✒️SAP FI El documento contable posterior

Documento contable Posterior:

Si no tenemos todos los datos para el asiento, lo podemos grabar temporalmente sin que genere un asiento en el Libro Mayor. Tenemos dos opciones:

1. Retener Documentos: Nos permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.

Características:

• Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
• Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
• El sistema no le asignaa ningún número de documento.
• Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
• Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos.

En la transacción Enjoy FB50, tenemos un boton en la barra de herramientas: "Retener" que permite guardar un documento en borrador. El sistema nos abrira una ventana emergente para pedirnos el nombre (Apartar Documento es sinónimo de Retener Documento).

Cuando queremos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar. (La lista de documentos retenidos del panel Modelos de Trabajo sólo se visualizarán en el usuario que creó el documento retenido).

Finalizada la contabilización de un documento retenido, el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados.

En las transacciones clásicas, por ejemplo F-02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menu: Documento Retener.

A su vez, si ya esta grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menú: Documento Traer Documento Apartado.

Si queremos ver todos los documentos retenidos y pendientes.y no solo los del usuario que realiza la consulta, cuando elegimos la opción lista debemos poner un * en el nombre del usuario. De esa lista los podemos elegir para continuar, o los podemos borrar y no queda ningun rastro de que hayan existido.

3 - Documentos Preliminares.

Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos incunclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.

Esta función tiene las siguientes características:

• El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado. No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número de documento.
• Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
• Los documentoos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como preliminares).
• Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.

En la transacción FV50, podemos ver el icono Registrar de forma Preliminar, que permite guardar un documento en un estado previo a la contabilización.

4) Tratamiento posterior de documentos preliminares:

Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar, y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.

Modificaciones de documentos preliminares

Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de Documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario.

Transacción FBV2: Menu: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Documento Documentos Preliminares Modificar.

La transacción para acceder a modificar permite la selección de un documento, o presionando el icono Lista de documentos se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.

Cuando estamos aca, y modificamos existen dos maneras de grabar:

• Grabar: implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no.
• Grabar completamente: Verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema hace todas las verificaciones como si fuera a contabilizarse realamente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte un error.

Contabilización de documentos preliminares.

Los documentos preliminares pueden:

• Contabilizarse: Actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.
• Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borraran.

Transacción FBV0. Menu: Finanzas Gestión Financiera Libro Mayor Documento Documentos preliminares Contabilizar - Borrar

La pantalla de acceso a la contabilización es similar a la de modificación de documentos, donde podremos seleccionar un documento preliminar o una lista de documentos. Solo que ahora el ícono que aparece en la barra de herramientas es Contabilizar.

Existe una funcionalidad en SAP llamada Workflow, la cual permite diseñar procesos de autorización y liberaciones en múltiples procesos de negocio, lo cual incluye operaciones de diferentes módulos de SAP como MM, FI, SD entre otros. En un proceso de Workflow se establece que, quién, cuando y como se realiza una determinada tarea en el sistema. En estos procesos tambien participan los documentos preliminares. Donde luego de haberse registrado, se disparan por medio de mails, a usuarios liberadores quienes serán los responsables de continuar con la operación.

Borrar documentos preliminares:

Desde la misma transacción de contabilizar FBV0, Menu Documento Borrar Documento Preliminar.

Los documentos preliminares borrados se pueden consultar ya que los números de documentos generados no se eliminan.

5) Visualización en reportes:

Los documentos preliminares se diferencian en un reporte. Para que los muestre deberemos seleccionar la opcion: Part. reg. forma preliminar. En el reporte se pueden diferenciar por el status. Las que tienen un triangulo amarillo son preliminares y las que tienen un triangulo rojo son partidas contabilizadas.

La entrada preliminar de documentos es más eficiente que la retención de documentos,ya que muchas empresas lo utilizan para el control por más de dos personas, permitiendo asignar claramente las responsabilidades.