✒️SAP FI La estructura organizativa (Sociedad y divisiones)

UNIDAD 1 - INTRODUCCIÓN AL CUSTOMIZING : ESTRUCTURA ORGANIZATIVA (SOCIEDAD Y DIVISIONES) (Lección 7°)

1. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Los objetos que forman parte de la estructura organizativa de FI son:

• Mandante: es el nivel más elevado de la jerarquía de SAP. Los datos son válidos para todas las unidades organizacionales a nivel de mandante, con lo cual no obliga a ingresar una información más de una vez. EJEMPLO: Tipos de cambio.
• Sociedad FI (con fines externos): representa la entidad financiera jurídicamente independiente y es la estructura mínima necesaria en SAP. EJEMPLO: los balances contables exigidos por ley se pueden crear en el nivel de sociedad.
• Divisiones: son áreas independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades. Las divisiones pueden crear sus propios cierres con fines internos y generar balances para cada división, sin importar en qué sociedad se hayan generado los movimientos, es decir, sólo importa todos los movimientos generados para la división. EJEMPLO: División Automotriz, División Motos.

2. SOCIEDADES FI

• Habitualmente se copia una sociedad existente. El estándar de SAP trae "sociedades modelos" para diferentes países, los cuales ya tienen parametrizado cuestiones específicas del país.
• El procedimiento tiene la ventaja de copiar también los parámetros específicos de la sociedad origen.

*** NOTA: el uso de la función "Copiar" es opcional. También se puede definir la sociedad y realizar la configuración uno mismo, sin utilizar una sociedad de referencia.

• Se accede a SPRO / IMG/Estructura de la empresa/Definición/Gestión Financiera.
• Se ingresa una "clave de sociedad" (código alfanumérico de 4 dígitos) que identifica a la sociedad y se utiliza para contabilizar operaciones, crear DM específicos de sociedad, emitir reportes, etc.
• Luego de la copia, se selecciona el ícono "Tratar los datos de sociedad" donde se define:

1. Nombre de la sociedad: ejemplo E-SAP
2. Población: ejemplo BA.
3. País: importante porque contiene controles específicos para determinados datos como el código postal, las cuentas bancarias, el número de identificación fiscal, etc. Ejemplo AR
4. Moneda: importante porque ésta será la moneda local de la sociedad. Ejemplo USD
5. Idioma: ejemplo ES

*** NOTA: Las sociedades y divisiones se crean en el ambiente de desarrollo DEV, mandante de customizing. Para hacer las primeras pruebas se debe transportar la Orden donde se guardaron estos cambios al mandante de pruebas, de forma a que las estructuras organizativas creadas puedan ser utilizadas en dicho mandante. Si todo está correcto, se transporta la Orden al ambiente de QAS y luego al ambiente PRD.

3. PARÁMETROS GLOBALES

• Se completan más datos referentes a la sociedad. Sin embargo, muchos de los campos se completarán a medida que se vayan definiendo en otros puntos de customizing. EJEMPLO: asignación de plan de cuentas y ejercicio.
• Se accede a SPRO - IMG/Gestión Financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas/Parámetros globales para la sociedad/verificar y completar parámetros globales.
• Se visualiza la lista de todas las sociedades, se selecciona una y se presiona el ícono "Detalle" (lupa) para acceder a los datos propios de la misma.
• Cabecera (datos grisados): están los datos definidos al momento de crear la sociedad.
• Área Organización de Contabilidad: datos relevantes son el plan de cuentas operativo (ejemplo ESAP), el plan de cuentas país y la variante de ejercicio (K4).
• Área Parámetros de proceso: entradas que ejercen determinados controles sobre la operatoria contable.
• Se presiona el ícono "Datos de dirección" para ingresar los datos correspondientes a la dirección de la sociedad, los cuales serán utilizados por los formularios como Órdenes de pago, Facturas e incluso en los encabezados de ciertos reportes como el Libro Diario.
• Se presiona el ícono "Datos adicionales" para completar otros datos legales de la sociedad como el NIF, la fecha del estatuto social, la clase de impuestos, etc. Esta pantalla varía de acuerdo al país que se le haya definido a la sociedad.

*** NOTA: Si el país tiene localización en SAP, es posible que cambien los campos en la pantalla "Datos adicionales" en función a ciertos parámetros impositivos. Los datos que se almacenan suelen cumplir alguna función en la determinación de impuestos y también pueden utilizarse en impresión de comprobantes (NIF, condición ante el fisco, etc.).

VÍDEO DEMOSTRATIVO SOBRE CREACIÓN DE SOCIEDADES

• Se accede al menú de customizing ingresando SPRO en la barra de comando, se presiona el ícono "IMG referencia SAP".
• Se accede al nodo Estructura de la empresa / Definición / Gestión financiera / Tratar, copiar, borrar, verificar sociedad.
• En la ventana "Seleccionar actividad" se hace doble clic en la actividad "Copiar, borrar, verificar sociedad". La otra actividad es "Tratar datos de Sociedad".
• En la pantalla "Objeto organizativo Sociedad" se presiona el ícono "Copiar objeto organizativo".
• En el campo "De sociedad" se completa la sociedad de origen (ejemplo 3000) y en el campo "A sociedad" se completa con la clave de la nueva sociedad. Se presiona el ícono "Continuar".
• El sistema arroja el mensaje "¿Desea copiar también los datos de sociedad de cuentas de mayor?" con la siguiente recomendación "Copie las cuentas de mayor sólo si asigna el mismo plan de cuentas a la sociedad de destino que a la sociedad fuente". Se selecciona la opción "No".
• El sistema arroja el mensaje "¿Desea asignar otra moneda local a la sociedad de destino?" con la siguiente recomendación "La sociedad modelo tiene la moneda local USD". Se selecciona la opción "No".
• El sistema arroja el mensaje "No se copiarán determinados datos. Ver texto explicativo". Se presiona el ícono "Ayuda" para ver más detalle sobre el mensaje. EJEMPLO: informa que no se asociará la nueva sociedad FI a la sociedad CO, a la cual estaba asignada la sociedad 3000. Este paso se realiza de manera manual en un momento posterior. Se cierra la ventana y se presiona el ícono "Continuar" de la pantalla anterior.
• El sistema muestra un mensaje informativo sobre inconsistencias en el Ledger 8A de la Contabilidad de Centros de Beneficios. Esto es porque éste ledger ha dejado de utilizarse a partir de las nuevas versiones. Se presiona el ícono "Continuar".
• El sistema muestra un mensaje informativo sobre "Transporte de rangos de números y direcc." ya que todos los rangos de números deben crearse en cada mandante, nunca se deben transportar porque podrían generarse errores. Se presiona el ícono "Continuar".
• Se crea una nueva Orden de Transporte ingresando una descripción breve (FI: Customizing Sociedad 5000). Se presiona el ícono "Guardar" y SAP asigna el número de Orden. Se presiona el ícono "Continuar" y SAP arroja el mensaje "No existe ningún intérvalo a transportar", se presiona el ícono "Continuar" para finalizar la operación.
• En la siguiente pantalla "Copiar: sociedad" se presiona el ícono "Cancelar".
• Aparece la pantalla "Existen intervalos" y se presiona el ícono "Cancel." para cancelar la copia de rango de números ya que se crearán luego en cada una de las clases de documentos u objetos que sean necesario.
• SAP arroja el mensaje "Se ha copiado sociedad 3000 sin objeto de rango de números 1-según 5000". Se presiona el ícono "Continuar".
• Se sale de la pantalla.
• En la ventana "Seleccionar actividad" se hace doble clic en la actividad "Tratar datos de Sociedad".
• Se selecciona la sociedad creada (5000) y se presiona el ícono "Detalle". Desde esta transacción se puede cambiar el nombre de la empresa, población, país, moneda, idioma. EJEMPLO: Se modifica el nombre E-SAP por E-SAP Customizing, País AR por US, Población BA por NY.
• Se presiona el ícono "Guardar" y se especifica en qué "Orden de transporte" se guardarán los cambios. Se presiona el ícono "Continuar".
• Se sale de la transacción.
• Se accede al nodo Gestión Financiera (nuevo)/Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo)/Parámetros globales de la sociedad/Verificar y completar parámetros globales. Se presiona el ícono "Ejecutar".
• Se selecciona la sociedad 5000 y se presiona el ícono "Detalle" para asociar otros objetos a la sociedad. EJEMPLO: plan de cuentas (ESAP), variante de ejercicio (K4), variante de status campo (1000) o la variante de periodos contables (1000).
• Se presiona el ícono "Guardar" y se sale de la transacción.

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4. DIVISIONES

• Se asigna una clave alfanumérico de hasta 4 dígitos y un texto explicativo.
• Estas divisiones luego serán utilizadas en las imputaciones contables.

*** NOTA: las divisiones no se asignan específicamente a una sociedad. Se crea la división y se puede utilizar en cualquier sociedad FI.

• Se accede a SPRO / IMG/Estructura de la empresa/Definición/Gestión Financiera.
• Se presiona el ícono "Entradas nuevas" y se ingresa la clave de la División (ejemplo 9900) y la denominación (ejemplo Laboratorio e Investigación).
• Se presiona el ícono "Guardar" y se asigna la Orden de Transporte correspondiente.

5. TABLAS IMPORTANTES

• T001: contiene la lista de todas las sociedades creadas en SAP. Las sociedades se identifican con el campo BUKRS.
• ADRC: contiene las direcciones en SAP, es una tabla separada para la Gestión central de direcciones. El vínculo entre la tabla de origen y la tabla de direcciones es el campo ADRNR. Esto no sólo ocurre con la tabla de sociedades sino en cualquier tabla que posea direcciones. En la tabla T001 se tiene el campo ADRNR (Dirección) que se identifica con un número. En la tabla ADRC, el campo ADDRNUMBER (N° dirección) se completa con el valor de la tabla T001-ADRNR y se obtiene la dirección que corresponde a la sociedad.

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ACLARACIONES DEL INSTRUCTOR

° Consulta ~~ Aclaración sobre Orden de Transporte.

° Respuesta ~~ Cada vez que se crea una Orden se crea también una tarea. Todo lo que se parametrice estará en la tarea y no directamente en la orden. Una orden puede contener más de una tarea, por ejemplo, si un consultor se suma como empleada en la Orden, todo lo que realice se guardará en una tarea diferente pero dentro de la misma orden.

Respecto a los contenidos de la orden, si se creó algo y luego se borró, no se verá en la Orden. La Orden se queda con lo que realmente se ha dejado parametrizado y que contiene lo que se transportará a otro ambiente.

Para visualizar el contenido de la orden, se hace doble clic sobre la tarea, se abre una nueva ventana que muestra todos los objetos que se han incluido en la Orden. Se presiona el ícono "llave", ubicado a la derecha de cada objeto, para visualizar las tablas que se han tocado. Se presiona el ícono "cajita azul y gris", ubicado a la derecha de las flechas de arriba y abajo, para visualizar el contenido de la tabla. El sistema dará 3 opciones: 1) Tabla completa, 2) Contenido de tabla especificado mediante orden y 3) Contenido de tabla especificado mediante clave actual. Con la segunda opción se puede visualizar lo que contiene una Orden propia.

° Consulta ~~ Aclaración sobre huso horario.

° Respuesta ~~ Los husos horarios se pueden completar en cualquier tipo de dirección, sociedades, clientes, proveedores, bancos, etc. Puede ser útil cuando se trata de empresas globales que poseen filiales en distintos lugares del mundo. El servidor en el que se encuentra SAP puede estar en un lugar y las sociedades que operan en el sistema en diferentes países. Los datos y horas locales sólo se pueden comparar e intercambiar cuando se encuentran dentro del mismo huso horario. El sistema soporta la conversión de los datos y horas locales mediante la función de husos horarios.

° Consulta ~~ Diferencia entre División y Segmento.

° Respuesta ~~ La división y el segmento son a nivel mandante. Ninguno de estos objetos se asocia a una sociedad específica sino que puede utilizarse en cualquiera. No hay una diferencia puntual, simplemente son dos objetos de imputación adicional que pueden utilizarse con distintos fines. La división es un objeto viejo que viene de versiones antiguas de SAP, en cambio el segmento, es un objeto más nuevo que tiende a reemplazar a la división. Sin embargo, pueden utilizarse ambos ya sea para informes o para crear balances.

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