✒️SAP FI El cobro / pago automático

Cobro / pago automático

1- Repaso- Datos maestros

Permite emitir pagos masivos. Necesitamos datos relevantes y requisitos previs

Datos Maestros de Acreedores y Deudores

Solapa Datos Generales- Control

Cliente /Acreedor

Si un deudor es también acreedor , se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos. Y se pueden visualizar en el reporte de visualización de partidas individuales y de de selección de partidas abiertas.

Solapa Datos Generales- pagos

Cuentas bancarias

Podemos almacenar los datos bancarios del acreedor o deudor y si realizamos transferencias masivas el sistema tomará los datos .

Pagador /Receptor alterativo

Si se marca el tilde Especificaciones Individuales, se podrán ingresar los datos del receptor del pago al momento de ingresar las facturas, con esta opción no es necesario que el receptor del pago este creado como dato maestro SAP

Si el receptor del pago/ pagador es un deudor o acreedor yq existente, se introduce el número de cuenta de deuor/ acreedor en el registro maestro como receptor de pago permitido-

Cuando se introduce la factura se puede seleccionar uno de los pagadores o receptores de pago mediante el matchcode.

Si se introduce un pagador alternativo, éste pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido.

Si se introduce un receptor del pago alternativo, éste recibirá el importe que la empresa debe pagar para compensar las partidas que hayan vencido.

Solapa Datos Sociedad- Gestión de cuenta

Central y Subsidiaria

Sap permite tener cuentas ee la central y de las subsidiarias ( cada una es un dato maestra diferente) Todas las partidas contabilizadas en la cuenta de la subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de a la central. Si está seleccionado el campo de Gestión Descentralizadas en el registro maestro de la central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la subsidiaria.

Solapa Datos de Sociedad - Pagos

Clave de bloqueo : para pagos automáticos. Se bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pago

Tiempo previsto hasta cobro de cheque

Es la cantidad de días que transcurren antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por cheque.

la fecha se calcula : Fecha valor = Fecha de contabilización del pago tiempo hasta cobro del cheque.

Sirve como información para que tesorería sobre la salida de fondos que se espera

Vías de pago:

Determina la lista de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos. Si en la partida de pago se indica explícitamente una, se toma como preferencia .

Pagar todas las partidas individualmente

Indica que se pague por separado cada partida abierta del acreedor, no se agruparán para un pago.

Banco Propio

Datos del banco con los que se pagará

2- Repaso partidas abiertas

Con FB02 y FBL1N podemos analizar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas y modificarlas de ser necesario.

3- Programa de Pagos automáticos

Permite realizar automáticamente lo siguiente:

Seleccionar facturas pendientes que deban pagarse

Contabilizar documentos de pago

Imprimir medios de pago , o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

El proceso de pago consiste en cuatro pasos

1- Fijar parámetros:

Qué se tiene que pagar?

Qué vías de pago se utilizarán?

Cuando se llevará a cabo el pago?

Qué sociedades se tendrán en cuenta?

Cómo se les va a pagar?

2- Generar una propuesta

Se generará una lista de los interlocutores comerciales ( deudores y acreedores) y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Se puede bloquear o desbloquear para el pago.

3- Planificar la ejecución de pago :

Se planifica la ejecución de pago. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor

4 Imprimir los medios de pago:

Luego de haber contabilizado se planifica los programas de impresión para la creación de medios de pago.

Transacción F100

Finanzas

Gestión Financiera

Acreedores

Operaciones periódicas

Pagos.

Parámetros

Cualquier ejecución del programa de pagos se identifica mediante dos campos.

Fecha de ejecución : es la fecha real de ejecución del programa

Identificación : sirve para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fechas de ejecución

Datos relevantes para crear una propuesta

La fecha de contabilización es la fecha en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el Libro Mayor.

Todos los documentos ingresados en el sistema hasta la fecha Documentos creados hasta se incluyen en la ejecución de pago.

Se ingresan las sociedades sobre las cuales se emitir los pagos. Si se introducen varias sociedades, deberán separarse con una coma. Si es un rango de sociedades , se deberá introducir la primera y la última sociedad entre paréntesis.

Se deben seleccionar las vías de pago

Fecha de contabilización , se refiere a la próxima fehca en la cual se ejecutará nuevamente un pago. El sistema toma las partidas que estén por vencer entre la fecha de pago actual y la próxima.

Se deberán seleccionar los acreedores y clientes a los cuales se les realizarán los pagos

Se generará una lista de los interlocutores comerciales ( deudores y acreedores) y las facturas pendientes que han vencido para el pago. Se puede bloquear o desbloquear para el pago.

Otras solapas:

Selección libre : Podemos utilizar hasta tres filtros adicionales

Log Adicional: nos permite seleccionar qué información deseamos ver en el log de la propuesta de pagos.

Impresión y Soporte datos :

Propuesta

Una vez ingresados los parámetros del programa de pagos, de planifica la propuesta de pago : el programa selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago. Luego agrupa estas posiciones por pagos y asigna vías de pagos y los datos bancarios que se utilizarán. Si no puede encontrar una vía de pago o datos bancarios válidos o si está bloqueada para el pago, la añadirá a la lista de excepciones.

Una vez finalizada la ejecución de propuesta, el sistema genera dos informes.

la lista de propuestas de pago : muestra los interlocutores comerciales y los importes para cobrar o pagar. Dependiendo del layout se puede visualizar los números de documento y los descuentos por pronto pago asociados.

Si hacemos un doble click en un pago, podremos visualizar una lista de todas las partidas abiertas que deberán pagarse junto con el pago en cuestión.

la lista de las excepciones. : si seleccionamos el log adicional, la lista muestra por qué no se pueden pagar la factura y podemos hacer las modificaciones necesarias.-

Usando el ícono Reasignar podemos asignar la partida a un pago distinto ( a otra vía de pago por ej) o crear un nuevo pago seleccionado una vías de pago y el banco propio.

Nota de voz: En las excepciones pueden aparecer problemas , como los bloqueos de pagos . En este caso ,se debe eliminar la propuesta, desbloquear la partida y luego volver a generar una propuesta de pago nuevamente. Desde la propuesta no se puede desbloquear, pero sí bloquear una partida que esté disponible para el pago.

Ejecución

Una vez tratada y grabado la propuesta de pago, la ejecución de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.

Hasta ahora, los documentos incluidos en esta ejecución de pago se han bloqueado para cualquier otra contabilización .

En este paso se crean los documentos de pago, se compensan las partidas abiertas y se realizan contabilizaciones en el Libro Mayor.

Nota de voz: AL realizar el pago, se generan y contabilizan los documentos. SI algún pago se hizo por error o debe anularse, se debe utilizar la transacción FBRA para anular compensaciones. Se usa la misma transacción que se usa para la anulación manual. Si además de contabilizar la ejecución de pagos automático se ejecutó la impresión de cheque, entonces de debe anular el pago con la transacción FCH8 . Si bien los pagos se hacen con las transacciones automáticas, las anulaciones se hacen con las transacciones manuales

Cuentas transitorias

Se recomienda usar cuentas transitorias bancarias en la contabilización de entradas y salidas de pagos, por ej , en el caso de cuentas para cheques emitidos, transferencias bancarias cobradas y pagadas.

Esto permite conciliar en cualquier momento el saldo de cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente. , Las cuentas transitorias contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aún no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria. Las contabilizaciones en la cuenta banco real ( cuenta principal) normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o electrónico.

Impresión y soporte de datos.

La ejecución de impresión inicia el programa de impresión que realiza las siguientes tareas:

Transferir los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunto a la gestión de impresión

Generar los archivos EDI ( intercambio de datos electrónicos)

Para que el sistema pueda ejecutar el programa de impresión, deberá existir como mínimo una variante por cada programa de impresión de las vías de pago permitidas y utilizadas.

Las variantes comprenden una serie de criterios de selección que se utilizan para separar datos en el registro de impresión, Por cada variante que se haya llamado desde un programa de impresión de soporte de datos, se generarán órdenes de impresión separadas en la gestión de impresión. Con la transacción SP01 se puede acceder a esta clase de órdenes para su impresión

El programa de impresión de cheques realiza los siguientes pasos:

Asigna los números de cheque a los documentos de pago

Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques.

Imprime cheques y documentos adjuntos.