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✒️SAP FI El cobro / pago automático

SAP FI El cobro / pago automático

SAP FI El cobro / pago automático

01 _ Unidad 4 _ Notas L05

Cobro/pago automático

F110

Transacción F110 - Pagos Automáticos.

Transacción utilizada en SAP para registrar pagos automáticos de acreedores y deudores.

Esta transacción permite contabilizar de manera masiva pagos a acreedores y cobranzas de clientes.

La transacción se completa con los siguientes pasos:

  • Parámetros: se especifica las sociedades, las fechas, a quien y con qué vía de pago se va a pagar.
  • Propuesta: se analiza y/o modifica la propuesta realizada por el sistema con los parámetros ingresados.
  • Pagos: luego de confirmar la propuesta se contabilizan las ordenes de pago.
  • Impresión y soporte de pago: se imprimen las notificaciones a proveedores, los cheques o se generan los soportes magneticos que contengan la información de los pagos realizados.

Puede acceder a la Transacción F110 utilizando el menú:

  • Menú SAP
    • Finanzas
      • Gestión financiera
        • Acreedores
          • Operaciones periódicas
            • F110 - Pagos

FB02

Transacción estándar de SAP que permite modificar documentos contables.

Hay dos formas de poder acceder a modificar los datos:

  • De manera individual ingresando la identificación del documento que se compone por el número de documento, sociedad y ejercicio
  • Por medio de una lista de documentos, presionando el botón que aparece en pantalla Lista de Documentos. La lista permite filtrar por una gran cantidad de datos como sociedad, ejercicio, clase de documento, fecha de registro, fecha de contabilización, etc.

Los datos que se pueden modificar en un documento de SAP no son muchos. A nivel de cabecera se podrá modificar el texto de cabecera y el campo Referencia.

A nivel de posición de pueden modificar mas campos como el texto, la asignación, clave de referencia, vía de pago, bloqueos de pagos, etc.

Nunca se podrán modificar datos relevantes como fechas, importes, cuentas de mayor o imputaciones adicionales como centros de costos, centro de beneficios, etc.

FBL1N

Transacción FBL1N - Partidas Individuales de Acreedores

Transacción utilizada en SAP para obtener un listado de los documentos de acreedores.

Esta transacción brinda un detalle exhaustivo de todas las operaciones registradas con los acreedores, como facturas, notas de créditos, pagos, compensaciones, etc. El reporte permite evaluar las partidas abiertas, compensadas, las operaciones con CME, los vencimientos y saldos a fecha.

Puede acceder a la Transacción FBL1N utilizando el menú:

  • Menú SAP
    • Finanzas
      • Gestión financiera
        • Acreedores
          • Cuenta
            • FBL1N - Visualizar/Modificar partidas

FBRA

Transacción FBRA - Anular compensaciones

Transacción utilizada en SAP para anular documentos de compensación. Para ejecutar esta transacción solo es necesario agregar la identificación del documento a anular (Número de documento, sociedad y ejercicio) y presionar el botón Guardar.

Las anulaciones de las compensaciones contabilizan documentos de anulación y también se deberá indicar el motivo de anulación, 01 para anular en periodo actual y 02 para anular en periodo cerrado.

Puede acceder a la Transacción FBRA utilizando el menú:

  • Menú SAP
    • Finanzas
      • Gestión financiera
        • Libro mayor
          • Documento
            • FBRA - Anular compensación

AUDIO TIPS

En las excepciones pueden existir errores que no se pueden solucionar desde la propuesta sino que deben resolverse primero como por ejemplo los bloqueos de pago, si una partida se encuentra bloqueada no podrá pagarse en ese caso se debe eliminar la propuesta desbloquear la partida y luego volver a generar una propuesta de pago nuevamente. Si bien en la propuesta no se puede desbloquear lo que sí se puede hacer es bloquear una partida que está disponible para el pago; al bloquearla el programa no la contemplara en la ejecución del pago.

Al ejecutar el pago se generan y contabilizan los documentos, si algún pago se hizo por error o debe anularse se debe utilizar la transacción FBRA para anular compensaciones, es decir utilizamos la misma transacción con la cual se anularía un pago manual si además de contabilizar la ejecución de pagos automática se ejecutó el programa de impresión de cheques entonces se debe anular el pago por la transacción FCH8 la que vimos en la lección de cheques, si bien los pagos se hacen por una transacción automática si hay que realizar una anulación se debe realizar con las transacciones manuales.


Respuesta Instructor:

Hola Juan Pablo,

Te paso las respuestas a tus consultas:

-Si en el maestro del proveedor tengo mas de un metodo de pago, ejemplo C,A,I y no indico el metodo de pago en la factura y en f110 pongo vias de pago C,A,I,X, etc. Que logica usa SAP para determinar de que manera le va a pagar a ese proveedor, ya que tiene configurado 3 vias de pago?
En ese caso el programa no podrá determinar la vía de pago. La propuesta quedará como excepción y habrá que indicarlo en los pagos. Lo ideal es realizar una modificación masiva en la transacción FBL1N asignando la vía de pago con la cual se realizará el pago.

-En la f110, cuando reviso la propuesta de pago, el boton reasignar es el que me va a permitir modificar los valores para que una partida que aparece en rojo el programa de pago me la tome? Es lo mismo si tengo una partida que me acepte y NO quiero que la pague?
Sino querés pagar una partida que esta en verde, en la ventana donde tenes disponible el botón reasignar, tenes la opción de bloquear la partida. Si la bloqueas no será incluida en el pago.

-Por otro lado, cuando hablas de las cuentas transitorias, podrías explicarme un poco más acerca de eso? En mi trabajo, sé que por ejemplo la cuenta de un banco es 10000 donde cero es la base, luego 10002 la usan para pagos por cheque, la 100004 para pagos manuales y asi sucesivamente. Las cuentas que no terminan en 0, como la 10002 y la 10004 tienen cuenta asociada la 10000 o no manejan cuenta asociada?
Las cuentas de banco no se manejan como cuentas asociadas, lo que tienen en común las cuentas de un mismo banco (principal, pagadora, cobradora y otras) es que poseen el mismo banco propio e ID de cuenta en el maestro de la cuenta (Solapa Entrada/banco / intereses).
Igualmente en la configuración de los bancos se determina para cada banco propio y vía de pago en qué cuenta contabiliza (Pagadora cheques o pagadora transferencias, etc).

Cuando el banco manda la reconciliacion bancaria, ¿cómo es el proceso de ajuste? Es hacer asientos de compensacion entre las cuentas ?
Cuando se procesa un extracto bancario, el sistema contabiliza en la cuenta principal y en la cuenta transitoria que corresponda. Respecto a la compensación hay dos formas, uno es que se compense al mismo tiempo que se contabiliza el extracto, pero para esto tiene que haber algún campo que haga unívoca la compensación. Por ejemplo, el importe y el número de cheque, si el sistema encuentra estas coincidencias, contabiliza y compensa. La otra opción es que el extracto haga simples asientos contables y en un proceso posterior se realice la compensación, ya sea manual o automática. Esta última es la opción que mas se utiliza ya que la primera puede frenar las contabilizaciones sino encuentra con qué compensar.

-Por ultimo, al respecto de los alternative payees, en que parte del documento de factura de proveedor indicas a cual hay que pagarle?
Ejemplo, tengo un proveedor 010 y tiene 3 alternative payees asociados. En el documento de la factura, en que campo lo indico?
En la transacción FB60, en la solapa Pagos se habilita el campo Receptor Alternativo. En este campo indicas a cual de los tres receptores le realizarás el pago (te adjunto una imagen).

Saludos
Nancy



Consulta Alumno:

Hola Nancy,

Tengo las siguientes consultas:

-Si en el maestro del proveedor tengo mas de un metodo de pago, ejemplo C,A,I y no indico el metodo de pago en la factura y en f110 pongo vias de pago C,A,I,X, etc

Que logica usa SAP para determinar de que manera le va a pagar a ese proveedor, ya que tiene configurado 3 vias de pago?

-En la f110, cuando reviso la propuesta de pago, el boton reasignar es el que me va a permitir modificar los valores para que una partida que aparece en rojo el programa de pago me la tome? Es lo mismo si tengo una partida que me acepte y NO quiero que la pague?

-Por otro lado, cuando hablas de las cuentas transitorias, podrías explicarme un poco más acerca de eso? En mi trabajo, sé que por ejemplo la cuenta de un banco es 10000 donde cero es la base, luego 10002 la usan para pagos por cheque, la 100004 para pagos manuales y asi sucesivamente.

Las cuentas que no terminan en 0, como la 10002 y la 10004 tienen cuenta asociada la 10000 o no manejan cuenta asociada?

Cuando el banco manda la reconciliacion bancaria, ¿cómo es el proceso de ajuste? Es hacer asientos de compensacion entre las cuentas ?

-Por ultimo, al respecto de los alternative payees, en que parte del documento de factura de proveedor indicas a cual hay que pagarle?

Ejemplo, tengo un proveedor 010 y tiene 3 alternative payees asociados. En el documento de la factura, en que campo lo indico?

desde ya, muchas gracias!

:: Juan Pablo Carro

Respuesta Instructor:

Hola Sixmara,

El problema es que en el campo Siguiente fecha de contabilización, le habías colocado una fecha muy próxima, 01/09/2012. El sistema revisa las fechas de vencimiento y se fija si aun puede pagarlas en el próximo pago, entonces como es una fecha cercana no considera las facturas, ya que las incluirá en la corrida de pagos del 01/09.

Adicionalmente, hay una configuración en la sociedad pagadora que determina los días de tolerancia en los plazos de pagos en la cual puede superarse el vencimiento de una factura. En este servidor dicho campo tiene un valor de 8 días. Por lo tanto, si tienes una factura que vence el día 31/08 con condición de pago contado, el sistema considerará que debe pagar esa factura antes del 08/09. Si le indicas en los parámetros que la próxima vez que tienes previsto pagar es el 01/09 no incluirá esa factura en la propuesta. Si le indicas que el próximo pago previsto es el 09/09 entonces la considerará.

Modifique la fecha del próximo pago en tus parámetros y ahora funciona correctamente.

Saludos
Nancy



Consulta Alumno:

Hola Nancy,

Por favor puedes ayudarme a mirar porque no me genera la propuesta 31.08.2012 L040P del ejercicio. Le deje solo con los parámetros.

Muchas gracias.

:: Sixmara Torres

Respuesta Instructor:

Hola Laura,

Disculpa, me había quedado pendiente esta pregunta. Te amplío la utilidad de los dos conceptos que me preguntas:

Pagador Alternativo:

Se utiliza básicamente para pagarle a alguien que no es quien emitió la factura. Hay varios ejemplos que aplican en estos casos, supongamos que un proveedor posee un embargo judicial, entonces el pago de sus facturas debe depositarse en la cuenta de un juzgado y no en la cuenta bancaria del proveedor. También esta el caso de los proveedores que ceden sus facturas a sus acreedores. Para estos casos lo que se hace es contabilizar la factura en el proveedor que corresponda y por medio del pagador alternativo se especifica a quien se le debe realizar el pago.
Contablemente, el asiento del pago da de baja la cuenta del proveedor que facturó pero los datos para la emisión del cheque o el número de cuenta bancaria corresponden al pagador alternativo.

Cuentas Transitorias de Banco:

SAP tiene como recomendación utilizar cuentas de mayor transitorias para bancos. Lo ideal son 3 cuentas, una que represente el saldo real del extracto, una que represente los pagos emitidos y otra cuenta para las cobranzas recibidas. Con este circuito la empresa registra todos sus pagos y cobranzas en las dos cuentas transitorias (Pagadora y Cobradora) y luego cuando se procesa el extracto bancario todo imputa en la cuenta saldo.
Ejemplo de los asientos que realiza este circuito:

---------Pago----------
Proveedor
a Banco Pagador

--------Extracto--------
Banco Pagador

a Banco Saldo


--------------------------
De esta manera, la cuenta saldo siempre tendrá el saldo real del extracto y la las cuentas transitorias reflejarán las partidas pendientes de débito o crédito.

Saludos
Nancy



Consulta Alumno:

Buenos días Nancy tengo dos funciones que no entiendo bien, por un lado a ver si me pudes explicar con más detalle con algún ejemplo la utilidad de pagador/ Receptor alternativo y por otro lado cuentas transitorias un ejemplo y su funcionalidad.

Gracias.

Laura

:: Laura Gomez Corbacho


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de Carlos Guevara Munoz, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Senior

Carlos Guevara Munoz

Profesión: Contabilidad y Finanzas - Ecuador - Legajo: WN49W

✒️Autor de: 57 Publicaciones Académicas

🎓Egresado del módulo:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Certificación Académica de Carlos Guevara

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "El cobro / pago automático" de la mano de nuestros alumnos.

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