✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
Documento contable posterior: Se puede grabar temporalmente el asiento sin que se genere una contabilización en libro mayor.
Las opciones son:
- Retener Documentos
- Documentos preliminares
Retener Documento: Permite grabar temporalmente datos ingresados para continuar posteriormente con la carga de datos.
Características:
- No actualizan los saldos de los mayores contables.
- No se visualizan en reportes.
- El sistema no le asigna ningún número de documento.
- El documento retenido es identificado con una denominación ingresada por el usuario.
- En tratamiento posterior pueden contabilizarse o borrarse.
Podemos acceder con el icono Retener o en Menú >Documento >Retener, el sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido (Apartar, sinónimo de retener).
Cuando deseemos retomar un documento retenido, abrimos el panel Modelos de trabajo en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendiente de contabilizar, esta lista sera visible solo para el usuario que creó el documento retenido. una vez contabilizado desaparece de la lista. en la transacción clásica F-02 la opción de grabar un documento retenido la encontraremos en Menú >Traer Documento Apartado.
Documentos Preliminares: Permite grabar documentos en el sistema aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes. Para acceder a esta funcionalidad presionamos el icono Registrar de Forma Preliminar.
Características:
- El sistema le asigna un numero de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
- No actualizan los saldos de los mayores contables.
- Pueden visualizarse en reportes con un estatus que los identifica como preliminares.
- Podrán tratarse posteriormente incluso por otro usuario.
Cuando se graba un documento preliminar genera un número correlativo que corresponde según la clase de documento, este numero es conservado cuando se contabiliza el documento.
Los documento preliminares pueden visualizarse en la lista de partidas individuales.
Esto es muy útil para realizar procesos mas eficientes con doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario contabiliza.
Los documentos preliminares pueden modificarse tanto en datos de cabecera como en datos de posición excepto la moneda y la clase de documento. Su tratamiento puede ser individual o de forma masiva con listas de selección. Para modificar accedemos con la transacción FBV50 o en el menú Finanzas >Gestión Financiera >Libro Mayor >Documento >Documentos preliminares >Modificar
Existe una diferencia muy importante entre grabar y grabar completamente.
Grabar: Guarda los cambios realizado sin verificar si esta completo o no.
Grabar completamente: Verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios y realiza las validaciones como si fuera a contabilizarse realmente, si no detecta error queda listo para contabilizarse.
Los documentos preliminares pueden contabilizarse actualizando los saldos contables e impactando en la contabilidad. Pueden borrarse quedando el numero de documento con los datos de cabecera y estatus borrado.
Para contabilizar usamos la transacción FBV0 o en el menú Finanzas >Gestión Financiera >Libro Mayor >Documento >Documentos preliminares >Contabilizar/Borrar.
Seleccionamos un documento o una lista y podremos realizar modificaciones si correspondiere y finalmente contabilizar.
Para borrar, desde la misma transacción FBV0 accedemos a la barra Menú >Documento >Borrar Documento Preliminar.
Cuando un documento borrado es consultado, muestra los datos de cabecera con estatus de anulado y sin posiciones.
En los reportes los documentos preliminares se diferencia de los contabilizados con un triangulo amarillo.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Enrique Luis Monro Hernandez, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Enrique Luis Monro Hernandez
Profesión: Ingeniero de Sistemas - Argentina - Legajo: KX12M
✒️Autor de: 25 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniero de sistema, experiencia en configuración y puesta a punto de sistema modular base grafico
Certificación Académica de Enrique Monro