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✒️SAP FI La estructura organizativa (Sociedad y divisiones)

SAP FI La estructura organizativa (Sociedad y divisiones)

SAP FI La estructura organizativa (Sociedad y divisiones)

UNIDAD 1 - TEMA 7 - ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (Sociedad y divisiones)

1.- ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Repaso:

- Mandante: es el nivel mas elevado en la jerarquía del sistema MySAP ERP Financials. A nivel de Mandante se ingresan los datos que son válidos para todas las unidades organizaciones. Así sólo es necesario ingresar esa información una vez, por ej, los tipos de cambio.

- Sociedad FI (con fines externos): una sociedad representa una entidad financiera jurídicamente independiente. Los balances contables exigidos por ley se pueden crear en el nivel de sociedad.

La sociedad es la estructura mínima necesaria en mySAP ERP Financials.

- Divisiones: son áreas independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades. Constituyen entidades que pueden crear sus propios cierres con fines internos. Así, es posible generar balances para cada división (por ej, división automotriz, división motos..)

2.- SOCIEDADES FI

Habitualmente, se copia una sociedad existente. Con la ventaja de copiar también, los parámetros específicos de la sociedad origen. Después de la copia, se pueden tratar los datos de la nueva sociedad. Si bien copiar es opcional.

Transacción SPRO: IMG - Estructura de la empresa - Definición - Gestión Financiera - Tratar, copiar, borrar, verificar sociedad.

Pantalla: Objeto organizativo Sociedad

Para crear una sociedad se debe elegir una clave alfanumérica de cuatro dígitos como clave de la sociedad, la cual identifica a la sociedad y se utilizará, por ej, al contabilizar operaciones contables de la empresa, al crear datos maestros específicos de sociedad, al emitir reportes, etc.

Además de copiar, se puede definir la sociedad y realizar la configuración uno mismo, sin utilizar una sociedad de referencia.

Después se elige la opción Tratar los datos de sociedad, donde se define el nombre de la sociedad, el país y la moneda. Estos son datos importantes para la sociedad: la moneda, es la moneda local, y cada país aplica controles específicos en datos como código postal, cuentas bancarias, número de identificación fiscal, etc.

Pantalla: Modificar vista Sociedad: Resumen

Se elige la sociedad, y se abre una nueva pantalla Modificar vista Sociedad: Detalle

Vamos a crear sociedades y divisiones en el ambiente de desarrollo. Más precisamente, en el mandante de Customizing. Para hacer las primeras pruebas, deberemos transportar la orden en donde guardamos estos cambios, para que las estructuras organizativas que hemos creado puedan ser utilizadas en este ambiente de pruebas. Si las pruebas son correctas, se transportará a Testing y luego a producción.

3.- PARÁMETROS GLOBALES.

En los parámetros globales se siguen completando más datos referentes a la sociedad. Estos campos de esta parametrización se pueden completar a medida que se vayan definiendo otros puntos de customizing. Por ej., en estos parámetros globales, está la asignación del plan de cuentas y el ejercicio.

Transacción SPRO - Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas - Parámetros globales para la sociedad - Verificar y completar parámetros globales.

Al ingresar a este punto del customizing, nos encontramos con la lista de todas las sociedades.

Con el icono Detalle (lupa) se accede a los datos propios de cada sociedad.

Pantalla: Modificar vista Datos globales de sociedad: Resumen

En la cabecera (datos grisados) están los datos que definimos al momento de crear la sociedad. En el área de Organización de Contabilidad se tiene como datos relevantes al plan de cuentas operativo, el plan de cuentas país y la variante de ejercicio (K4).

En parámetros de proceso figuran las entradas que ejercen determinados controles sobre la operatoria contable.

Pantalla: Modificar vista Datos globales de sociedad: Detalle

Con el botón Datos de Dirección se ingresan todos los datos correspondientes a la dirección de la sociedad. Estos datos son utilizados por los formularios como ordenes de pago, facturas e incluso en los encabezados de ciertos reportes como por ejemplo: Libro Diario.

Con el botón Datos Adicionales se pueden completar otros datos legales de la sociedad como el número de identificación fiscal, la fecha del estatuto social, la clase de impuestos, etc. Esta pantalla varía de acuerdo al país definido para la sociedad.

En parámetros de proceso tenemos entradas que ejercen determinados controles sobre la operatoria contable.

Esta pantalla puede cambiar dependiendo del país en el que se haya asignado la sociedad. Si el país tiene localización en SAP es posible que cambien los campos en función de ciertos parámetros impositivos. Los datos que se almacenan aqui suelen cumplir alguna función en la determinación de impuestos y también son datos que pueden utilizarse en la impresión de comprobantes como los números de identificación fiscal y la condición de la empresa ante el fisco.

Video de como crear una sociedad:

Ingresar al Customizing.

Para crear las estructuras organizativas, ya sea una sociedad, divisiones o segmentos, vamos al modo Estructura de la Empresa - Definición - Gestión Financiera - Tratar, copiar, borrar, verificar sociedad.

Se elige la opción: Copiar, borrar, verificar sociedad.

Hacemos un clic en el icono: Copiar objeto organizativo.

Aparece una ventanita, donde se coloca la sociedad que se quiere copiar, y el número de la nueva sociedad.

Aparece un Msj, donde el sistema consulta si se desea tambien copiar las cuentas de mayor. Si no se quiere copiarlas aquí se puede hacer más tarde.

Si se indica que Si, después no se tendrá que crear cada cuenta de mayor en la sociedad, si no que serán copiadas.

También nos consulta si vamos a usar la misma moneda local de la sociedad de origen, o la vamos a cambiar.

El sistema nos dice qué determinados datos no serán copiados. Si hacemos clic en el botón ayuda, nos amplia qué no se va a copiar.

El sistema nos informa que no se asociará esta sociedad a la sociedad CO a la que estaba asociada la sociedad de origen. Este paso lo deberemos hacer manualmente. Asignación - Controlling - Sociedad - Asignar Sociedad CO.

También el sistema muestra inconsistencia en el ledger 8A (Contabilidad CeBe (de Centros de Beneficio)) Este ledger ha dejado de utilizarse a partir de las nuevas versiones, es por ello que tenemos este Msj.

Una vez que se haya finalizado con la copia, para poder terminar, lo que se debe hacer es guardarlo en una orden de transporte. Para ello, se pulsa el botón de una hojita celeste, que dice "Crear Orden" Se le pone el nombre y se guarda. Y Continuar.

El sistema nos informa que no se incluyen los rangos de números en la orden de transporte.

Se cancela la copia de los rangos de números ya que los crearemos en cada una de las clases de documentos u objetos que sean necesarios.

Habiendo finalizado la copia, se sale de ella. Y vamos a la otra opción Tratar Datos de Sociedad.

Seleccionamos la sociedad creada, y clic en el icono Detalle (lupa en la barra de herramientas). Desde esta transacción se puede cambiar el nombre de la empresa, en principio trae el mismo nombre de la Sociedad de Origen. Luego se puede cambiar la población, el país, la moneda local y el idioma en el cual se actualizarán los datos. Se guarda y se especifica en qué orden de transporte se especificarán estos cambios.

Ahora pasamos al nodo de Customizing: Gestión Financiera (nuevo) para ver qué otros datos son necesarios para configurar la sociedad.

Se elige la opción:

Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Parámetros globales para la sociedad - Verificar y completar parámetros globales.

Le damos ejecutar. Y seleccionamos la sociedad creada en el punto anterior. Y le damos la lupa de la barra de herramientas, que dice Ver Detalle

Dentro de los parámetros globales se asocian otros objetos a la sociedad como por ejemplo el plan de cuentas, la variante de ejericicio, o la variante de periodos contables.

4.- DIVISIONES.

Las divisiones son muy simples de crear, solo llevan una clave alfanumérica de hasta cuatro dígitos y un texto explicativo.

Estas divisiones serán utilizadas en las imputaciones contables, recordemos que las divisiones no se asignan específicamente a una sociedad.

Transacción SPRO. Menú: IMG - Estructura de la empresa - Definición - Gestión Financiera - Crear divisiones.

Pantalla: Modificar vista Divisiones: Resumen

Nota:

Tablas importantes:

  • T001: Contiene la lista de todas las sociedades creadas en SAP. Las Sociedades se identifican con el campo BUKRS.

Direcciones:

Las direcciones en SAP se guardan en una tabla separada de direcciones denominada ADRC. El vínculo entre la tabla origen y la tabla de direcciones es el campo ADRNR. Esto, no solo ocurre en la tabla sociedades sino en cualquier tabla que posea direcciones.

  • ADRC: Es la tabla que contiene las direcciones (Gestión central de direcciones).

- En la tabla T001 (Sociedades) hay el campo ADRNER - dirección, que se identifica con un número.

- En la tabla ADRC (Direcciones), el campo ADDRNUMBER - Nº dirección, se completa con el valor de la tabla T001-ADRNR, y se obtiene la dirección que corresponde a la sociedad.

Es importante conocer este procedimiento para las especificaciones funcionales de formularios de facturas, recibos o cualquier otro comprobante o reporte en el cual haya que exponer el domicilio, ya sea de una sociedad, un deudor o acreedor.

Nunca incluir rangos de números en orden de transportes porque pueden ocasionar graves inconsistencias en el sistema productivo.
Las órdenes se crean en cada mandante.


 

 

 


Sobre el autor

Publicación académica de María Isabel Baña Espasandín, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.

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