✒️SAP FI Crear datos maestros de deudores y acreedores

INTRODUCCIÓN A LOS DATOS MAESTROS

Al igual que las cuantas de mayor, los datos maestros de deudores y acreedores poseen una estructura que consta de tres segmentos:

-Datos Generales: Datos propios del deudor o acreedor. Encontramos datos como razón social o nombre, dirección, datos impositivos, cuentas bancarias, etc. Los datos generales de un dato maestro son validos para todas las sociedades FI.

-Datos de Sociedad: Relación que tiene el deudor o acreedor con cada sociedad. Encontramos la cuenta asociada donde se registran las contabilizaciones, los datos de tesorería, tipos de retención que realiza la sociedad entre otros.

-Datos Comerciales:

*En el caso de clientes, el segmento se denomina Área de Ventas y corresponden a los datos propio de facturación y expedición que maneja el módulo de SD, como las condiciones de venta acordadas en cada área.

*En el caso de proveedores, el segmento de denomina, Organización de Compras y corresponde a los datos propios de las condiciones de compras y recepciones de mercancia de maneja el módulo MM.

**Para poder generar contabilizaciones en el módulo de finanzas solo es necesario que se cree los datos maestros en los dos primeros segmentos Generales y Sociedad.

**Tanto el modulo SD y MM tienen sus respectivas estructuras organizativas. MM tiene como parte de su estructura las organizaciones de compras, donde una organización de compras subdivide una empresa en función de las necesidades de gestión de compras esta se encarga del aprovisionar materiales y servicios, negocia las condiciones de compras con los proveedores y es responsable de tales operaciones. De la misma manera, las organizaciones de ventas en SD que se ocupan de las ventas de mercadería y servicios diferenciando por distintas áreas de venta. Un cliente debe crearse en cada organización de ventas para poder ser utilizado en el modulo SD y un acreedor debe ser creado en cada organización de compras en la cual se utilizara.

1.CREACIÓN DE DATOS MAESTROS: Al crear un deudor o un acreedor, nos encontraremos con los siguientes datos:

-Número de Deudor/ Acreedor: De acuerdo a la configuración del grupo de cuentas, se deberá completar con el código de Deudor/ Acreedor en caso que posea numeración externa. Si la numeración es interna se debe dejar el campo vacío para que el sistema determine el número.

-Grupo de Cuentas: Se utiliza para clasificar a los distintos grupos de Deudores/ Acreedores (Por ejemplo: Acreedores Nacionales, Acreedores del Exterior, etc.). Esta clave de grupo determina, además, lo siguiente.

*Rango de numeración: Determina si la numeración es externa (la asigna el usuario) o si es interna (la asigna el sistema). Si es externa puede ser alfanumérica.

*Acreedor/ Deudor Única vez (CPD): Cuando una sociedad tiene relaciones comerciales esporádicas con un interlocutor puede crear un dato maestro especial en el cual registrar dichas operaciones. Los datos de una cuenta CPD no contienen los datos específicos de un acreedor o deudor sino que son datos maestros genéricos.

*Status Campo: Determina que campos son obligatorios, opcionales u deber estar ocultos.

2. DATOS MAESTROS DE ACREEDORES: Transacción FK01.

-Solapa Datos Generales - Dirección

*Nombre

*Concepto de búsqueda

*Dirección

*Comunicación

-Solapa de Datos Generales - Control: Contiene datos impositivos del proveedor y su vinculación con el dato maestro de deudor encaso de que el mismo este dado de alta también como cliente.

*Cliente: Si un acreedor es al mismo tiempo deudor o cliente, en este campo se vinculan ambos datos maestros. De esta manera se podrá visualizar estados de cuenta consolidados-

*Nro. Identificación fiscal: Se guarda el número de identificación fiscal (Nacional).

*Nro. Identificación fiscal 2: Se guarda un segundo número de identificación fiscal (Provisional)

*Tipo NIF: Indica una clasificación de NIF.

*Clase de impuesto: Indica la clasificación fiscal del acreedor. (Inscrito, exento, consumidor final, etc.)

-Solapa Datos Generales – Cuenta Bancaria: Contiene los datos bancarios del acreedor, los cuales serán necesarios en caso de realizar pagos con transferencias bancarias.

*País: En el cual radica la cuenta bancaria.

*Clave banco: Identifica el código de banco otorgado por cada Banco Central a cada uno de los bancos del país.

*Cuenta bancaria.

-Solapa Datos de sociedad – Gestión de Cuenta.

*Cuenta Asociada: Determina la cuenta en la cual se imputará en el libro mayor o contabilidad principal las operaciones con el acreedor. El dato maestro solo puede tener una cuenta asociada.

*Cuenta de tesorería: Código que agrupa a los acreedores a fin de visualizar sus saldos en los reportes de provisión de liquidez.

* Nro. Cuenta Anterior: Se guarda el código que posea el acreedor en otro sistema.

-Solapa Datos de sociedad – Pagos

*Condición de pago: La condición de pago que se especifica en este campo será propuesta al momento de registrar un documento de acreedor. Los días acordados para cancelar una factura.

*Verif. factura doble: Esta selección verifica que un mismo comprobante con el acreedor no se registre más de una vez. Para hacer este control el sistema valida que el tipo de comprobante y el número de comprobante (Campo referencia) no estén ya ingresados para ese acreedor.

*Vías de pago: Determina el tipo de pago con el cual se le van a realizar los pagos al acreedor en los pagos automáticos. Estos datos también son propuestos y pueden ser modificados posteriormente en cada documento.

*Banco propio: Determina con que banco de la sociedad se le pagará al acreedor.

3. DATOS MAESTROS DE DEUDORES: La creación de los datos maestros de deudores es similar a la de acreedores. Si bien los grupos de cuentas son diferentes de los grupos de cuentas de acreedores la funcionalidad es la misma. Transacción FD01.

-Solapa Datos Generales - Dirección: Los datos a completar son muy similares de los que ya hemos visto en datos maestros de acreedores. En esta transacción cada vista se encuentra en distintas solapas.

-Solapa Datos Generales - Datos de control: Los campos más importantes que se ingresan en esta solapa, son los datos fiscales de deudor y si éste deudor también es acreedor, se ingresa el número de acreedor para generar el vinculo entre ambos.

-Solapa Datos Generales - Datos Bancarios: La ultima solapa corresponde a la vista de datos generales correspondientes a las cuentas bancaria del deudor. Los datos almacenados servirán para realizar pagos en caso de ser necesario.

*Pago alternativo: Tanto en acreedores como en deudores tenemos la opción de utilizar un pagador alternativo. En este campo se podrá guardar el dato maestro de otro interlocutor que se utilizará cuando sea necesario realizarle el pago a alguien distinto del aquel que contrajo la deuda.

**Para acceder a los datos de sociedad debemos presionar el icono Datos de sociedad. En esta vista se habilitara las siguientes solapas:

-Solapa Datos Sociedad - Gestión de Cuentas: El dato más importante se esta solapa es la Cuenta Asociada en la cual se imputará todas las operaciones que se realicen con el deudor. Cuando utilicemos el matchcode para buscar a cuenta solo se listarán las cuentas de mayor que estén creadas como asociadas a deudores.

-Solapa Datos de Sociedad - Pagos: Los datos correspondientes a pagos, son valores de propuesta que se almacenan en el datos maestro y estarán presentes en las operaciones que se registren en el deudor.

** Se pueden transferir de manera masiva datos maestros de deudor o acreedor creados en una sociedad fuente a una sociedad destino.

Desde la pantalla de SAP Easy Acces, acceder a la barra de Menú/ Sistema/ Servicios/ Reporting. Completar con alguno de los siguientes programas y ejecutar:

-RFBIDE10: Para clientes.

-RFBIKR10: Para proveedores.