✒️SAP FI La definición de Ledger

LECCION: DEFINICIÓN DE LEDGER

1- DEFINICION DE LEDGER

Una de las características de la nueva contabilidad principal es la posibilidad de administrar múltiples libros.

con los distintos libros podrían obtenerse balances con diferentes criterios de valuación. Por ej balance con normas locales de un país y balances valuados bajo normas internacionales.

Libro Principal

La contabilidad de las sociedades se lleva en un libro principal. Es decir, siempre vamos a tener por lo menos un libro. SAP provee el libro 0L como libro principal con la asignación de la tabla de totales FAGLFLEXT.

-Solo un libro puede definirse como libro principal.

-El libro principal obtiene muchos de los parámetros de control de la sociedad.

-El libro principal gestiona las monedas paralelas (monedas locales adicionales) que se asignan a la sociedad.

-El libro principal utiliza la variante de ejercicio fiscal y la variante de periodos de contabilización que se le asignan a la sociedad.

-Solo se contabilizan en CO los valores del libro principal

-Además del libro principal, también puede definir otros libros no principales.

TRANSACCION SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Parametrizaciones básicas de la gestión financiera>Libros>Ledger>Definir ledgers de la contabilidad principal.

Para definir los diferentes libros solo se deben completar con una clave de dos caracteres, una denominación y la talba de totales que tendrá el libro. También se debe marcar cual es el libro principal de la contabilidad.

TRANSACCION GLGCU1

AUDIO: Crear un nuevo ledger luego de haber salido en productivo y estar operando el sistema es muy sencillo, hay una transacción que permite copiar del ledger principal todos los movimientos al nuevo ledger, en el momento en que transportamos la orden cada movimiento nuevo que se contabilice en el ledger principal se creará también en el nuevo ledger paralelo, con la transacción GLGCU1 podremos copiar todos los movimientos anteriores de hecho podremos copiar o delimitarlos por ejercicio o incluso por numero de documento

MONEDAS

La moneda local de la sociedad se define al momento de crear la sociedad FI. Para definir las monedas adicionales se debe seguir la siguiente ruta:

TRANSACCION SPRO

IMG>GestiónFinanciera Nuevo>Parametrizaciones básicas de la gestión financiera>libros>Ledger>Definir moneda del libro principal.

Al momento de definir las monedas adicionales también se debe definir el tipo de cotización por medio del cual se convertirá la moneda local a las monedas adicionales, la fecha de conversión ya a partir de qué moneda se realiza la conversión (moneda documento o moneda local).

CONFIGURACIONES DE LIBROS PARALELOS

A los libros paralelos que se hayan definido se les debe asignar una variante de ejercicio, una variante de periodos contables y las monedas paralelas que gestionarán cada uno de los libros.

A los libros no principales se les pueden asignar monedas y / o variantes de año fiscal diferentes de las del libro principal.

TRANSACCION SPRO

Img>GestiónFinancieraNuevo>Parametrizaciones básicas de la gestión financiera>libros>ledger>definir y activar ledger no principales

2- ESCENARIOS

En la lección anterior hemos visto que la nueva tabla de totales posee más campos referentes a características de contabilización FAGLFLEXT. También hay una nueva tabla de partidas individuales que guarda las características adicionales, la tabla FAGLFLEXA.

Para que los nuevos campos que poseen las tablas de la nueva contabilidad principal se completen es necesario activar diferentes escenarios.

Un escenario define que campos se actualizan en los libros ( en la vista de libro mayor) al momento de contabilizar.

TRANSACCION SPRO

IMG>GestiónFinanciera Nuevo>Parametrizaciones básicas de la gestión financiera>Libros>ledger>Asignar escenarios y campos de cliente a libros.

A cada libro se le puede asignar uno o más escenarios, o incluso los seis escenarios a la vez.

La decisión de cuántos escenarios asignarle sólo depende de que "aspectos empresariales"se desee diseñar en la Contabilidad del libro mayor.

Cada escenario nos permitirá obtener balances o reportes por las caracteristicas activadas. Por ejemplo se pueden obtener balances por Centros de Beneficios o Balances por segmentos.

Antes, con la contabilidad clásica para obtener reportes por centros de costos debía emitirse desde el módulo de CO. Al contar con el centro de costo y áreas funcionales en las tablas de totales de FI pueden obtenerse toda la información desde finanzas.

No es necesario definir ledger paralelos, solo hay que definirlos si la empresa lo necesita para reflejar una contabilidad diferente de la contabilidad principal. No necesariamente los escenarios tienen que estar asignados a libros no principales.

Importante: no es necesario crear un libro paralelo para cada escenario.

Los libros paralelos o no principales son útiles para representar la contabilidad de acuerdo con diferentes principios contables.

No se pueden definir escenarios propios, solo se pueden utilizar los asignados por SAP.

AUDIO: Es recomendable asignar siempre los 6 escenarios, quizá en un primer momento los datos no sean necesarios pero la actualización de los 6 escenarios no es un problema y no esta demás hacerlo, si luego de haber entrado en productivo se quieren asignar nuevos escenarios se vuelve una tarea mas compleja porque se deben convertir todas las entradas existentes en la tabla de totales y para esto es necesario un proyecto de migración.

3- VISTA DE ENTRADA Y VISTA DE LIBRO MAYOR

Cuando se encuentra activada la nueva contabilidad principal un documento siempre posee dos vistas. Si bien ya hemos visto este tema en el módulo inicial, debemos tener presente que se trata de una funcionalidad de la nueva contabilidad.

Vista de Entrada: es la vista de cómo aparece un documento en las vistas de libros auxiliares. Por ejemplo cuando se trata de contabilizaciones con deudores, acreedores y activos fijos.

Vista de libro mayor: es la vista de cómo aparece un documento en el libro mayor.

En la vista de libro mayor además de ver el documento también se puede visualizar la contabilización en el libro principal y en libros paralelos. Ver el punto Visualizar documentos en ledger paralelos.

Visualizar documentos en Ledger paralelos

Al visualizar un documento, en la vista de libro mayor podemos visualizar en que libro fue registrado el documento.

La vista de entrada y de libro mayor es un tema que volveremos a ver en la siguiente lección cuando veamos desglose de documentos.

4- CONTABILIZACIONES

Todas las contabilizaciones que se realizan habitualmente en SAP se contabilizan en el libro principal.

Cada contabilización que se realiza en el libro principal también se contabiliza en los libro paralelos. Es decir, el libro principal y los libros paralelos poseen la misma información.

Sin embargo para diferenciar las contabilizaciones con diferentes criterios de valuación existen transacciones especiales que permiten elegir en qué libro contabilizar.

Transacción Enjoy FB50L y FB01L

Ambas transacciones son iguales a la contabilización de un documento estandar solo se agrega un campo adicional que es el grupo de ledger. En este campo se especifica en que grupo de ledger se desea contabilizar.

En los libros paralelos solo se puede contabilizar con cuentas de mayor, es decir no se pueden contabilizar con acreedores ni deudores. Tampoco se pueden contabilizar con cuentas de mayor que sean de partidas abiertas.

CLASES DE DOCUMENTOS PARA CONTABILIZACIONES EN LEDGER PARALELOS

Se deben definir clases de documentos para realizar las contabilizaciones en libros paralelos. Pueden ser las mismas clases de documentos que utilizamos para las contabilizaciones estándar, solo que deben ampliarse. Para esto, es necesario asignar la clase de documento y crearle un rango de numeración especial.

TRANSACCION SPRO

IMG>Gestión Financiera Nuevo>Parametrizaciones básicas de la gestión financiera>Documento>Clases de documento>Definir clases de documento de la vista de libro mayor.

La clase de documento se debe definir en la misma transacción de que hemos visto en la unidad 3 (OBA7), luego se asigna en cada ledger cuales son las clases de documento que se pueden utilizar.

Cada clase de documento que se asigna en un ledger debe llevar un rango de números diferente. Entonces al definir una clase de documento en la vista de libro mayor, se ingresa la clase de docuemnto y un rango de números. El rango de números que se asigna aquí no debe estar asignado en ninguna otra clase de documento.

Lo que hemos visto en esta lección forma parte de customizing necesario al crear una nueva sociedad en CO. Siempre tendremos que crear, por lo menos, el ledger principal, asignar las monedas paralelas y asignar los escenarios. En las siguientes lecciones seguiremos viendo mucho más sobre las nuevas funcionalidades de la Nueva Contabilidad Principal.