✒️SAP FI Contabilizar con modelo

1) Contabilizar con Modelo.

Esta opción esta disponible en cualquier transacción de ingreso de documento. Acelera los pasos ya que se tomará como base un documento ya contabiliazado al cual se le podrán modificar los datos que correspondan.

Por ejemplo tomamos la transacción F-02:

Y en el menú, tenemos la opción "Contabilizar con Modelo":

Si lo presionamos accedemos a un apantalla que solicita los datos del documento que se utilizará como base para crear el nuevo asiento contable. (Nro de documento, Sociedad y Ejercicio)

Además nos da las siguientes opciones:

• Crear asiento inverso: esta opción contabilizará el mismo asiento pero con signos contrarios.
• Entrar apuntes de cuentas de mayor: Cambia la manera de visualizar de las posiciones. Si no marcamos este tilde veremos un resumen de las posiciones, si lo marcamos veremos una grilla con las claves de contabilziación, cuentas de mayor e importes.
• No proponer importes: Se copiarán todos los datos excepto los importes. (Si no se ingresa el importe en alguna posición, no se registrará esa posición).
• Recalcular días y porcentajes: Si el asiento que se esta copiando posee posiciones de deudores o acreedores, esta opción permite que se recalculen los días de vencimiento en base a la fecha del nuevo documento.
• Visualizar posiciones copiadas: Hace que las posiciones copiadas se visualicen una por una. Se usa cuando se quiere modificar los valores propuestos. Si no se marca el tilde, todas las posiciones se copian sin visualizarlas y solo se visualiza un resumen de las posiciones copiadas.
• Copiar Textos: Copia los textos largos que posee el documento que se está copiando.
• Calcular importes en moneda local de nuevo: Si el documento es en moneda extranjera, se volverá a calcular la conversión en moneda local nuevamente. Si la fecha de documento se modifica en el nuevo documento, se calculará el importe en moneda local a esta nueva fecha.

Una vez que se completen los datos, apretamos Enter para pasar a la siguiente pantalla, donde nos mostrará el asiento con todos los datos del documento que se utiliza como modelo habilitando los campos que pueden ser modificados.

A pesar de estar en la pantalla de resumen,y no haber marcado ninguno de las opciones de la pantalla inicial se podrán modificar datos de las posiciones haciendo doble click sobre la posición correspondiente.

En el sistema no queda registro de que el nuevo asiento generado fue creado con copia de otro documento.

Para poder usar esta funcionalidad es necesario conocer el documento que vamos a utilizar como modelo. Previamente debemos buscar el número de documento. Habitualmente se utiliza cuando se ha contabilizado un asiento, probablemente con muchas líneas y bastante detalle pero solo hay uno o dos datos que se han ingresado de manera erronea. Por ejemplo importes o centros de costos incorrectos. En estos casos se anula el documento erróneo pero para volver a contabilizar se toma el documento que tiene el error como base y se corrigen los datos que fueron mal ingresados. De esta manera, se ahorra mucho tiempo el usuario en volver a ingresar todos los datos que conforman ese documento contable.

2) Modelos de Imputación

Taambién pueden ser utilizados al momento de crear un asiento contable. Esta es una de las herramientas de SAP para agilizar y facilitar el ingreso de documentos. Para crearlos debemos:

1. Crear el Modelo: Transacción FKMT: FinanzasGestión Financiera Libro Mayor Contabilización Documento de Referencia Modelo de Imputación.

Datos de cabecera (Crear presionando el icono Hoja en blanco). En este paso le daremos un nombre al modelo y le definiremos la moneda y el plan de cuentas.

Datos de Posición (Accedemos con el icono Lupa). En este paso deberemos ingresar todos los datos de posición del asiento que estamos creando, claves de contabilización (Debe o Haber), Cuentas de Mayor, Centro de Costos, Divisiones e Importes.

Finalizada la carga de datos se procede a guardar el documento.

2. Utilización de los Modelos de Imputacion

Volviendo a la misma transacción de ingreso de documentos que vimos al principio de la lección, vemos el icono "Modelo de Imputación", si lo presionamos, podremos visualizar la lista disponible de Modelos Imputación.

Como los datos de Sociedad, Documento o clase no se crearon con el Modelo, se deberán completar ahora que los uso. Elegimos el modelo a imputar presionando el boton: "Mod.Imput"

Luego de seleccionar el Modelo deseado veremos en laa paantalla el detalle de las imputaciones que contiene el Modelo. Se puede agregar cuentas, modificar importes, centros de costos, etc. Luego lo grabamos.

La diferencia entre las dos opciones anteriormente, se basa en la periodicidad con la que se realicen los asientos contables.

Si eventualmente hay que repetir un asiento se puede utilizar la opción Contabilizar con Modelo, no obstante, si los asientos tienen una periodicidad mensual, quincenal o diaria, resultará más útil crear Modelos de Imputacion

3) Modelos de Trabajo en transacciones Enjoy o simples:

Las operaciones que hemos visto en los puntos anteriores, también las tendremos disponibles en las transacciones enjoy.

• Contabilizar con Modelo: lo podremos hacer por menu: PasarContabilizar con Modelo o presionando la techa Shift F9.
• Modelos de Imputación: A diferencia de la transacción FKMT para poder crear un modelo de imputación deberemos ingresar un documento con todos los datos obligatorios, inclusive fechas y antes de grabar el documento se accede al Menu: TratarModelos de ImputaciónGrabar modelo de imputacion o Ctrl F5.

Si al ingresar a la transacción deseamos seleccionar un modelo de imputación, debemos acceder al Menu: TratarModelos de ImputacionSeleccionar modelo de imputación o Ctrl F7. Nuevamente se abrirá la ventana para elegir el modelo. O en la Barra de Herramientas "Modelo de trabajo en" el cual habilitará sobre el lado izquierdo de laa pantalla la lista de los modelos de imputación. Con Doble click en el Modelo de Imputación se copiarán en la pantalla de la transacción FB50 todas las posiciones y dtos que contiene el modelo seleccionado.

Modelo de Imputacion: Antes de seleccionar un modelo de imputación se deberáan ingresar los datos de cabecera como fechas y clase de documento.

Los Modelos de Imputación se suelen usar en asientos repetitivos que suelen llevar las mismas cuentas de mayor pero que solo varian los importes. Por ejemplo las provisiones o las liquidaciones impositivas. En los modelos de Imputación solo pueden ingresarse datos de posición.

4) Documento Periódico

Es una alternativa para contabilizar de manera rápida y masiva una cantidad de asientos modelos. Es muy útil cuando debemos registraar documentos a lo largo de un tiempo solo modificando las fechas de contabilización. Por ejemplo los devengamientos o los contratos. Se pueden crear todos los documentos que sean necesarios y luego, se ejecuta la contabilización por medio de un programa que busca todos los documentos periódicos que estén vigentes.

Esta alternativa consta de dos pasos:

Transacción FBD1: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Contabilización Documentos de Referencia Documento Periódico.

1. Planes de ejecución: Datos referentes a los intervalos de ejecución como primera y última fecha de ejecución, intervalo en meses y día del mes en el cual se contabilizará.
2. Datos de Cabecera: No se guardarán fechas de contabilización, ni de documento ya que las mismas se generarán en cada ejecución. Como dato de cabecera se ingresarán Clase de Documento, Moneda y textos.
3. Datos de Posición: se deberán ingresar todos los datos necesarios para contabilizar un documento.

Finalmente se graba.

• Modificar Documentos periódicos: A diferencia de los documentos reales que pueden sufir modificaciones mínimas, los periódicos se les puede realizar modificaciones a cualquiera de sus datos. Transacción FBD2: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Documento Documentos de Referencia Documento Periódico Documento Periódico. La primer pantalla nos solicitará el documento que queremos modificar. E Ingresamos a un resumen de posiciones del documento periódico. Podremos ver los datos de Intervalos de Ejecución accediendo al Menu: Pasar a Datos Periódicos. Si chequeamos el "Indicador de borrado" podremos borrar el documento periódico en la transacción de borrado.
• Borrar Documentos Periódicos: Transacción F.56: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Documento Documentos de Referencia Documento Periódico Borrar. Esta pantalla permite seleccionar un documento o un rango de documentos. Se puede correr primero en Modo Test a fin de verificar los documentos que se borrarán. Para que un documento pueda borrarse debe tener el tilde de "Indicador de borrado" en la pantalla anterior.

"Ejecutar el proceso de contabilización" : Transacción F.14 Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Operaciones Periódicas Contabilizaciones Periódicas Ejecutar.

Este proceso generará documentos reales contabilizados masivamente en el Libro Mayor. Para la ejecución, el sistema seleccionará todos aquellos documentos que estén dentro del intervalo de liquidación.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Ian Tejada Quezada