✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
UNIDAD 2 – LECCIÓN 5 (Documento contable posterior)
Cuando el usuario es interrumpido o no cuenta con toda la información para grabar un documento, se puede grabar temporalmente (sin afectar el Libro Mayor) el registro sin necesidad de borrar o cancelar los datos que ya se han introducido. Para ello se utilizan las siguientes dos opciones:
Retener documentos (apartar documento). Permite guardar un documento en estado borrador, para continuar con su tratamiento posteriormente. No impactan en los saldos de las cuentas, no se visualizan en reportes, el sistema no les asigna número por lo que deben denominarse por el usuario, el usuario sólo puede visualizar los creados por él mismo, se pueden contabilizar o borrar (en este último caso no queda ningún registro de que en algún momento haya existido).
Documentos preliminares. Son documentos inconclusos que se pueden grabar, pero que tienen pendiente alguna validación o datos obligatorios. No actualizan saldos contables, el sistema le asigna un número según la clase de documento (este se mantiene una vez se contabiliza el documento), se visualizan en reportes (identificados con el estatus de preliminar), se pueden completar, modificar, verificar, contabilizarse o borrar por cualquier usuario. La idea de estos documentos es que sirvan como herramienta de control, donde un usuario registre documentos preliminares y otro sea quien verifique y contabilice. Estos documentos se pueden:
· Modificar (Transacción FBV2): se pueden modificar las veces que sea necesario, tanto datos de posición como de cabecera, excepto moneda y clase de documento; y luego volver a grabarse de forma preliminar (se puede sólo grabar –guardar los cambios sin que el sistema verifique si está completo- o grabar completamente –el sistema verifica que el documento esté completo y queda listo para contabilizarse, a menos que se detecte un error-).
· Contabilizar (Transacción FBV0): actualizará los saldos contables e impactará en la contabilidad. Se selecciona el documento, se modifica si se requiere y finalmente se oprime el ícono Contabilizar para que quede registrado como un documento real. En SAP se pueden utilizar Work Flows para que los documentos preliminares sean enviados por e-mail a los usuarios liberadores, con el fin de que continúen con la operación, verificándolos y contabilizándolos.
· Borrar (Transacción FBV0): si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera únicamente y un estatus de borrado, desde la barra Menú/Documento/Borrar documento preliminar. Se pueden consultar por el número, y el sistema mostrará la cabecera, sin posiciones.
· Visualizar en reportes: para poder visualizar los documentos preliminares en reportes, deberá tildarse la opción Part.reg. forma preliminar en la pantalla de selección del reporte. En la columna de status, las partidas preliminares se marcarán con un triángulo amarillo, mientras que las partidas contabilizadas se marcarán con un círculo rojo.
Sobre el autor
Publicación académica de David Esteban Bolanos Tovar, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP SemiSenior
David Esteban Bolanos Tovar
Profesión: Administrador de Empresas / Contador Público - Colombia - Legajo: OT80S
✒️Autor de: 27 Publicaciones Académicas
🎓Egresado del módulo:
Certificación Académica de David Bolanos
