✒️SAP FI El cobro / pago automático

UNIDAD 4 - AR Y AP : Proceso de Cobros y Pagos > Cobro / Pago Automático (lección 5°)

1. REPASO - DATOS MAESTROS

- El programa de pagos automáticos permite emitir "pagos masivos", para ello se requiere mantener los datos maestros de acreedores y deudores con la información relevante y necesaria.

1.1 SOLAPA DATOS GENERALES - CONTROL

° Cliente / Acreedor ~~ se pueden compensar partidas abiertas de un deudor que también es acreedor, o viceversa, mediante el programa de pagos. Las partidas abiertas de la cuenta asignada también se visualizan en a) Reporte de Partidas Abiertas y b) Selección de partidas abiertas.

1.2 SOLAPA DATOS GENERALES - PAGOS

° Cuentas bancarias ~~ se almacenan los datos bancarios del acreedor/deudor. Si se realiza transferencias masivas, SAP toma estos datos al momento de generar el soporte magnético que será entregado al banco.

° Pagador / Receptor Alternativo ~~ se puede introducir un pagador o receptor del pago alternativo a nivel mandante y a nivel de sociedad.

* Si se introduce un "pagador alternativo" (Cuentas a cobrar) = éste pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido.

* Si se introduce un "receptor del pago alternativo" (Cuentas a pagar) = éste recibirá el importe que la empresa debe pagar para compensar las partidas que hayan vencido.

*** NOTA = La entrada del Pagador/Receptor Alternativo en el segmento "Sociedad" tiene mayor prioridad que la entrada a nivel mandante.

>>> Formas de utilizar la función de Pagador / Receptor Alternativo

a) Si se marca el tilde "Especificaciones Individuales", se podrá ingresar los datos del receptor del pago al momento de ingresar la factura. Con esta opción no es necesario que el receptor del pago esté creado como DM en SAP.

b) Si es un "deudor / acreedor existente", el número o números de cuenta del deudor / acreedor se introducen en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido. Cuando se introduce la factura se puede seleccionar uno de estos pagadores o receptores del pago mediante el matchcode.

1.3 SOLAPA DATOS SOCIEDAD - GESTIÓN DE CUENTA

° Central / Subsidiaria ~~ indica el número de cuenta bajo el cual se ha creado el registro maestro de la cuenta de la central. Esta cuenta sólo se indicará al trabajar con cuentas de subsidiaria. EJEMPLO: en algunas industrias, los clientes realizan las órdenes de compra localmente (mediante sus subsidiarias) pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central); existe así una diferencia entre el flujo de mercancías y el flujo de pagos.

En SAP la centralización del pago se refleja mediante cuentas de la central y cuentas de la subsidiarias (cada una es un dato maestro diferente).

*** NOTA 2 = Si está seleccionado el campo "Gestión descentralizada" en el registro maestro de la Central, el programa de pagos utiliza la cuenta de la Subsidiaria para realizarle los pagos.

*** NOTA 3 = Si se lleva una "Gestión centralizada", todas las partidas contabilizadas en la cuenta de una Subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la Central. En la cuenta se la Subsidiaria no se llevan movimientos ni saldos.

1.4 DATOS SOCIEDAD - PAGOS

° Clave de bloqueo ~~ bloquea una partida abierta o una cuenta para el proceso de pagos. Esta clave se puede utilizar en los pagos automáticos y surte efecto si se ha almacenado en el registro maestro o se ha registrado en el documento.

° Días cobro (tiempo previsto hasta cobro del cheque) ~~ cantidad de días que transcurren usualmente antes de que el banco efectúe el débito resultante del pago por el cheque. En los pagos automáticos, la "fecha valor" para los pagos por cheque se calcula con ayuda de esta información y se almacena en la posición de documento. Se calcula: "Fecha valor = Fecha de contabilización del pago + tiempo hasta cobro del cheque".

*** NOTA = La "fecha valor" sirve como información para la información de tesorería sobre la salida de fondos que se espera.

° Vías de pago ~~ determina la lista de vías de pago que puede utilizarse en los pagos automáticos con el acreedor.

*** NOTA = Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los datos que contiene el registro maestro.

° Pago único (pagar todas las partidas individualmente) ~~ determina que se pague por separado cada partida abierta del acreedor, es decir, que las partidas abiertas NO SE AGRUPARÁN PARA UN PAGO sino que se hará un pago por cada partida.

° Banco propio ~~ determina todos los datos bancarios con los cuales se pagará al acreedor.

2. REPASO - PARTIDAS ABIERTAS

- En las transacciones para visualizar y modificar partidas ("FB02" - modif. individual y "FBL1N" - modif. masiva) se pueden analizar y modificar los datos correspondientes a pagos que poseen cada una de las facturas.

3. PROGRAMA DE PAGOS AUTOMÁTICOS

- Es una herramienta que ayuda a los usuarios a gestionar el proceso de pago que PERMITE:

+ Seleccionar facturas pendientes que deben pagarse.

+ Contabilizar documentos de pago.

+ Imprimir medios de pago, o crear soportes para el intercambio de datos electrónicos.

>>> PROCESO "GENERAL" DE PAGO AUTOMÁTICO

3.1 FIJAR PARÁMETROS

¿Qué se tiene que pagar? - ¿Qué vías de pago se utilizarán? - ¿Cuándo se llevará a cabo el pago? - ¿Qué sociedades se tendrán en cuenta? - ¿Cómo se les va a pagar?

3.2 GENERAR PROPUESTA

En base a los parámetros el sistema ejecuta la propuesta generando una lista de los interlocutores comerciales (Deudores y Acreedores) y las facturas pendientes que han vencido para el pago.

*** NOTA = Se puede modificar la propuesta de pago que trae el sistema bloqueando o desbloqueando facturas para el pago.

3.3 PLANIFICAR LA EJECUCIÓN DE PAGO

Verificada la propuesta de pago, se planifica la ejecución de pago. Se crean los documentos de pago y se actualizan las cuentas del libro mayor.

3.4 IMPRIMIR LOS MEDIOS DE PAGO

Luego de haber contabilizado se planifica el programa de impresión para la creación de medios de pago.

>>> PROCESO "DETALLADO" DE PAGO AUTOMÁTICO

a) Se accede a la transacción "F110" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Operaciones periódicas / Pagos.

3.1 FIJAR PARÁMETROS

b) Se completan los siguientes datos en la pantalla inicial:

° Día de ejecución (fecha) ~~ identifica la fecha de ejecución del programa propuesto por el usuario. Lo ideal es que la fecha de ejecución sea la "fecha real" de ejecución del programa.

° Identificación ~~ se utiliza para diferenciar las ejecuciones de los programas con la misma fecha de ejecución.

c) Se completan los siguientes datos de la solapa PARÁMETRO:

° Fe.contabilización ~~ fecha en la cual se actualizarán las contabilizaciones en el libro mayor. Esta fecha aparece como propuesta de la fecha de ejecución de la pantalla inicial.

° Doc.creados hasta ~~ fecha hasta la cual se incluirán los documentos ingresados en el sistema para la ejecución del pago.

° Sociedades ~~ sociedades sobre las cuales se emitirán los pagos. Incluir varias sociedades: separar con una coma. Incluir un rango de sociedades: introducir la primera y la última sociedad entre paréntesis.

° Vías de pago ~~ vías de pago que se utilizarán en la ejecución del pago actual, pueden ser una o varias.

° Sig.fe.cont. (siguiente fecha de contabilización) ~~ se refiere a la próxima fecha en la cual se ejecutará nuevamente un pago. El sistema seleccionará en base a esta fecha, las partidas que estén por vencer entre la fecha de pago actual y la próxima fecha de pago.

*** NOTA = El sistema revisa las fechas de vencimiento y se fija si aun puede pagarlas en el próximo pago, entonces si se coloca una fecha muy cercana no considera las facturas ya que las incluirá en la corrida de pagos siguiente. Asimismo, hay una configuración en la sociedad pagadora que determina los "días de tolerancia" en los plazos de pago en la cual puede superarse el vencimiento de una factura. EJEMPLO: se tiene una factura que vence el día 30.06.19 con condición de pago contado, el sistema considerará que debe pagar esa factura antes del 08.07.19 (porque se tiene configurado días de tolerancia = 8). Si se indica en los parámetros de pago automático que la próxima vez que se tiene previsto pagar es el 01.07.19 no incluirá esa factura en la propuesta, sin embargo, si se indica que el próximo pago previsto es el 09.07.19 entonces lo considerará.

° Acreedor y Cliente ~~ se seleccionan los acreedores y clientes a los cuales se les realizarán los pagos. Se puede incluir un rango de cuentas o utilizar el ícono de "Opciones de Selección Múltiple".

° Asignar sucursal ~~ clave de asignación que especifica la sucursal que se debe utilizar en el caso de que se deban efectuar contabilizaciones automáticas en una sociedad. Los documentos de pago se contabilizarán en las sucursales asignadas a las sociedades pagadoras mediante la clave de asignación. Esta asignación solo es necesaria para las sociedades en Argentina.

d) Se completan los siguientes datos de la solapa SELECCIÓN LIBRE (es opcional):

° Criterios de selección ~~ permite filtrar documentos a cancelar por algún criterio de selección adicional (hasta tres filtros adicionales). EJEMPLO: "Fecha de contabilización", es decir, el programa solo traerá los documentos contabilizados en determinada fecha.

e) Se completan los siguientes datos de la solapa LOG ADICIONAL (es opcional):

° Grabación en log de sistema deseada ~~ se selecciona la información a visualizar en el log de la propuesta de pagos.

f) Se completan los siguientes datos de la solapa IMPRESIÓN Y SOPORTE DATOS:

° Variantes ~~ se ingresan las "variantes" correspondientes a cada programa de impresión. EJEMPLO: para la impresión de cheques se utiliza el programa RFFOUS y la variante BCO_FRANCES.

Las "variantes" contienen datos correspondientes a cada vía de pago, es decir comprenden una serie de criterios de selección que se utilizan para separar datos en el registro de impresión. EJEMPLO: se tiene la vía de pago "Cheque" y a su vez se realiza pagos automáticos por 3 bancos, cada banco posee una "remesa" de cheques diferentes y la remesa de cheques es un dato necesario para el programa de impresión, entonces se deberá crear una variante para cada banco.

g) Se presiona el ícono "Grabar" y el sistema emitirá el mensaje "Los parámetros de la ejecución 18.06.2019 MZ16W han sido grabados".

*** NOTA = Si los parámetros no están correctamente ingresados no se conseguirá una propuesta, o la propuesta puede no contener los documentos que se necesitan.

3.2 GENERAR PROPUESTA

Con base a los parámetros ingresados el sistema planifica la propuesta de pago.

a) Se presiona el ícono "PROPUESTA" (ubicado en la barra de herramienta estando en la misma transacción, solapa "Status").

b) En la ventana emergente se indica la fecha y hora de inicio para la planificación o se tilda la opción "Ejecución inmediata".

c) SAP selecciona documentos y cuentas con posiciones pendientes de pago.

d) SAP agrupa las posiciones por pagos y asigna las vía de pago y los datos bancarios que se utilizarán.

*** NOTA = Si SAP no puede encontrar una vía de pago válida o datos bancarios válidos o si una posición está bloqueada para el pago, añadirá estas posiciones a la "lista de excepciones".

e) SAP genera dos informes:

° Lista de las propuestas de pago (ícono verde) ~~ Muestra los interlocutores comerciales y los importes que se deben pagar o recibir. En función al "layout" que se utilice para la pantalla, se pueden visualizar los números de documento y los descuentos por pronto pago asociados.

° Lista de las excepciones (ícono rojo) ~~ Facturas que coinciden con los parámetros de pago especificados pero que, por algún motivo, no se pueden pagar.

f) Se hace doble clic en un pago para visualizar una lista de todas las partidas abiertas que deberán pagarse junto con el pago en cuestión. Se puede MODIFICAR el "bloqueo de pago" y el "descuento por pronto pago" de esas partidas abiertas.

g) Se selecciona el "log adicional" para mostrar por qué no se puede pagar la factura de la "lista de excepciones". Se puede desglosar varias veces para visualizar y modificar los detalles de las posiciones de pago.

h) Se utiliza el ícono "REASIGNAR" para asignar la partida a un pago distinto (a otra vía de pago o cuenta bancaria) o crear un nuevo pago seleccionando una "vía de pago" y el "banco propio".

*** NOTA 1 = En las excepciones pueden existir errores que no se pueden solucionar desde la propuesta, sino que deben resolverse primero. EJEMPLO: "bloqueos de pago". Si una partida se encuentra bloqueada no podrá pagarse y en este caso se debe eliminar la propuesta, desbloquear la partida y luego generar nuevamente una propuesta de pago.

*** NOTA 2 = Si bien en la propuesta no se puede desbloquear, lo que sí se puede hacer es bloquear una partida que está disponible para el pago; al bloquearla el programa no la contemplará en la ejecución de pago.

3.3 PLANIFICAR LA EJECUCIÓN DE PAGO

Una vez tratada y grabada la propuesta de pago, la ejecución de pago utiliza las modificaciones como base para contabilizar los pagos reales.

*** NOTA = Antes de ejecutar el programa de pagos no se realiza ninguna contabilización. Los documentos incluidos en esta ejecución de pago se han BLOQUEADO para cualquier otra contabilización; es decir, una factura pendiente contenida en la ejecución de pago actual se bloquea para evitar su pago manual o su pago en una ejecución de pago distinta.

a) Se presiona el ícono "EJEC.PAGO" para ejecutar el "programa de pago".

b) SAP crea los documentos de pago.

c) SAP compensa las partidas abiertas.

d) SAP realiza las contabilizaciones en el Libro Mayor.

e) Finalizada la ejecución de pagos, se presiona el ícono "PAGO" para acceder a la lista de visualización de pagos realizados.

f) Se puede visualizar otro tipo de reporte que contiene la lista de pagos a través de Menú / Tratar / Pago / Lista de Pagos desde la pantalla inicial de la transacción. Se selecciona el programa "RFZALI20".

*** NOTA 1 = Si un pago se hizo por error o debe anularse se debe utilizar la transacción "FBRA" para anular compensaciones, es decir utilizamos la misma transacción con la cual se anularía un pago manual.

*** NOTA 2 = Si un pago se hizo por error y además de contabilizar la ejecución de pago automática se ejecutó el programa de impresión de cheques, entonces se debe anular el pago por la transacción "FCH8" (anular pago mediante cheque). Si bien los pagos se hacen por una transacción automática, si hay que realizar una anulación se debe hacer con las transacciones manuales.

>>> CUENTAS TRANSITORIAS

Cuando se realizó pagos manuales se utilizó cuentas de banco que tienen la denominación de "Cobradora" o "Pagadora". Parte de la metodología de SAP, recomienda utilizar "cuentas transitorias bancarias" en la contabilización de entradas y salidas de pagos. EJEMPLO: en el caso de cuentas para cheques emitidos, transferencias bancarias cobradas y pagadas.

- Las cuentas transitorias permiten conciliar en cualquier momento el saldo de la cuenta bancaria con la cuenta de mayor correspondiente.

- Las cuentas transitorias contienen todos los pagos recibidos y efectuados que aún no se han acreditado o debitado de la cuenta bancaria.

- Las contabilizaciones en la cuenta banco real (cuenta principal) normalmente se introducen mediante el extracto bancario manual o electrónico.

*** NOTA 1 = SAP tiene como recomendación utilizar cuentas de mayor transitorias para bancos. Lo idea son 3 cuentas, una que represente el saldo real del extracto, una que represente los pagos emitidos y otra cuenta para las cobranzas recibidas. Con este circuito la empresa registra todos sus pagos y cobranzas en las dos cuentas transitorias (Pagadora y Cobradora) y luego cuando se procesa el extracto bancario todo imputa en la cuenta Banco Saldo. De esta manera la cuenta saldo tendrá el saldo real del extracto y las cuentas transitorias reflejarán las partidas pendientes de débito o crédito.

Ejemplo de los asientos que realiza este circuito:

-------- Pago ------------

Proveedor

a Banco Pagador

-------- Extracto ------------

Banco Pagador

a Banco Saldo

*** NOTA 2 = Lo que tienen en común las cuentas de un mismo banco (principal, pagadora, cobradora y otras) es que poseen el mismo "banco propio" e "ID de cuenta" en el maestro de la cuenta (solapa Entrada/banco/intereses). Igualmente en la configuración de los bancos se determina para cada banco propio y vía de pago en qué cuenta contabiliza (pagadora cheques o pagadora transferencias, etc.).

*** NOTA 3 = Cuando se procesa un extracto bancario, el sistema contabiliza en la cuenta principal y en la cuenta transitoria que corresponda. Respecto a la compensación entre las cuentas hay dos formas: a) que se compense al mismo tiempo que se contabiliza el extracto, pero para esto tiene que haber algún campo que haga unívoca la compensación. EJEMPLO: el importe y el número de cheque, si el sistema encuentra estas coincidencias, contabiliza y compensa. b) que el extracto haga simples asientos contables y en un proceso posterior se realice la compensación, ya sea manual o automática. Esta última es la opción que más se utiliza ya que la primera puede frenar las contabilizaciones si no encuentra con qué compensar.

3.4 IMPRESIÓN Y SOPORTE DE DATOS ( IMPRIMIR LOS MEDIOS DE PAGO )

- Depende de las vías de pagos que se haya elegido y de la necesidad de soporte de pago que posea la empresa.

a) Se presiona el ícono "IMPR." para ejecutar el "programa de impresión".

b) SAP transfiere los medios de pago, los avisos de pago y la lista adjunta a la "gestión de impresión".

c) SAP genera los archivos "EDI" (Intercambio de datos electrónicos).

d) Para consultar el "Job de impresión" se debe acceder a Menú / Sistema / Ordenes de Spool Propias.

*** NOTA = Para cada variante que se haya llamado desde un programa de impresión de soporte de datos, se generarán órdenes de impresión separadas (Órdenes de Spool) en la gestión de impresión. Los usuarios pueden acceder a esta clase de órdenes para su impresión a través de la transacción "SP01".

>>> PROGRAMA DE IMPRESIÓN DE CHEQUES

Particularmente realiza los siguientes pasos:

a) Asigna los números de cheque a los documentos de pago.

b) Actualiza los documentos de pago y los documentos de factura originales con la información de cheques.

c) Imprime cheques y documentos adjuntos.