✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
1. Introducción
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor.
Estas opciones son:
· Retener documentos
· Documentos preliminares
2. Retener documentos: Esta opción permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
Características:
· No actualizan saldos
· No se visualizan en reportes
· No se le asignan documentos
· Se solicita una denominación para identificar el documentó retenido
· Los documentos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos
El sistema abrirá una venta emergente que habilitara a ingresar un nombre que identifique al documento retenido.
Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.
Finalizada la contabilización de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados.
En las transacciones clásicas, por ejemplo F02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menú Documento Retener.
A su vez, si ya está grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menú Documento Traer Documento Apartado.
NOTA: Si deseamos listar todos los documentos retenidos y no solo los del usuario que realiza la consulta debemos indicar un * en la lista. Se puede continuar con su ingreso o borrarlos
3. Documentos preliminares: Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Características:
· El sistema le asigna un número de documento de acuerdo al documento que se haya seleccionado.
· Los documentos no actualizan los saldos en mayores
· Los documentos preliminares se podrán visualizar en reportes, con un status que los identifica como preliminares.
· Se podrán modificar, completar, verificar y contabilizar posteriormente inconcluso o por otro usuario. Pueden ser borrados.
· Transacción FV50, registro preliminar, permite guardar un documento preliminar en un estado previo a la contabilización.
Cuando el documento preliminar se graba genera un número de documento correlativo que corresponde a la clase de documento. Cuando es contabilizado realmente conserva el mismo número de documento.
4. Tratamiento posterior de documentos preliminares:
Con la registración preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. También, es posible verificar si un documento preliminar ya está completo. Se puede comprobar, por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta, centros de costos, etc.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.
· Modificación de documentos preliminares: Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario.
Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones.
Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección (transacción FBV2) con esta transacción se puede acceder a modificar el documento.
· Grabar: implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento está completo o no.
· Grabar Completamente: verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si el fuera a contabilizarse realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.
Contabilización de documentos preliminares: Los documentos preliminares puede contabilizarse o borrarse.
· Si se contabilizan actualiza los datos contables e impactan en la contabilidad
· Si se borra, quedar el número del documento con los datos de cabecera y con un status borrado, las posiciones se borraran. TRANSACCION FBV0
Borrar documentos preliminares:DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
1. Introducción
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor.
Estas opciones son:
· Retener documentos
· Documentos preliminares
2. Retener documentos: Esta opción permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.
Características:
· No actualizan saldos
· No se visualizan en reportes
· No se le asignan documentos
· Se solicita una denominación para identificar el documentó retenido
· Los documentos pueden tratarse posteriormente contabilizándolos o borrándolos
El sistema abrirá una venta emergente que habilitara a ingresar un nombre que identifique al documento retenido.
Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.
Finalizada la contabilización de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados.
En las transacciones clásicas, por ejemplo F02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menú Documento Retener.
A su vez, si ya está grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menú Documento Traer Documento Apartado.
NOTA: Si deseamos listar todos los documentos retenidos y no solo los del usuario que realiza la consulta debemos indicar un * en la lista. Se puede continuar con su ingreso o borrarlos
3. Documentos preliminares: Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Características:
· El sistema le asigna un número de documento de acuerdo al documento que se haya seleccionado.
· Los documentos no actualizan los saldos en mayores
· Los documentos preliminares se podrán visualizar en reportes, con un status que los identifica como preliminares.
· Se podrán modificar, completar, verificar y contabilizar posteriormente inconcluso o por otro usuario. Pueden ser borrados.
· Transacción FV50, registro preliminar, permite guardar un documento preliminar en un estado previo a la contabilización.
Cuando el documento preliminar se graba genera un número de documento correlativo que corresponde a la clase de documento. Cuando es contabilizado realmente conserva el mismo número de documento.
4. Tratamiento posterior de documentos preliminares:
Con la registración preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. También, es posible verificar si un documento preliminar ya está completo. Se puede comprobar, por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta, centros de costos, etc.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.
· Modificación de documentos preliminares: Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario.
Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones.
Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección (transacción FBV2) con esta transacción se puede acceder a modificar el documento.
· Grabar: implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento está completo o no.
· Grabar Completamente: verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si el fuera a contabilizarse realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.
Contabilización de documentos preliminares: Los documentos preliminares puede contabilizarse o borrarse.
· Si se contabilizan actualiza los datos contables e impactan en la contabilidad
· Si se borra, quedar el número del documento con los datos de cabecera y con un status borrado, las posiciones se borraran. TRANSACCION FBV0
Borrar documentos preliminares: TRANSACCION FBV0, menú de documentos y borrar documento preliminar.FBV0, menú de documentos y borrar documento preliminar.
 
 
 
Agradecimiento:
Ha agradecido este aporte: Gloria Pachón
Sobre el autor
Publicación académica de Jhonathan Cruz Garzón, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Jhonathan Cruz Garzón
Profesión: Contador Público Especialista en Finanzas - Colombia - Legajo: AE59V
✒️Autor de: 65 Publicaciones Académicas
🎓Cursando Actualmente: Consultor Funcional Módulo FI Nivel Avanzado
🎓Egresado del módulo:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Certificación Académica de Jhonathan Cruz