no. Es muy importante que las facturas de acreedores y deudores posean el campo Referencia como entrada obligatoria ya que es el campo asignado para guardar el número de comprobante del interlocutor comercial.

6. Solo BI

SAP cuenta con muchas herramientas que permiten hacer carga masivas de documentos. Las clases de documento que posean el tilde BI solo podrán registrarse a través de Batch Input

7. T/C Documento en Moneda Extranjera

En este campo se puede especificar si para esta clase de documento se debe utilizar un tipo de cotización diferente para los documentos que se generen en moneda extranjera. Por ejemplo si registramos facturas en moneda extranjera, se puede especificar que la clase de documento para pagos considere el tipo de cotización Vendedor.

3. RANGOS DE NUMERACION

En la definición de una nueva clase de documento hemos visto que debemos determinar un rango de números el cual será necesario para numerar los documentos contables.

Los documentos se pueden numerar de la siguiente manera:

- Con asignación interna: es decir que el sistema generará el número de documento. En este caso, solo podrá ser numérico y la numeración será consecutiva

-Con asignación externa la cual puede ser numérica o alfanumérica: en este caso el usuario que registre el documento será quien le asigne un número al documento que se generará. Esta asignación de números no guarda una correlatividad. Este tipo de numeración habitualmente se utiliza en las interfaces con otros sistemas donde el número es asignado por un sistema externo

Crear rangos de Números

FBN1 –IMG- GF NUEVO - Rangos de números de documento-Documentos en vista de registro- Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos

Pantalla de Ingreso

Sociedad: Los rangos de números de documentos siempre son por sociedad. Por lo tanto pueden existir dos documentos con el mismo número pero que pertenecen a distintas sociedades.

Visualizar Intervalos: permite visualizar los rangos de números existentes

Modificar Intervalos: permite modificar o agregar nuevos rangos de números

Status: permite la modificación del número actual que es el último número generado por el sistema. Hay que tener especial cuidado de no pisar el número con número ya grabado. Es decir, no se debe volver hacia atrás el contador de números

Creación de Rangos de números

Rango: Clave que identifica el rango de números que estamos creando. Este rango es el que se asigna a la clase de documento. Muchas clases de documento pueden tener asignados el mismo rango.

Año: Los documentos pueden numerarse por año o ejercicio. Esto significa que cada año los números volverán a comenzar desde el inicio. Si en año se completa con 9999 entonces los rangos serán únicos y no por años.

Desde: Número con el cual comenzará el rango.

Hasta: Número donde finaliza el rango.

Número actual: último número emitido. Se puede dejar en blanco y el sistema comenzará a numerar desde el inicio del rango. Si se se completa con algún valor el próximo documento que emitirá el sistema será el número siguiente al ingresado en número actual.

Externo: es la marca que permite identificar que el rango de numeración será externo. A pesar de que sea externo se debe especificar un rango, por ejemplo Desde A Hasta ZZZZZZZZZZ si es alfanumérico.

Los rangos no pueden solaparse. Cada número solo puede estar contenido en un único rango. Si algún rango se ingresa mal no se podrá grabar la transacción.

Se pueden copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro (Transacción OBH1).

Cada documento en SAP se encuentra identificado por los siguientes datos Número de documento, Sociedad, y Ejercicio.

4. CLAVES DE CONTABILIZACION

A nivel funcional las claves de contabilización son las que determinan si una imputación se realiza al debe o al haber. En SAP, la clave de contabilización es también la que determina que tipo de imputación estamos realizando, si un deudor, acreedor, cuenta de mayor, activos fijos, materiales, etc.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Marco Guerra, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Master

Marco Guerra

Profesión: Economista, Especialista en Gerencia Financiera - Colombia - Legajo: SR93Q

✒️Autor de: 130 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Economista especializado en gerencia financiera, con más de 10 años de experiencia laboral en empresas del sector real y privado en las áreas administrativas y financieras.

Certificación Académica de Marco Guerra

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "Las clases de documentos y claves de contabilización" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Senior

Clases de documentos y claves de contabilización Clases de documento tiene por objetivo diferenciar las diferentes operaciones contables, controlan que tipo de documento se puede imputar, determinan el rango de números . El sistema ya trae predefinidas claves de contabilización, pero se pueden crear nuevas para necesidades especificas de la empresa. Claves de contabilización: definen el tipo de operación que se va realizar, ya sea al debe o al haber. Rangos de números: se crean a nivel de mandante, no pueden solaparse

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Creado y Compartido por: Diana Paola Leiva Janser

*** CVOSOFT - Nuestros Alumnos - Nuestro Mayor Orgullo como Academia ***

Clases de Documentos y Claves de Contabilización - Documentos Contables: Datos de cabecera > y Datos de posición; y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control. - Clases de Documentos: Permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Creación de Rangos de Números: Los rangos no pueden solaparse. Transacciones: OBA7 - Definir clases de documentos FBN1 - Definir rangos de números de documento de la vista de entrada de datos. OB41 - Definir claves de contabilización Tablas Importantes: BKPF >BLART BSEG

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Creado y Compartido por: Neydis Ossa Alvarez

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SAP Master

Clases de documentos y claves de contabilización. En los datos de cabecera se encuentra la clase de documento y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control. Todas las clases de documento se define a nivel mandante. La clase de documento permite diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Funciones de control de las clases de documento: -Controla que tipo de cuentas se pueden imputar. -Determinan el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema. -Define otros datos de control. Transacción para definir clases de documento: OBA7. Transacción para crear rangos de números FBN1. Claves de contabilización:...

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Creado y Compartido por: Maricela Hernandez Mayen

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SAP Expert

LECCION 1º DE 9: Clases de Documentos y claves de contabilización • CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACION • En los documentos contables, hay datos de cabecera y hay posiciones, se tiene en los datos de cabecera las clases de documento que son para diferenciar las operaciones. • TRANSACCION OBA7: Para configuración de clase de documento. • Estos tienen una codificación y un texto. • Se tienen en cuenta las siguientes propiedades: • Rango: Numeración con que se registrara e el sistema. • Clase de documento de anulación: Puede ser igual al comprobante que se anula, pero lo ideal es que sea diferente. • Grupos de autorizaciones: para determinados perfiles....

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Creado y Compartido por: Claudio Andrés Talavera

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SAP SemiSenior

Clases de Documentos y claves de Contabilización 1. Documentos contables Se definen a nivel mandante --> no se asocian ni dependen de ninguna sociedad en particular. 2. Clase de documento (tipo de documento) Permite diferenciar las distintas operaciones contables que se registran en la empresa. Funciones de control - Controla que tipo de cuentas se pueden imputar - Determina rango de numeración con el cual se generará cada documento - Otros controles Tcode - OB47 - Definir clases de documentos Al configurar las clases de documentos, se tienen distintos conjuntos de valores a parametrizar. 3. Rangos de numeración - Asignación interna - el sistema genera el número de documento. Solo numérico...

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Creado y Compartido por: Fernando Andrés Caraballo / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP Master

CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN DOCUMENTOS CONTABLES Tanto las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no sea asociada ni depende de una sociedad en particular CLASE DE DOCUMENTO Su objetivo es permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa Funciones de control: controla qué tipo de cuentas se pueden imputar, determinar el rango de numeración con el cual se generará cada documento en el sistema, define otros datos de control Trx. OBA7 definir clases de documento Datos necesarios para la configuración de clases de documento: identificación,...

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Creado y Compartido por: Cristina Gabriela Pinto Ramos

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SAP Senior

1 DOCUMENTOS CONTABLES: Los documentos en SAP se encuentran estructurados en DATOS DE CABECERA Y DATOS DE POSICIÓN. En los DATOS DE CABECERA se encuentran la CLASE DE DOCUMENTO y en cada posición la clave de contabilización es principal campo de control. Las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel MANDANTE esto quiere decir que no se asocian ni depende de una sociedad en particular. 2 CLASE DE DOCUMENTO: Tienen por objetivo funcional permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa. Las clases de documento poseen las siguientes funciones de control: * Controla que tipo de cuentas se pueden imputar. * Determina el rango de numeración...

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Creado y Compartido por: Gabriel Romero / Disponibilidad Laboral: PartTime

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SAP SemiSenior

CONSULTOR FUNCIONAL MÓDULO FI NIVEL AVANZADO UNIDAD 3 PARAMETRIZACION DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES CONTABLES LECCION 1 CLASES DE DOCUMENTOS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN 1 DOCUMENTOS CONTABLES Los documentos en SAP se encuentran estructurados en Datos de Cabecera y Datos de Posición. Cada una de estas estructuras poseen un dato de control fundamental. La clase de documento y la clave de contabilización se definen a nivel de mandante, no se asocia ni depende de una sociedad en particular. 2 CLASE DE DOCUMENTO Su objetivo funcional es permitir diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran. A través de la clase de documento podremos saber de que tipo de operación se trata. La...

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Creado y Compartido por: Dainy Karina Guerreo Ortiz / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

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SAP Master


DOCUMENTOS CONTABLES Clases de documentos Para dar de alta una clase de documento debemos ingresar a la transacción OBA7 En la misma vamos a definir: -Nombre y abreviatura de la clase -Primeros 2 dígitos del rango de numeración al que va a pertenecer. -Las clases de cuentas permitidas -Datos de control del documento -Datos obligatorios de ingreso para la contabilización del mismo -Si es solo de Batch Input o puede contabilizarse manualmente -Tipo de cambio sugerido si es del exterior Los Rangos de numeración los vamos a crear desde la FBN1 y también se pueden copiar los rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro desde la OBH1. Las claves...

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Creado y Compartido por: Mauro Scaiano / Disponibilidad Laboral: FullTime

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SAP Master

Clases de documentos y claves de contabilización Los documentos en SAP se encuentran estructurados en datos de cabecera y datos de posición, cada una de estas estructuras poseen un dato de control fundamental. Nota: todas las clases de documento como las claves de contabilización se definen a nivel mandante, esto quiere decir que no esta asociada ni depende de una sociedad en particular. Clase de documento: permite diferenciar las múltiples operaciones contables que se registran en una empresa Funciones: controlar el tipo de cuentas que se pueden imputar, determina el rango de numeración con el cual se genera cada documento y define otros datos de control. Ruta/OBA7 IMG-gestion financiera-parametrizaciones...

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Creado y Compartido por: Angie Mayerli Neisa Ballesteros / Disponibilidad Laboral: FullTime + Carta Presentación

 


 

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