✒️SAP FI Las condiciones de pago y descuentos por pronto pago

UNIDAD 3 - PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES : CONDICIONES DE PAGO Y DESCUENTOS POR PRONTO PAGO (Lección 4°).

1. CONDICIONES DE PAGO - REPASO

• Son términos acordados con los interlocutores comerciales en relación con el pago de facturas.
• Definen la fecha de vencimiento y el descuento por pronto pago (DPP) ofrecido para el pago dentro de un determinado periodo.
• Permiten que SAP calcule automáticamente el DPP y la fecha de vencimiento para el pago de la factura.
• Fecha base: fecha a partir de la cual se cuentan las condiciones otorgadas. EJEMPLO: 30 días, 45, etc.
• Condiciones de DPP: son días de plazo bajo los cuales se concede el descuento por pronto pago. EJEMPLO: 15 días.
• Porcentajes de DPP: % del descuento por el pago anticipado. EJEMPLO: 5%.
• Al tratar un documento se ingresan las condiciones de pago para que SAP las calcule según lo requerido.
• Al registrar una factura de acreedor, se puede especificar 1) un importe de descuento fijo o 2) un % de DPP. El DPP se aplicará independientemente del período o de la fecha de pago.

ABONOS REFERIDOS A FACTURAS

• Los abonos se pueden relacionar con la factura original mediante la entrada del número de factura en el campo "Referencia a factura".
• Los abonos se pueden relacionar durante el ingreso de dicho documento o bien, en un momento posterior luego de haberse grabado el abono.
• Las condiciones de pago de los abonos se copian de la factura original, de modo que la factura y el abono vencen el mismo día.

OTROS ABONOS NO RELACIONADOS CON FACTURAS

• Los abonos NO relacionados a las facturas NO SON VÁLIDAS.
• Las condiciones de pago de estos abonos vencen en la "fecha base", es decir, no se considera ninguna condición de pago, a pesar de que se ingrese la condición de pago si no está relacionada a la factura SAP tomará la fecha base como fecha de vencimiento.
• Si se necesita que se considere una fecha de vencimiento diferente a la fecha base, es decir, que se considere una condición de pago, se debe ingresar el valor "V" en el campo "Referencia a factura" al registrar el documento para que de ésta manera SAP tomará en cuenta la condición de pago que se le ingrese al abono.

2. CONFIGURACIÓN DE CONDICIONES DE PAGOS

• Se accede a la transacción OBB8 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/Recepción de facturas/entrada de abonos/Actualizar condiciones de pago.

PASO 1 - DATOS GENERALES

• Se define la Clave: clave alfanumérica de hasta 4 dígitos que identifica la condición de pago.
• Se define el Día límite: es el día natural hasta el cual las condiciones de pago son válidas. Utilizando el límite de días se pueden almacenar condiciones de pago "simples" o "múltiples" en una misma clave de condición de pago. EJEMPLO: la condición 002 con día límite 15 significa que hasta el día 15 tendrá una configuración y si se ingresa día límite 30 tendrá una configuración distinta.
• Se define la Descripción: en el campo "texto comercial" se ingresa una explicación que se imprimirá en las facturas (3% 8 días). SAP genera automáticamente una explicación de la condición, ésta puede ser sustituida por el usuario ingresando en el campo "Aclarac. propia" una aclaración de la condición de pago diferente de la creada automáticamente.

PASO 2 - CLASE DE CUENTA

• Define si las condiciones de pago se pueden utilizar en facturas de deudores o acreedores.
• Se tilda Deudor y/o Acreedor: si la condición tiene DPP se debe crear condiciones separadas para deudor y acreedor. Si la condición no tiene DPP y sólo contiene días de vencimiento, entonces se podría utilizar las mismas condiciones para ambas clases de cuentas.

*** NOTA: si las condiciones de pago contienen DPP, lo ideal es definir condiciones de pago separadas para deudores o acreedores, de manera que una modificación en el % que se le realice a los deudores no afecte a las condiciones establecidas con los acreedores.

PASO 3 - CÁLCULO DE LA FECHA BASE

• Esta configuración permitirá calcular la fecha de vencimiento de la factura en función a la FECHA BASE sobre la cual SAP aplica los días de la condición de pago.
• Se define el Día fijo: es el día natural con el que el sistema sobreescribe la fecha base para plazo de pago de la posición de documento. EJEMPLO: 15.
• Se define los Meses adicionales: es la cantidad de meses que el sistema suma al mes natural de la fecha base para plazo de pago. EJEMPLO: 2.
• EJEMPLO DE APLICACIÓN: se registra una operación el día 01.01.2019, la fecha base para el documento será el día 15.03.2019 (siempre será el día 15 y se adicionarán 2 meses al mes en que se registra la factura).

PASO 4 - PROPUESTA BLQ.PAGO / VÍA PAGO

• Se define la Clave de bloqueo: es el valor de propuesta para la clave de bloqueo de pago. EJEMPLO: " vacío ": autorizado el pago, " * ": omitir cuenta, " A ": bloqueado el pago, " P ": pago para bloqueo, " R ": verificación de facturas.
• Se define la Vía de pago: determina con qué procedimiento deben realizarse los pagos. EJEMPLO: cheque, transferencia o efecto.
• Esta configuración permitirá que se completen las vías de pago y bloqueos de pagos al momento de contabilizar la factura con la condición de pago que contiene estos datos.

PASO 5 - PROPUESTA PARA FECHA BASE

• Desde la condición de pago se puede definir qué fecha se tomará como fecha base propuesta, independientemente del cálculo de la fecha base también se puede proponer que la fecha base se complete con alguna de las siguientes opciones:
• Marca en Sin propuesta: el usuario deberá ingresar la fecha base al momento de registrar el documento.
• Marca en Fecha de contabilización: la fecha base se completará con la fecha de contabilización del documento.
• Marca en Fecha de documento: la fecha base se completará con la misma fecha de la factura.
• Marca en Fecha de entrada: la fecha base se completará con la fecha en la que se ingresa el documento en SAP.

*** NOTA: la fecha base es un dato modificable luego de haber contabilizado un documento.

PASO 6 - CONDICIONES DE PAGO

• En esta configuración se define de qué manera se calculará la fecha de vencimiento de la factura.
• Marca en Pago a plazos: señala que el importe de la factura debe dividirse en importes parciales con vencimientos diferentes. EJEMPLO: la factura es de 1000 y se tienen 5 cuotas de 200, SAP abrirá cada una de las cuotas y tendrá un vencimiento distinto (30, 60, 90 días).
• Se define el Porcentaje: % de DPP que se concede al pagar dentro del plazo previsto. EJEMPLO: cond. 1= 3% y cond. 2= 2%.
• Se define la Ctd.días: cantidad de días que se sumarán a la fecha base para determinar el plazo de pago en que se podrá aprovechar el DPP correspondiente. EJEMPLO: cond. 1= 14 días, cond. 2 = 30 días, cond. 3= 45 días.
• Se define el Día fijo: día natural fijo como parte de la fecha a la que se vence el primer o segundo plazo de descuento o el plazo de pago neto.
• Se define los Meses adicionales: cantidad de meses que se han de sumar a la fecha base para plazo de pago para poder determinar el final del primer o del segundo plazo de descuento o la fecha de vencimiento neto.

*** NOTA: sólo se debe elegir una opción: 1) Ctd.días o 2) Día fijo/meses adicionales.

• Marca en Cont.periód.: Adaptar de reg.mtro.: controla si las condiciones de pago deben establecerse como contabilización periódica en el registro maestro de acreedores o deudores en el caso de que en el documento de contabilización periódica no se haya activado una clave de condiciones de pago.
• Se presiona el ícono "Guardar" y se especifica la Orden de transporte. EJEMPLO: condición 0002.
• EJEMPLO DE APLICACIÓN: utilizando la condición de pago del ejemplo anterior que tiene fecha base 01/01/2019: A) hasta el día 15/01/2019 se podría cancelar la factura con un DPP del 3%, B) hasta el día 31/01/2019 se podría cancelar la factura con un DPP del 2%, C) el día 15/03/2019 vencerá la factura y deberá abonarse el importe total sin descuentos.

3. CONFIGURACIÓN DE CONDICIONES DE PAGOS EN CUOTAS

• SAP contempla la posibilidad de realizar pagos a plazos o en cuotas.
• Se utiliza "condiciones de pagos especiales".
• Al utilizar la condición en una contabilización se divide automáticamente el importe total de la factura en importes parciales que vencen en diferentes fechas.

PASO 1 - CREACIÓN DE LA CONDICIÓN DE PAGO

• Se accede a la transacción OBB8 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/Recepción de facturas/entrada de abonos/Actualizar condiciones de pago.
• Se completan los datos según lo mencionado anteriormente.
• En las condiciones de pago se debe marcar el tilde Pago a plazos.
• En las condiciones de pago NO se debe asignar días de vencimiento (Ctd.días) ni DPP (Porcentaje).
• Se presiona el ícono "Guardar" y se especifica la Orden de transporte. EJEMPLO: condición 0082.

PASO 2 - DETERMINACIÓN DE LAS CUOTAS

• Se accede a la transacción OBB9 o a través del menú customizing IMG/Gestión financiera (nuevo)/Contabilidad de deudores y acreedores/Operaciones contables/Recepción de facturas/entrada de abonos/Definir condiciones de pago para plazos.
• Se define la Condición de pago a plazo: corresponde a la condición creada en el punto anterior. Se deben crear tantas entradas como cuotas se vayan a crear. EJEMPLO: si son 2 cuotas se ingresan 2 entradas con la misma condición de pago "0082".
• Se define el Número de cuota: para cada cuota indicada SAP creará una partida individual al contabilizar el documento. EJEMPLO: entrada 1 = 1 y entrada 2 = 2.
• Se define el Porcentaje de cada cuota: los % indicados en cada cuota deben sumar el 100% del total. EJEMPLO: entrada 1 = 35% y entrada 2 = 65%.
• Se define la Condición de pago simple: a cada cuota creada se le asigna una condición de pago simple, es decir, una condición de pago normal que sí contiene en su definición fechas de vencimiento y DPP. EJEMPLO: entrada 1= 0080 (vencimiento de 30 días) y entrada 2= 0081 (vencimiento de 60 días).
• Se presiona el ícono "Guardar" y se especifica la Orden de transporte.

*** NOTA = las condiciones de pago creadas en el customizing se pueden utilizar tanto en las operaciones de FI como en las operaciones concretadas de MM y SD. Sin embargo, en estos módulos, el sistema muestra un mensaje de advertencia de que no puede utilizarse condiciones de pago a plazo ya que no se tienen en cuenta para el cálculo de vencimiento en los reportes tanto de pedidos de compra como de venta. Esto no quiere decir que no se puedan utilizar, ya que al momento de contabilizar la factura de compra o venta, el sistema realizará el desglose de los importes en función de las cuotas que posea la condición. El mensaje de advertencia es más bien para aquellos reportes relacionados a compras o ventas dentro de los módulos de SD y MM; y, en los casos que se utilice una condición de pago a plazo en los reportes se visualizarán como si fueran al contado.

*** NOTA: la condición de pago es un dato que habitualmente se puede modificar luego de haber contabilizado un documento, pero si se necesita cambiar una "condición de pago simple" por una "condición de pago a plazo" se deberá ANULAR EL DOCUMENTO porque una condición a plazo implica que se generen varias posiciones con el importe desglosado en cada cuota y una vez que se ha contabilizado el documento, los importes y las posiciones ya no se pueden modificar.

4. DESCUENTO POR PRONTO PAGO

• Se puede contabilizar de dos formas: A) en el momento del pago, B) al momento de registrar la factura (por adelantado).
• La forma en la que se contabiliza depende de la "clase de documento".
• En la configuración de la "clase de documento" se define mediante el tilde Clase de documento neto.

• Clase de documento neto: con este indicador puede determinar que en las contabilizaciones acreedoras con esta clase de documento se deduzcan automáticamente los descuentos. Dependencias No se da soporte a las contabilizaciones netas para los deudores.

EJEMPLO DE UNA CONTABILIZACIÓN ESTÁNDAR DE DESCUENTOS

• La factura de acreedor se contabiliza de manera habitual y se elige la condición de pago con DPP.
• La factura de acreedor se contabiliza por el total con imputación a la cuenta de resultado y como contrapartida la cuenta de acreedores. EJEMPLO: Alquiler de oficinas 1000 a CVOSOFT (1000).
• Escenario 1 - Pago con descuento: si la factura se cancela en el plazo del DPP, entonces SAP reconoce el descuento, se cancela la cuenta del acreedor por el total, se registra un cargo a resultados por el descuento y se paga la diferencia. EJEMPLO: CVOSOFT 1000 a Desc. Pronto Pago (30) y Banco HSBC MN (970).
• Escenario 2 - Pago sin descuento: si la factura se cancela fuera del plazo del DPP, simplemente se paga el total de la factura. EJEMPLO: CVOSOFT 1000 a Banco HSBC MN (1000).

EJEMPLO DE UNA CONTABILIZACIÓN ESTÁNDAR DE DESCUENTOS

• La factura del acreedor se contabiliza con una clase de documento para el procedimiento neto. EJEMPLO: ClsDoc= KN.
• El importe de descuento se deduce del importe que se contabiliza en la cuenta de gastos y se contabiliza en ese mismo momento en una cuenta de compensación de descuento. EJEMPLO: Alquiler de oficinas 970, Cta. Compensación Dtos. 30 a CVOSOFT (1000).

*** NOTA: si se utiliza el procedimiento neto para acreedores, el importe de descuento se contabiliza automáticamente al contabilizar la factura.

• Escenario 1 - Pago con descuento: si la factura se cancela en el plazo del DPP, entonces SAP realiza una contabilización en la cuenta de compensación de descuento, da de baja el acreedor por el total y se paga la diferencia. EJEMPLO: CVOSOFT 1000 a Cta. Compensación Dtos. (30) y Banco HSBC MN (970).
• Escenario 2 - Pago sin descuento: si la factura se cancela fuera del plazo del DPP, la pérdida del descuento se contabiliza en una cuenta separada. EJEMPLO: CVOSOFT 1000, Desc. Pronto Pago 30 a Cta. Compensación Dtos. (30) y Banco HSBC MN (1000).
• La cuenta de compensación de descuento se ha de tratar en la gestión de partidas abiertas para compensar los saldos registrados.

*** NOTA: la mayor ventaja de utilizar el procedimiento neto es que el descuento se netea o deduce en la cuenta de gastos que corresponde a la factura que se ingresa. Según el ejemplo, con el uso de este procedimiento, si se paga dentro del periodo de validez, la cuenta "Alquileres" queda con un saldo de USD 970, en cambio, si se utiliza el procedimiento estándar, la cuenta "Alquileres" queda con un saldo de USD 1000 y es regularizado con descuento que se registra como un ingreso en la cuenta "Descuento por Pronto Pago".

5. TABLAS IMPORTANTES

• T052: contiene las condiciones de pago.
• T052S: contiene las condiciones para pagos a plazos.
• BSEG: contiene las posiciones del documento y en la cual se pueden encontrar los datos de condiciones de pagos para las partidas.
• BSEG-KOART: clase de cuenta (las condiciones de pago se encuentran en las clases de cuenta K o D)
• BSEG-ZTERM: clave de condición de pago.
• BSEG-ZFBDT: fecha base.
• BSEG-ZBD1T: días del DPP 1.
• BSEG-ZBD2T: días del DPP 2.
• BSEG-ZBD3T: plazo para condición de pago neto.
• BSEG-ZBD1P: porcentaje del DPP1.

*** NOTA: la fecha de vencimiento es un cálculo que realiza SAP sumando los días de la condición de pago a la fecha base. Dado que es un cálculo, el valor no se guarda en una tabla.