✒️SAP FI Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago

Unidad 3. Lección 4. Condiciones de pago y descuentos por pronto pago.

1) Condiciones de Pago - Repaso.

Las condiciones de pago son términos que acuerdan los interlocutores comerciales en relación con el pago de facturas. Las condiciones definen la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado periodo.

Mediante las condiciones de pago el sistema puede calcular el descuento por pronto pago y la fecha de vencimiento para el pago de laa factura. Para lo cual, el sistema necesita los siguientes datos:

• Fecha base: se refiere a la fechaa a partir de la cual se cuentan las condiciones.
• Condiciones de descuento por pronto pago: son las condiciones bajo las cuales se concede descuento por pronto pago (días de plazo).
• Porcentajes de descuento por pronto pago: es el porcentaje utilizado para calcular el descuento por pronto pago,

Al tratar un documento, se deben ingresar las condiciones de pago de modo que el sistema pueda calcular laas condiciones de pago requeridas.

Al registrar una factura de acreedor, se puede especificar un importe de descuento fijo o un porcentaje de descuento por pronto pago. Es decir, el descuento por pronto pago se aplicará independientemente del periodo o de la fecha de pago.

Abonos referidos a facturas:

Los abonos se pueden relacionar con la factura original mediante la entrada del número de factura en el campo "Referencia a factura" (puede relacionarse durante el ingreso del documento o en un momento posterior). En este caso, las condiciones de pago se copian de la factura original, de modo que la factura y el abono vencen el mismo día.

Otros abonos:

Las condiciones de pago abonos no relacionados a facturas no son válidas. Estos abonos vencen en la fechaa base. Para activar las condiciones de pago de un abono que no contiene referencias a una factura, se debe introducir el valor "V" en el campo "Referencia a factura" al registrar el documento.

2) Configuración:

Crear una condición de pago.

Transacción: OBB8 - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad de deudores y acreedores - Operaciones Contables - Recepción de facturas/Entrada de abonos - Actualizar condiciones de pago.

Datos Generales:

• Clave de Condición de Pago: Se identifican con una clave alfanumérica de hasta 4 dígitos.
• Límites de días: es el día natural hasta el cual las condiciones de pago son válidas. Utilizando el límite en días, se pueden almacenar condiciones de pago simples o múltiples en una misma clave de condiciones de pago (Ver en SAP clave de condiciones de pago 0009).
• La descripción de las condiciones de pago incluye una explicación generada automáticamente por el sistema que se puede sustituir por laa explicación que desee el usuario para identificar las condiciones de pago y un texto comercial para imprimirse en facturas.

Pantalla Modificar vista Condiciones de pago: Detalle.

1) Clase de Cuenta.

Define si las condiciones de pago se pueden utilizar en facturas de deudores o acreedores. Si las condiciones de pagos contienen porcentajes de descuento por pronto pago, lo ideal es definir condiciones de pago separadas para deudores o acreedores de manera que una modificación en el porcentaje que se le realice a los dedudores no afecte a las condiciones establecidas para los acreedores.

No obstante, si las condiciones de pago no contienen descuentos por pronto pago y solo contiene los días de vencimiento, se podrían utilizar las mismas condiciones para ambas clases de cuentas.

2) Cálculo de fecha base.

Hemos mencionado que uno de los pilares para calcular la fecha de vencimiento de un documento es la fecha base sobre la cual el sistema aplica los días de la condición de pago. En cada condición de pago se puede determinar que la fecha base se un día fijo del mes y tantos meses después (adicionales).

Por ejemplo:

Tenemos una Condición de pago que posee los siguientes datos:

• Día Fijo: 15
• Mes Adicionales: 2

Si se registra una operación el día 01.01.2012, la fecha base para el documento será el 15.03.2012. (siempre será el día 15 y se adicionarán 2 meses, al mes en que se registra la factura).

El día 15 de marzo será la fecha base para el cálculo de fecha de vencimiento.

3) Control de pago:

Se puede llegar a definir vías de pagos y bloqueos de pagos los cuales se completarán al momento de contabilizar una factura con la condición de pago que contiene estos datos.

4) Propuesta de Fecha Base.

Desde la condición de pago se puede definir qué fecha se tomará como fecha base propuesta. Las opciones que nos brinda el sistema son las siguientes:

• Sin propuesta: si la condición tiene esta opción, entonces el usuario deberá ingresar la fecha base al momento de registrar el documento.
• Fecha de Contabilización: la fecha base se completará con la fecha de contabilización del documento.
• Fecha de Documento: la fecha base se completará con la fecha de documento o factura.
• Fecha de Entrada: la fecha base se completará con la fecha en la que se esta ingresando el documento al sistema.

La fecha base es un dato modificable luego de haber contabilizado un documento.

5) Condiciones de Pago.

Aquí es donde se define de qué manera se calculará el vencimiento de una factura. Tenemos varias opciones:

• Pago a plazos: una factura puede pagarse en cuotas, donde cada cuota posea un vencimiento diferente. Este tema lo veremos en el próximo punto.

Para las Condiciones de Pago debemos completar los siguientes campos:

• Porcentaje: en este campo se completa el porcentaje de descuento por pronto pago si se paga antes del vencimiento indicado en esta condición.
• Días: cantidad de días que se sumarán a la fecha base para determinar el vencimiento de la factura.
• Días fijos - Meses adicionales: al igual que lo que hemos visto para el cálculo de fecha base podemos definir un día fijo y meses adicionales para el cálculo del vencimiento.

Hay que tener en cuenta que solo se debe elegir una opción, Días o Días fijos-Meses Adicionales.

Ejemplo:

Si utilizamos la condición de pago del ejemplo anterior, el vencimiento para una factura que tiene fecha base 01/01 sería el siguiente:

• Hasta el día 15-01 se podría cancelar la factura con un descuento por pronto pago de 3 por ciento.
• Hasta el día 31.01 se podría cancelar la factura con un descuento por pronto pago de 2 por ciento.
• El día 14.02 vencerá la factura y deberá abonarse por el importe total. Sin descuentos.

3) Condiciones de Pagos en Cuotas.

SAP contempla la posibilidad de realizar pagos a plazos o en cuotas. Para estos casos se utilizan condiciones de pagos especiales que al utilizarlas en una contabilización dividen automáticamente el importe total de las facturas en importes parciales que vencen en fechas diferentes.

Para configurar las condiciones de pago a plazo debe marcarse el tilde de Pago a Plazos que vimos anteriormente en el punto 5 y no asignar días de vencimiento ni descuentos por pronto pago.

Para poder utilizar la condición de pago a plazo debemos configurar un paso más, que es la determinación de las cuotas.

Transacción OBB9 - Menú - IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad de deudores y acreedores - Operaciones Contables - Recepción de facturas/Entrada de abonos - Definir condiciones de pago para plazos.

En esta transacción se crean las cuotas y se deben ingresar los siguientes datos:

• Condición de pago a plazos: se ingresa la condición de pago que se define en el primer paso. Se deben crear tantas entradas como cuotas vayamos a crear (si son 3 cuotas son tres entradas).
• Número de cuotas: se debe definir cuantas cuotas tendrá el pago a plazos. Para cada cuota indicada, el sistema creará una partida individual al contabilizar el documento.
• Porcentaje de cada cuota: Los porcentajes indicados en cada cuota deben sumar el 100 por ciento del total (la cuota 1 es el 30 por ciento del total de la factura, la cuota 2 es el 20 por ciento y la 3 el 50 por ciento).
• Condición de pago simple: a cada cuota creada se le asigna una condición de pago simple. Por ejemplo la primer cuota tendrá un vencimiento de 30 días, la segunda cuota vencerá a los 60 días, etc.

Las condiciones de pago que creamos en el customizing se pueden utilizar tanto en las operaciones de FI como en las operaciones concretadas en los módulos de MM y SD. Sin embargo, en estos módulos, el sistema muestra un mensaje de advertencia de que no puede utilizarse condiciones de pago en cuotas ya que no se tienen en cuenta para el cálculo de vencimiento en los reportes tanto de pedido de compras como de ventas. Esto no quiere decir que no se pueden utilizar, ya que al momento de contabilizar las facturas de compra o venta, el sistema realizará el desgloce de los importes en función de las cuotas que posea la condición. La advertencia es para aquellos reportes que tienen que ver con compras o ventas, dentro de los módulos SD o MM. En esos casos, cuando se utiliza una condición que es en cuotas en los reportes, se visualiza como si fuera al contado.

Imagen 3.2

Esta imagen es un ejemplo de cómo queda registrado un documento que posee una condición de pago en cuotas. Al visualizar una de las posiciones podremos ver la fecha base y los días de vencimiento de cada cuota.

La condición de pago es un dato que habitualmente se puede modificar luego de haber contabilizado un documento, pero si necesitamos cambiar una condición simple por una condición en cuotas debemos anular el documento. Porque una condición en cuotas implica que se generen varias posiciones con el importe desglosado en cada cuota y una vez que se haa contabilizado el documento, los importes y las posiciones, no se pueden modificar. Es por eso que es preciso anular y volver a contabilizar con la condicion en cuota correspondiente.

4) Descuento por Pronto Pago.

Existen dos formas de contabilizar los descuentos por pronto pago, se pueden contabilizar en el momento del pago o se pueden contabilizar por adelantado al momento de registrar la factura.

La forma en la que se contabiliza el descuento dependerá de la clase de documento. En la configuración de las clases de documento se define mediante el tilde Clase de Documento Neto.

Ejemplo de una contabilización estándar de descuentos.

La factura se contabiliza de manera habitual y se elige la condición de pago con descuento por pronto pago. La factura se contabiliza por el total con imputación a la cuenta de resultado que corresponda y como contrapartida la cuenta de acreedores.

Si la factura se cancela en el periodo en el que aun se encuentra vigente el descuento por pronto pago, entonces el sistema reconocerá el descuento, se cancelará la cuenta del acreedor por el total, se registra un cargo a resultados por el descuento y se paga la diferencia.

Si la factura se cancela en un momento en que el descuento ya no es válido, simplemente se paga el total de la factura.

Imagen 4.1

Ejemplo de una contabilización con el procedimiento neto.

Si se contabiliza una factura de acreedor con una clase de documento para el procedimiento neto, el importe de descuento se deduce del importe que se contabiliza en la cuenta de gastos y se contabiliza en ese mismo momento en una cuenta de compensación de descuento.

Si se utiliza el procedimiento neto para acreedores, el importe de descuento se contabiliza automáticamente al contabilizar la factura.

Al pagar la factura, si el pago se realiza en el periodo válido del descuento, el sistema realiza una contabilización en la cuenta de compensación de descuento, se da de baja el acreedor por el total y se paga la diferencia.

Si la factura se paga después del periodo de validez del descuento, la pérdida del descuento se contabiliza en una cuenta separada.

La cuenta de compensación de descuento se ha de tratar en la Gestión de partidas abiertas para compensar los saldos registrados.

Imagen 4.2.

La mayor ventaja de utilizar el procedimiento neto es que el descuento se netea en la cuenta de gastos que corresponde.

En los ejemplos de las imagenes 3.2 y 4.1 si se paga dentro del periodo de validez, la cuentade Alquileres queda con un saldo de USD 970. En cambio, si se utiliza el procedimiento estándar, la cuenta Alquileres queda con un saldo de USD 1000 y es regularizado con descuento que se registra como un ingreso en la cuenta Descuento por Pronto Pago.

Tablas Importantes.

• T052: Es la tabla que contiene las condiciones de pago
• T052S: Contiene las condiciones de pagos a plazos.
• BSEG: Tabla de Posición en la cual se pueden encontrar los datos de condiciones de pagos para las partidas. Campos relevantes:

KOART: Clase de cuenta (las condiciones de pago se encuentran en las clases dde cuenta K o D).

ZTERM: Clave de condición de pago.

ZFBDT: Fecha base.

ZBD1T: Días del descuento por pronto pago 1.

ZBD1T: Días del descuento por pronto pago 2.

ZBD3T: Plazo para condición de pago neto.

ZBD1P: Porcentaje de descuento por pronto pago 1.

Nota: La fecha de vencimiento es un cálculo que realiza el sistema sumando los días de la condición de pago a la fecha base. Dado que es un cálculo el valor no se guarda en una tabla.

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Preguntas.

El problema surge porque no había ningún esquema impositivo asignado al país Colombia. Los esquemas de impuestos dependen del país y no de la sociedad por eso no se copió de la sociedad 3000. Ya le asigne un esquema de impuestos a Colombia para que puedas continuar con las contabilizaciones. Esto lo hice desde:

SPRO --> Gestión financiera (nuevo) --> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) --> Impuesto sobre el volumen de negocios --> Parametrizaciones básicas --> Asignar país a esquema de cálculo.

Cualquier duda o inconveniente, por favor avisame y lo resolvemos.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Buenas tardes

En el ejercicio de práctica de la Lección 4 de la unidad 3, en el momento de ingresar a la transacción FB70 para contabilizar una factura de deudor, el sistema arroja un error que dice "La asignación sociedad/país país/esquema de cálculo no está disponible para la sociedad CURS". No comprendo qué parametrización hace falta para esta sociedad si fue copiada de la 3000.

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La diferencia es cómo se contabilizan los descuentos por pronto pago.

En una contabilización normal los descuentos se contabilizan recién al momento del pago. El sistema controla las fechas y si corresponde se le paga menos al acreedor y en una cuenta separada se registra la ganancia por el descuento obtenido.
Factura
Gastos $10
a Proveedor $10

Pago
Proveedor $10
a Desc. Obtenidos $1
a Banco $9

En una contabilización por procedimiento neto el proceso es el siguiente:
Al momento de registrar la factura se resta de la cuenta de gastos el importe del descuento. Temporalmente se registra en una cuenta de compensación a la espera del pago.Al momento del pago, si corresponde el descuento se da de baja la cuenta de compensación, sino corresponde también se da de baja la cuenta de compensación pero además se registra una cuenta de perdida por el descuento perdido.

Factura
Gastos $9
Compens. $1
a Proveedor $10

Pago dentro de las fechas con descuento
Proveedor $10
a Compens. $1
a Banco $ 9

Pago fuera de las fechas con descuento
Proveedor $10
Perdida de desc $1
a Compens. $1
a Banco $ 10

Espero haber aclarado tus dudas.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Hola Nancy,

Estoy un poco confundida con la contabilizacion por importe neto, podrias detallarme mas?