✒️SAP FI El documento contable posterior

1 | Introducción

Cuando se registran asientos contables, el usuario puede ser interrumpido o no contar con todos los datos necesarios para grabar un documento. Esta situación no necesariamente obliga al usuario a borrar o cancelar todos los datos introducidos sino que cuenta con dos opciones de grabar temporalmente el asiento sin que esto genere una contabilización en el Libro Mayor.

Estas opciones son:

Retener Documentos

Documentos preliminares

A continuación veremos las principales características de ambas opciones de registración, al final de la unidad veremos un vídeo de cómo utilizarlas en el sistema.

2 | Retener Documentos

RETENER DOCUMENTOS

Esta funcionalidad permite grabar temporalmente los datos ingresados con el fin de continuar posteriormente con la entrada de datos.

La opción de Retener documentos posee las siguientes características:

Los documentos retenidos no actualizan los saldos de los mayores contables.

Los documentos retenidos no se visualizan en reportes.

El sistema no le asigna ningún número de documento.

Luego de seleccionar la opción de retener documento, el sistema solicitará una denominación para identificar posteriormente al documento retenido.

Los documentos retenidos pueden tratarse posteriormente contabilizandolos o borrandolos.

La imagen que vemos a continuación corresponde a la transacción Enjoy FB50, en la misma podemos ver donde se encuentra el icono Retener que permite guardar un documento es un estado borrador, para continuar con su tratamiento en un momento posterior.

El sistema abrirá una ventana emergente que habilitará a ingresar un nombre que identifique al documento retenido. (Apartar Documento es sinónimo de Retener Documento).

Cuando deseemos retomar el tratamiento de un documento retenido, deberemos abrir el panel Modelos de Trabajos en donde encontraremos la lista de documentos retenidos pendientes de contabilizar.

La lista de documentos retenidos del panel Modelos de Trabajo sólo se visualizarán en el usuario que creó el documento retenido.

Finalizada la contabilización de un documento retenido el mismo desaparece de la lista de Documentos Apartados.

En las transacciones clásicas, por ejemplo F-02, la opción de grabar un documento retenido la encontramos en la barra de Menú Documento Retener.

A su vez, si ya esta grabado y lo que deseamos es continuar con la carga de datos, deberemos acceder a la barra de Menú Documento Traer Documento Apartado.

3 | Documentos Preliminares

DOCUMENTOS PRELIMINARES

Mediante la entrada preliminar podremos grabar documentos inconclusos en el sistema, aún cuando haya validaciones o datos obligatorios pendientes.

La función de Entrada Preliminar tiene las siguientes características:

El sistema le asigna un número de documento de acuerdo a la clase de documento que se haya seleccionado.

Los documentos no actualizan los saldos de los mayores contables.

Los documentos preliminares podrán visualizarse en reportes (con un status que los identifica como documentos preliminares).

Los documentos podrán completarse, modificarse, verificarse y contabilizarse posteriormente incluso por otro usuario, también, en caso de que corresponda, los documentos podrán ser borrados.

La imagen que vemos a continuación corresponde a la transacción Enjoy FV50, en la misma podemos ver donde se encuentra el ícono Registrar de forma Preliminar que permite guardar un documento es un estado previo a la contabilización.

Cuando un documento se graba de forma preliminar se genera un Número de Documento. El número es el correlativo que corresponde según la clase de documento. No hay un rango especial para preliminares, ya que cuando el documento realmente se contabiliza conserva el mismo número de documento.

4 | Tratamiento posterior de documentos preliminares

Con la registración preliminar de documentos es posible introducir y grabar documentos incompletos en SAP sin necesidad de verificar todas las entradas. También, es posible verificar si un documento preliminar ya está completo. Se puede comprobar, por ejemplo, si el saldo del documento es cero y si se han ingresado todos los campos obligatorios como número de cuenta, centros de costos, etc.

Los documentos preliminares tienen un tratamiento posterior y su mayor utilidad radica en realizar procesos más eficientes con un doble control, donde un usuario registra un documento de manera preliminar y otro usuario controla y contabiliza. De esta manera se definen responsabilidades diferenciadas.

Modificaciones de documentos preliminares

Pueden modificarse tanto datos de posición como de cabecera, excepto la Moneda y la Clase de documento. Un documento preliminar puede modificarse todas las veces que sea necesario. Las fechas, las imputaciones, los importes, son datos susceptibles de modificaciones.

Los documentos preliminares pueden tratarse de forma individual o masivamente a través de una lista de selección.

Transacción FBV2

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Libro Mayor

|-> Documento

|-> Documentos preliminares

|-> Modificar

La transacción para acceder a modificar permite la selección de un documento, o presionando el ícono Lista de documentos se abre una pantalla de selección que permite filtrar por diferentes criterios.

La siguiente imagen corresponde a la transacción de modificación de documentos preliminares en la cual podemos observar que tiene completo el campo Número de documento y donde la moneda no es un campo modificable. Al documento se le pueden realizar las modificaciones necesarias y luego volver a grabarse de forma preliminar.

Existe una diferencia muy importante entre Grabar y Grabar Completamente.

Grabar implica guardar los cambios que se hayan realizado sin que el sistema verifique si el documento esta completo o no.

Grabar Completamente verifica que el documento contenga todos los datos obligatorios completos, el sistema realiza todas las verificaciones como si el fuera a contabilizarse realmente. El documento queda en un estado en el cual estaría listo para ser contabilizado a menos que se detecte algún error.

Contabilización de documentos preliminares

Los documentos preliminares pueden contabilizarse o borrarse.

Si se contabilizan actualizarán los saldos contables e impactará en la contabilidad.

Si se borra, quedará el número de documento con los datos de cabecera y con un status de borrado. Las posiciones se borrarán.

Transacción FBV0.

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Libro Mayor

|-> Documento

|-> Documentos preliminares

|-> Contabilizar/Borrar.

La pantalla de acceso a la contabilización es similar a la de modificación de documentos, donde podremos seleccionar un documento preliminar o una lista de documentos.

Una vez seleccionados los documentos podrán realizarse modificaciones si correspondiere y finalmente contabilizarse como documentos reales que impactan en la contabilidad.

Borrar documentos preliminares

Desde la misma transacción de contabilizar FBV0, un documento preliminar se puede borrar si por algún motivo no correspondiere su contabilización. Para proceder a borrar se debe acceder a la barra de Menú Documento Borrar Documento Preliminar.

Los documentos preliminares borrados se pueden consultar, ya que los números de documentos generados no se eliminan. La consulta de éstos documentos muestra los datos de cabecera del documento original con un status de Anulado y sin posiciones.

5 | Visualización en reportes

En las próximas lecciones aprenderemos a consultar reportes de saldos y de partidas individuales. No obstante veremos aquí como se diferencian los documentos preliminares de los documentos contabilizados en el libro mayor en un reporte de partidas individuales.

En la pantalla de selección del reporte deberemos seleccionar el tilde de visualizar partidas preliminares.

El resultado de la selección nos mostrará los mismos datos para un documento real y uno preliminar, pero se podrán diferenciar por el status. El triangulo amarillo identifica a las partidas preliminares.

La entrada preliminar de documentos es más eficiente que la retención de documentos, ya que muchas empresas lo utilizan para el control por más de dos personas (una persona ingresa y otra persona verifica y contabiliza) permitiendo asignar claramente las responsabilidades.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Antonio Peinado Sempere