✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
DOCUMENTO CONTABLE POSTERIOR
INTRODUCCION
Al momento de registrar asientos contables el usuario puede ser interrumpido o no hay datos suficientes para grabar, hay 2 maneras de grabar temporalmente sin que esto afecte la cuenta de libro mayor.
Las opciones son:
RETENER DOCUMENTOS:
permite grabar temporalmente para continuar despues con la entrada de datos, tiene las siguientes caracteristicas:
No actualizan saldos de los mayores contables, no se visualizan en reportes, no se asigna ningun numero de documento, le asigna una denominacion para despues reconocerlo, se puedeen tratar posteriormente borrandolos o contabilizandolos.
Enjoy FB50 cuenta con la opcion retener documento este habilitara a ingresa un nombre que identifique el documento retenido. para retomar el documento podemos volver a ingresar a la opcion MODELO DE TRABAJOS EN donde encontraremos los documentos retenidos esto solo se le habilita a la persona que retuvo el documento.
En la transaccion F-02 la opcion de grabar un documento esta en la barra de MENU- DOCUMENTO- RETENER, si se quiere volver a recuperar en la barra de MENU-DOCUMENTO- TRAER DOCUMENTO APARTADO.
AUDIOTIP SI DESEAMOS LISTAR TODOS LOS DOCUMENTOS RETENIDOS Y NO SOLO LOS DEL USUARIO QUE REALIZA LA CONSULTA CUANDO ELEGIMOS LA OPCION LISTA DEBEMOS COMPLETAR UN * EN EL NOMBRE DEL USUARIO DE ESTA MANERA SE PODRAN LISTAR TODOS LOS DOCUMENTOS QUE SE HAYAN RETENIDO Y QUE AUN ESTEN PENDIENTES, EN LA LISTA DE DOCUMENTOS RETENIDOS PODEMOS SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS PARA CONTINUAR CON SU INGRESO O TAMBIEN SE PUEDEN BORRAR SIN QUE QUEDE ALGUN REGISTRO DE QUE ALGUNA VEZ ESTUVIERON RETENIDOS.
DOCUMENTOS PRELIMINARES
Con la entrada preliminar se guardan documentos inconclusos aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Tiene las siguientes caracteristicas:
Se asigna numero de documento de acuerdo a la clase de documento, no se actualiza saldos de mayores contables, se visualiza en reportes como documentos preliminares, podran completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente por otro usuario tambien pueden ser borrados.
ENJOY FV50 cuenta con la vista REGISTRAR DE FORMA PRELIMINAR, cuando el documento se contabiliza queda con el mismo numero de documento que tenia cuando se registro de forma preliminar.
TRATAMIENTO POSTERIOR DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos mas eficientes con un doble control, un usuario registra y otro verifica.
MODIFICACIONES DE DOCUMENTOS PRELIMINARES
Se puede modificar todos los datos excepto la moneda y la clase de documento.
TRANSACCION FBV2
FINANZAS-GESTION FINANCIERA-LIBRO MAYOR- DOCUMENTO-DOCUMENTOS PRELIMINARES-MODIFICAR
Par d¨modificar un documento preliminar se permite la seleccion de un documento o presionando el icono lista de documentos aqui se puede filtrar por diferentes criterios.
GRABAR: Se guardan los datos sin verificacion.
GRABAR COMPLETAMENTE: El sistema verifica que no tenga errores y lo graba listo para contabilizarse.
CONTABILIZACION DE DOCUMENTOS PRELIMINARES:
* Si se contabiliza se actualizan los saldos contables.
* Si se borra queda con los datos de cabecera y con status de borrado se borran las posiciones.
TRANSACCION FBV0
FINANZAS-GESTION FINANCIERA-LIBRO MAYOR-DOCUMENTO-DOCUMENTOS PRELIMINARES-CONTABILIZARBORRAR
Se selecciona el documento y se le puede dar contabilizar.
AUDIOTIP LA IMPORTANCIA DE LOS DOCUMENTOS PRELIMINARES ES QUE HAY UN USUARIO QUE REGISTRA Y OTRO QUE VERIFICA EXISTE UNA FUNCIONALIDAD EN SAP LLAMADA WORKFLOWS PERMITE DESARROLLAR PROCESOS DE AUTORIZACIONES Y LIBERACIONES ACA SE ESTABLECE QUIEN COMO CUANDO AUTORIZA ENTONCES LOS DOCUMENTOS PRELIMINARES SE DISPARAN POR MEDIO DE WORKFLOWS HACIA USUARIOS LIBERADORES.
BORRAR DOCUMENTOS PRELIMINARES
Para borrar desde la transaccion FBV0 MENU-DOCUMENTO-BORRAR DOCUMENTO PRELIMINAR.
Estos se pueden consultar despues con estatüs de anulado, posiciones borradas.
VISUALIZACION EN REPORTES
Diferencia de documentos preliminares de documentos contabilizados en el libro mayor en un REPORTE DE PARTIDAS INDIVIDUALES
El resultado de la selección nos mostrará los mismos datos para un documento real y uno preliminar, pero se podrán diferenciar por el status. El triangulo amarillo identifica a las partidas preliminares.
La entrada preliminar de documentos es más eficiente que la retención de documentos, ya que muchas empresas lo utilizan para el control por más de dos personas (una persona ingresa y otra persona verifica y contabiliza) permitiendo asignar claramente las responsabilidades.
Sobre el autor
Publicación académica de Andres Elias Arango Monsalve, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Andres Elias Arango Monsalve
Profesión: Ingeniero Financiero y de Negocios - Colombia - Legajo: SC60T
✒️Autor de: 119 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Disponibilidad Laboral: FullTime
Presentación:
Ingeniero financiero y de negocios con 7 años de experiencia, nivel medio alto en ingles, con experiencia en el sector bancario y cuentas por pagar, herramientas informáticas, manejo funcional sap.
Certificación Académica de Andres Arango