✒️SAP FI La funcionalidad del Desglose de documentos
SAP FI La funcionalidad del Desglose de documentos
FUNCIONALIDAD DEL DESGLOSE DE DOCUMENTOS
Con la nueva contabilidad se presenta una nueva funcionalidad que es el desglose de documento (Document Splitting).
El desglose de documento es la apertura de las posiciones que forman un asiento contable según las características de imputación. El desglose de documentos solo ocurre en la vista de libro mayor.
El segmento es una nueva característica de imputación que se puede utilizar para segmentar un balance. Muchas de las normas internacionales requieren información aperturada por diferentes segmentos.
Sin embargo cada empresa le puede dar al campo segmento el sentido que crea oportuno de acuerdo a sus necesidades de información. Por ejemplo, una empresa agrícola ganadera que posee segmentos de negocios bien diferenciados, podría tener un segmento que identifique todas las operaciones derivadas de la agricultura y otro segmento para la ganadería.
Con la nueva contabilidad principal hemos mencionado que se pueden crear balances por segmento, por lo cual es muy importante que cada registro de un documento posea un segmento.
Si se toma la opción de obtener balances por otras características, como división o centros de beneficios, también es importante que dichas caracteristicas se encuentren en todas las lineas de un documento.
Ejemplo de una registración de documento de acreedor:
Una factura de gastos puede imputarse a diferentes cuentas de gastos o a la misma cuenta de gasto pero tener una apertura diferenciada en cuanto segmentos o centros de costos.
Al momento de registrar el comprobante solo se realiza la apertura en la cuenta de resultados pero no en la cuenta de acreedor ni en las cuentas de impuestos.
El desglose de documentos no debe interrumpir ni alterar el procedimiento operativo de registración de documentos. El usuario solo debe registrar al acreedor una sola vez.
Luego, al emitir balances contables de segmentos, por ejemplo el segmento A, la cuenta de acreedores debería informar el saldo corrrespondiente a las contabilizaciones del segmento A. Sin embargo, al momento de emitir un listado de partidas individuales de la cuenta del acreedor, solo deberíamos ver cada partida por su importe total y no el desglose según los segmentos imputados.
El usuario, al analizar la cuenta, debe saber que se debe una factura por 11600 sin importar en cuantos segmentos se haya registrado el documento. Es por esto, que el desglose de documentos solo ocurre en la visualización de libro mayor y no en la vista de entrada.
El proceso de desglose de documentos se divide en tres pasos o instancias:
Partición Activa (basada en reglas):
El sistema realiza una partición de los documentos basado en reglas de partición que se definen por parametrización. Se pueden configurar diferentes reglas de partición de la operación contable.
Nota: Cuando imprimimos un libro diario los asientos se imprimen tal como lo vemos en la vista de libro mayor sino tenemos activa la funcionalidad de desglose de documentos la cantidad de líneas de la vista de entrada coincidirán con las líneas de la vista del libro mayor.
Partición Pasiva:
Durante una compensación, como por ejemplo un pago, se heredan de las partidas originales las características de imputación para realizar el desglose de documentos. Si pagamos la factura del ejemplo anterior, las cuentas de banco se desglosarán dependiendo de los segmentos en los cuales se haya registrado la factura que se esta cancelando.
Nota: Algo que no debemos confundir en el desglose de documentos es la imputación de objetos adicionales que puede recibir una cuenta por ej el centro de costos es un dato que se almacena en la tabla de totales, FAGLFLEXT pero solo en las cuentas de resultados es decir en las cuentas de pérdidas y ganancias por lo tanto cuando pagamos una factura de un acreedor en la posición de banco no se copiará el centro de costo si se copiaran objetos como centros de beneficios o segmentos ya que estos son objetos válidos para todas las cuentas.
Compensación de Líneas / Formación de Saldo cero:
Si alguna de las características se ha configurado como característica para obtener balance entonces el sistema creará lineas de compensación para que dentro de un mismo documento la característica posea saldo cero.
La configuración de las reglas para la partición activa lo veremos en la siguiente lección. En caso de que algo no pueda desglosarse o determinarse el objeto que corresponde también se debe configurar como una constante por defecto para que se complete de igual manera la partición.
Existe un elemento denominado Herencia que también se puede configurar en la partición de documentos. Por ejemplo si se contabiliza una factura de acreedor con una única posición con características, esta característica se proyecta en las líneas de acreedor e impuestos.
A partir de la versión mySAP ERP 2005, no sólo puede simular la vista de entrada sino también la vista de libro mayor antes de la contabilización.
Con el modo experto se puede analizar con anterioridad a grabar el documento cualquier error que derivaría en una cancelación de la contabilización.
Así puede utilizar el modo experto para ver los datos detallados de la partición de documentos.
Ahora que hemos aprendido la funcionalidad del desglose de documento, pasaremos a conocer el customizing para poder configurar todo lo referente a este tema. Aprenderemos las parametrizaciones en la siguiente lección.
Sobre el autor
Publicación académica de Ana Maria Garzón Villamil, en su ámbito de estudios para la Carrera Consultor en SAP FI.
SAP Master
Ana Maria Garzón Villamil
Profesión: Auxiliar Contable - Colombia - Legajo: WZ56P
✒️Autor de: 119 Publicaciones Académicas
🎓Egresado de los módulos:
Certificación Académica de Ana Garzón
Disponibilidad Laboral: FullTime 
