✒️SAP FI El documento contable posterior
SAP FI El documento contable posterior
Documento contable posterior
1 Introducción
Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que este genere una contabilización en el libro mayor.
Estas opciones son: Retener documentos y Documentos Preliminares.
Retener Documentos: Esta función permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos y posee las siguientes caracteristicas:
a) Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.
b) Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.
c) El sistema no le asigna ningún número de documento.
d) Luego de seleccionar la opción de retenes documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.
e) Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos.
A su vez si ya esta grabado y lo que deseamos es a continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menu >> Documentos >> Traer Documento Apartado.
Documentos Preliminares: Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos ene l sistema, aun cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.
Tiene la siguientes características:
a) El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.
b) Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.
c) Los documentos preliminares podrán visualizarse en repoetes.
d) Los documentos podrán completarse, modificarse,verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también en caso de que corresponda, los documento podrán ser borrados.
4.- Tratamiento posterior de documentos preliminares.
Con la registración preliminar de documentos es posible verificar si un documento preliminar ya esta completo. Se puede comprobar por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta, centro de costos, etc.
Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilizad radica en realizar procesos mas eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza.
Modificar documentos preliminares.
Pueden modificarse tanto de datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda, y la Clase de documento.Un documento preliminar puede modificarse tantas veces sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones.
Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.
La transacción FBV2 es la que se utiliza para acceder a modificar un documento preliminar. Una vez ahi tenemos dos maneras de grabar:
Grabar: implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no.
Grabar Completamente: Verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las validaciones como si el fuera a contabilizar realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.
Contabilizar documentos preliminares
i) Si se contabiliza un documento preliminar actualizará los saldos e impactara a la contabilidad.
ii) Si se borra, quedará el documento con los datos de cabecera y con sus status de borrado. Las posiciones se borrarán.
 
 
 
Sobre el autor
Publicación académica de Antonio De Jesus Hernandez Oropeza, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
Antonio De Jesus Hernandez Oropeza
Profesión: Ingenierío en Sistemas - Mexico - Legajo: RZ12K
✒️Autor de: 53 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
- Carrera Consultor en SAP CO Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Avanzado
- Carrera Consultor en SAP FI Nivel Inicial