✒️SAP FI Los datos maestros acreedores y clientes
SAP FI Los datos maestros acreedores y clientes
Unidad 2: Lección 5: Datos Maestros Acreedores y Clientes.
2) Datos Maestros de Proveedores y Deudores.
Segmentos
Tal como en el plan de cuentas los datos maestos de deudores y acreedores también poseen segmentos, en este caso en particular, son tres segmentos:
- Segmento General: este segmento posee datos propios del deudor y acreedor los cuales son válidos para todas las sociedades y todas las orgaanizaciones comerciales. Dentro de este segmento encontramos el nombre, dirección, datos bancarios, impositivos, etc.
- Segmento Sociedad: cada dato maestro puede ser creado en una sociedad para poder transaccionar con el deudor o acreedor. Esto significa que un mismo acreedor o deudor puede ser creado bajo un mismo dato maestro en varias sociedades y cada sociedad tendrá una relación diferente con dicho deudor/acreedor y por lo tanto en este segmento se identificarán los datos relevantes para cada sociedad. En este segmento encontraremos datos como la cuenta asociada, el grupo de tesorería, las vías de pago.
- Segmento Comercial: el segmento comercial se identifica de manera diferenciada si se trata de un deudor o acreedor. Este segmento es váalido para otros módulos de SAP. Para trabajar en el módulo FI solo son necesarios los primeros dos segmentos.
Organización de Compras: las organizaciones de compra forman parte de la estructura organizativa del módulo MM. Los acreedores son creados bajo una organizzación de compras.
Organización de Ventas: las organizaciones de venta forman parte de la estructura organizativa del módulo SD. Los clientes son creados bajo una determinada organización de ventas y en cada una de ellas el cliente puede tener una relación comercial diferente.
Configuración:
Para poder crear datos maestros de deudores y acreedores necesitamos realizar algunas configuraciones. No son muchas y en lineas generales son sencillas.
Si bien en el sistema se encuentra separado lo que es de deudores y acreedores, nosotros nos enfocamos sobre uno de los interlocutores y resaltaremos las principales diferencias entre ambos.
Grupos de cuenta.
Son un dato fundamental a la hora de crear un dato maestro dado que determinan que campos del maestro son obligatorios, opcionales o deben estar ocultos. Adicionalmente, determina la numeración del dato maestro.
Crear un grupo de cuentas, implica la definición del status campo:
Transacción SPRO - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad de deudores y Acreedores - Cuentas de Acreedor - Datos Maestros - Preparar creación de datos maestros de acreedores - Definir Grupo Cuentas con formato de pantalla.
A nivel funcional, un grupo de cuentas se utiliza para diferenciar los datos maestros según determinadas características que permiten agrupar los datos maestros.
Por ejemplo, se podrá crear un grupo para acreedores nacionales, y un grupo para acreedores del exterior, también, podrían diferenciarse por grandes rubros como Acreedores de bienes productivos y Acreedores varios. La definición de qué grupos de cuentas se deben crear dependeráa de las necesidades que posea cada sociedad.
Al ingresar a la transacción nos encontraremos con la lista de Grupos existentes en el sistema. Cada grupo tiene la función de determinar cual será el status campo al momento de crear un dato maestro.
Presionando el icono de Detalles (lupa) o Entradas Nuevas se pueden observar los datos necesarios para crear un nuevo grupo o modificar un grupo existente.
Los datos relevantes son los siguientes:
- Grupo de Cuenta: código de hasta 4 caracteres alfanuméricos que identificará el grupo de cuentas.
- Denominación: se deberá ingresar un texto que identifique a los grupos de cuentas.
- Cuenta Pro Diversos: los grupos de cuentas prodiversos o CPD son los llamados cuentas de única vez. Este tipo de dato maestro tiene una particularidad de que se crea un único dato maestro genérico que no posee datos de un proveedor en particular sino que al momento de imputarse contablemente, el sistema solicita los datos del acreedor o deudor como nombre, domicilio, identificación fiscal, etc.
La finalidad de estos datos maestros es utilizarlos para aquellos acreedores o deudores que se utilizan de manera esporádica y que no justifica que se de de alta y un dato maestro en particular para cada uno de ellos.
Como consultores del módulo FI no nos correponde configurar la parte de compras y/o ventas de los datos maestros. Esta misma entrada del Customizing, también se encuentra en los módulos de MM y SD. El Status Campo que corresponde a las áreas comerciales es algo que tiene impacto en los respectivos módulos y donde nosotros no debemos configurarlo. En cambio, la parte general de los maestros está compartida, la pueden crear tanto los consultores de MM o SD como nosotros los consultores FI.
Para definir el Status Campo de un grupo de cuentas, encontraremos un sector en el cual tendremoss disponible una entrada por cada segmento del dato maestro. Haciendo doble clic sobre el segmento, o posicionados sobre un segmento en particular, y presionando el ícono Desglosar Status Campo, se abrirá una nueva pantalla que contendrá cada una de las solapas que forman parte del segmento.
Con doble clic sobre alguna de las solapas, llegaremos al nivel de campos que componen solapa. Para cada uno de estos campos se podrá definir si dicho dato será un dato oculto, de entrada obligatoria, de entrada opcional o solo de visualización.
El campo país es un dato que no está en la lista de Status Campo para configurar.El país es siempre un dato obligatorio en los datos maestros de deudores y acreedores. Debemos tener especial atención en esto porque el país define algunos datos de control como por ejemplo el código postal, las regiones, la longitud de campo como laa identificación fiscal y las cuentas bancarias. Estos controles dependen de las configuraciones de países que posee SAP y no del dato maestro en si. Es por eso que si necesitamos modificar para alguna de estas configuraciones tiene que ser directamente desde la configuración de países.
La cantidad y forma de parametrizar los grupos de cuentas dependerá del requerimiento de cada empresa. Hay campos que son básicos y deben estar presentes en cualquier registro maestro como el nombre y la cuenta asociada pero muchos de los otros campos estarán sujeto a otras condiciones de acuerdo a la necesidad de datos y utilización que se requiera.
También, es muy común que tengan rangos de números bien diferenciados de manera de poder identificar fácilmente a que grupo de cuentas pertenece un deudor o acreedor.
Tablas Importantes:
Tablas de Acreedores:
- LFA1: Contiene los datos generales de los acreedores.
- LFB1: Contiene los datos de sociedad de los acreedores.
- LFBK: Contiene los datos Bancarios de los acreedores.
Tablas de Deudores:
- KNA1: Contiene los datos generales de los deudores.
- KNB1: Contiene los datos de sociedad de los deudores.
- KNBK: Contiene los datos Bancarios de los deudores.
Sobre el autor
Publicación académica de María Cristina Pronotti, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Expert
María Cristina Pronotti
Profesión: Ingeniera en Computación - Argentina - Legajo: AO24J
✒️Autor de: 157 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial
- Curso Introducción a SAP
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ing. en computación con amplia experiencia en desarrollo de sw para empresas de seguros grales. dominio de los aspectos de análisis y desarrollo de sw. coordinación y liderazgo de equipos de trabajo.
Certificación Académica de María Pronotti
