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✒️SAP FI Programas para correspondencia

SAP FI Programas para correspondencia

SAP FI Programas para correspondencia

Unidad 4. Lección 7. Correspondencia.

1) Resumen de la correspondencia en SAP.

SAP permite definir diferentes clases de correspondencia a la cual el usuario podrá tener acceso ya sea para solicitar que se envíe o enviarla.

Correspondencia.

Correspondencia Específica.

  • Creación de documento
  • Modificación de Partidas
  • Visualización de Saldos
  • Procesamiento de Partidas
  • Pagos

Correspondencia Automática

  • Extractos de Cuenta Periódicos
  • Confirmación de Saldos.

Hay varias clases de correspondenciaa en el sistema:

  • La correspondencia periódica que se lanza mediante valores especificados en el registro maestro, como facturas y extractos de cuenta. EL intervalo (semanal, mensual, etc.) se especifica en el registro maestro de deudor/acreedor..
  • También se puede crear correspondencia online cuando se procesan pagos manualmente y desde la visualización de partidas individuales (Extractos de cuenta).
  • En el Customizing se puede configurar la correspondencia adecuada para determinadas contabilizaciones, comos las diferencias de pago.

La creación de correspondencia conlleva los siguientes pasos:

  1. El usuario debe solicitar la correspondencia necesaria. Aquí, el sistema inicialmente observa sólo internamente las clases de correspondencia que se deben crear.
  2. Se imprimen las clases de correspondencia solicitadas. En general, la correspondencia se imprime automáticamente con una frecuencia determinada, por ejemplo, cartas de reclamación, extractos de cuenta, etc. En algunos casos, se pueden imprimir clases de correspondencia de forma individual y cuando se solicite. La solicitud de impresión se envía al sistema SPOOL y luego se imprime la correspondencia en las impresoras seleccionadas.

2) Configuración.

  • Clases de correspondencia

Una clase de correspondencia representa una clase de carta en el sistema. Se debe crear una clase de correspondencia para cada clase de carta que se necesite.

Al momento de solicitar una correspondencia, el usuario puede seleccionar las clases de correspondencia aal procesar operaciones contables o utilizarlas automáticamente siguiendo las normas definidas por el sistema.

SAP trae predefinidas clases de correspondencia estándar. Sin embargo, si se desea realizar modificaciones en función del requerimiento de la empresa donde se está implementando SAP, se debe copiar la clase de correspondencia estándar y modificar la nueva clase de correspondencia según sea necesario.

Nunca se deben modificar los formatos estándares de SAP, porque ante un upgrade se podrían sobreescribir estos formularios pisando las modificaciones realziadas en la implementación.

Transacción OB77 - Menú - IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad de deudores y Acreedores - Cuentas de Deudor - Partidas Individuales - Correspondencia - Realizar y verficiar parametriz. correspondencia - Definir clases de correspondencia-

Para crear una clase de correspondencia nueva se debe definir lo siguiente:

  • Cuenta requerida: con este indicador el programa encargado de tratar la correspondencia elegida esperará que el usuario ingrese un número de cuenta como parámetro (código maestro).
  • Documento Requerido: con este indicador el programa encargado de tratar la correspondencia elegida esperará que el usuario introduzca un número de documento como parámetro.
  • Texto Individual: se refiere a si el usuario puede ingresar un texto adicional al formulario.
  • Multisociedades: Inidca si se puede utilizar la correspondencia para operaciones multisociedades.
  • Cantidad de Fechas Requeridas: Se refiere a la cantidad de fechas que el programa necesita como parámetro.

Los siguientes datos son necesarios para las distintas clases de correspondencia:

Imagen 2.2

Estos datos los introduce manualmente el usuario o los determina automáticamente el sistema después de que el usuario haya seleccionado la clase de correspondencia en cuestión.

Se pueden coombinar los datos de varias sociedades diferentes en una misma carta, para ello, es necesario seleccionar la casilla de Multisociedad en la clase de correspondencia.

Cada clase de correspondencia tiene definido un programa de impresión y una variante de selección. La variante de selección se utiliza para facilitar el ingreso de los datos necesarios para imprimir la correspondencia solicitada.

En otro paso más adelante se define el formulario SAPScript quue el programa utiliza para crear la correspondencia. Una clase de correspondencia puede tener varias cartas de formulario diferentes.

Los formularios individuales se distinguen por su ID de formulario. Este ID se asigna a la variante de seleción para garantizar que se imprime la carta correcta. Se pueden copiar y modificar los formularios para añadir el logotipo de la empresa, la dirección y cualquier texto adicional que se considere necesario.

Tipos de correspondencia a seleccionar en las transacciones.

En este paso se especifica qué clases de correspondencia pueden utilizarse en distintas transacciones online. Las selecciones que se configuren influirán en las opciones de formularios disponibles durante el tratamiento de las operaciones.

Por ejemplo, las notificaciones de pago únicamente se pueden seleccionar en las transacciones pagos, en cambio los extractos de cuenta se pueden seleccionar en la entrada de documentos, en el tratamiento de pago, en la visualización y/o modificación de documentos, etc.

Transacción SPRO - Menú - IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad de deudores y Acreedores - Cuentas de Deudor - Partidas Individuales - Correspondencia - Realizar y verficiar parametriz. correspondencia - Definir clases de correspondencia-

Se pueden ingresar especificaciones que dependan de la sociedad, sin embargo si no se ingresa una sociedad, la entrada será válida para todas las sociedades.

Correspondencia para diferencias en pagos.

En la unidad 3 vimos cómo se utilizan las diferencias de pagos y cómo se crean los motivos de Origen de Dieferencias.

Generar Solicitudes de Correspondencia.

Las solicitudes de correspondencia se pueden generar en múltiples transacciones de SAP. Por ejemplo:

  • En la contabilización de documentos (Facturas)
  • En la generación de pagos o cobranzas
  • En la visualización de saldos o estados de cuenta.

Se puede acceder a crear una solicitud desde Menu: Entorno - Correspondencia - Seleccionar Clase de Correspondencia

La clase de Correspondencia que se pueda seleccionar dependerán de la parametrización que se haya realizado en Especificar Opciones de llamada.

Imprimir Solicitudes de Correspondencia

Todas las solicitudes que se hayan generado en distintos puntos del sistema, se podrán imprimir con el programa SAPPF140. Se podrán configurar para que se emitan job periódicos por día que imprima las llamadas o solicitudes de Correspondencia que se generen en el sistema.

Transacción F61 - Menú: SAP Easy Access - Finanzas - Gestión Financiera - Deudores - Operaciones Periódicas - Imprimir Correspondencia - Según Solicitudes-

Emitir Extractos de Cuentas periódicos.

Los extractos de cuentas pueden solicitarse en cualquier momento o pueden emitirse con cierta regularidad de acuerdo a la marca que se haya ingresado en el maestro de deudores o acreedores que define la periodicidad con la que se envían.

Transacción F27 - Menú SAP Easy Access - Finanzas - Gestión Financiera - Deudores - Operaciones Periódicas - Imprimir Correspondencia - Extracto periódico.

En la pantalla de selección se pueden introducir parámetros para delimitar la selección de los extractos de cuenta a emitir.

En la Solapa Correspondencia de los Datos Maestros de Deudores y Acreedores, encontraremos varios campos que son de utilidad para el manejo de la correspondencia. Como por ejemplo el responsable de la cuenta. Podremos configurar con dos siglas los nombres de los empleados de la empresa que estan a cargo de administrar la cuenta de un cliente o acreedor. Luego, este parámetro se podría ingresar en las ejecuciones de extractos periódicos, de esta manera se puede solicitar que se impriman todos los extractos de cuenta de los deudores que administra un determinado empleado.

Impresión de Correspondencia

Cada impresión que realicemos en el sistema, la podremos ver desde la transacción SP01 o accediendo a la barra de Menú - Sistema - Ordenes de Spool Propios.

Seleccionando la orden de spool correspondiente y presionando el icono (anteojos) se podrá ver una visualización por pantalla del formulario.

La Correspondencia resulta útil y no solo para enviar formularios a deudores y acreedores sino también para crear formularios internos dentro de la empresa. Con herramienta SAPscript los programadores pueden crear nuevos formularios que se adapten a la operatoria de la empresa.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de María Cristina Pronotti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

SAP Expert


María Cristina Pronotti

Profesión: Ingeniera en Computación - Argentina - Legajo: AO24J

✒️Autor de: 157 Publicaciones Académicas

🎓Egresado de los módulos:

Disponibilidad Laboral: FullTime

Presentación:

Ing. en computación con amplia experiencia en desarrollo de sw para empresas de seguros grales. dominio de los aspectos de análisis y desarrollo de sw. coordinación y liderazgo de equipos de trabajo.

Certificación Académica de María Pronotti

✒️+Comunidad Académica CVOSOFT

Continúe aprendiendo sobre el tema "Programas para correspondencia" de la mano de nuestros alumnos.

SAP Senior

La correspondencia resulta muy útil para crear formularios internos dentro de la empresa que se adapten a las operaciones de la misma, y no solo a los deudores y acreedores. Hay correspondencia 1- Especifica 2- Automática Clases de correspondencia 1- Correspondencia periódica 2- Correspondencia online 3- Correspondencia para determinadas contabilizaciones.

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SAP Master

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SAP Master


Resumen de la correspondencia en SAP A veces es importante enviar documentación que tenemos en el sistema a los deudores o acreedores con los cuales transaccionamos en SAP, para ello se pueden definir distintas clases de correspondencia de acuerdo a la necesidad de la operatoria que será enviada de forma automática a dichos usuarios. Hay varias clases de correspondencia en el sistema: la correspondencia periódica, la correspondencia online y además en el customizing se puede configurar la correspondencia adecuada para determinadas contabilizaciones, llamémosla correspondencia personalizada. La creación de la correspondencia conlleva 2 pasos: 1) El usuario debe solicitar la correspondencia necesaria....

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Varias correspondencias en el sistema -Se puede crear correspondencia periodica. - Correspondencia online - Correspondencia para determinadas contabilizaciones. -Primer paso El usuario debe solicitar la correspondencia necesaria. -Segundo paso: Se imprimen las clases de correspondencia solicitadas. Configuracion. Una clase de correspondencia representa una clase de carta en el sistema. Transaccion OB77. Para crear una clase de correspondencia nueva Definir tipos de correspondencia a seleccionar en las transacciones Generar solicitudes de correspondencia Las solicitudes de correspondencia se pueden generar en multiples transacciones de SAP. Ej: - En la contabilizacion de documentos ( Facturas). - En la generacion de pagos o cobranzas. - En...

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SAP Expert

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