✒️SAP FI La gestión de documentos

Lección: Gestión de documentos

1 | Visualizar Documentos

Todos los documentos grabados en SAP se pueden visualizar de manera individual o a través de un reporte. En ambos casos se accede por la misma transacción.

Transacción FB03

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Libro Mayor

|-> Documento

|-> Visualizar

Imagen 2.6.1 - Seleccionar un documento a visualizar

En ésta pantalla, el sistema nos solicita los datos claves para acceder a un documento. Los datos claves son el Número de Documento, la Sociedad y el Ejercicio.

Si no contamos con los datos claves para acceder a un documento en particular, presionando el ícono Lista Documentos, se accede a un reporte que se inicia con una pantalla de selección que nos permite ingresar filtros que delimiten los documentos que mostrará el reporte.

Imagen 2.6.2 - Pantalla de selección de documentos

Ejecutamos el reporte y nos arrojará un listado con los documentos que cumplen las condiciones ingresadas en los parámetros de selección.

Los datos que podemos visualizar en este reporte son sólo los datos de cabecera.

Imagen 2.6.3 - Reporte de documentos

Ya sea ingresando directamente con el número de documento en la transacción o haciendo doble clic sobre los documentos que muestra el reporte de consulta, veremos la siguiente imagen conocida como resumen de documento.

Imagen 2.6.4 - Resumen de documento

En el Resumen de Documentos veremos los principales datos de cabecera, y los datos de posición.

Principales íconos que encontraremos en el resumen de documentos:

• Visualizar / Modificar: Nos permite pasar del modo visualización al modo Modificación y viceversa.

• Visualizar otro Documento: Nos permite cambiar de documento. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente solicitando el nuevo número de documento.

Imagen 2.6.5 - Otro documento

Seleccionar posiciones: Nos permite visualizar una posición con información más detallada. Abrirá la posición sobre la cual estemos posicionados. En la siguiente imagen veremos los datos correspondientes a una posición.

Imagen 2.6.6 - Datos de Posición

Recordemos que los datos adicionales que vemos en una posición depende del grupo de status campo que posee el dato maestro de la cuenta de mayor.

Seleccionar Cabecera: Nos permite visualizar los datos de cabecera completo. En los datos de cabecera se puede visualizar la clase de documento, la fecha de contabilización, la fecha del documento, la moneda y además se tienen datos que se completan de manera automática como por ejemplo el autor, cuando fue ingresado, en que hora y cual fue la transacción en donde se registró el documento

Imagen 2.6.7 - Datos de Cabecera

Los datos de cabecera contienen los datos que ingresó el usuario al momento de registrar el documento y también, posee otros datos que se completan de manera automática al contabilizarse el documento, como código de la transacción, autor del documento, fecha y hora de entrada.

Moneda de Visualización: Nos permite visualizar el asiento en las distintas monedas que tiene configurada la sociedad. Al seleccionar este icono se abrirá una ventana emergente que contiene las distintas moneda en las cuales se puede visualizar el documento.

Imagen 2.6.8 - Moneda de Visualización

• Moneda del documento: es la moneda en la que se registró la operación. Puede ser la moneda local o una moneda extranjera.

• Moneda Local: es la moneda en la cual la sociedad administra su contabilidad, si el documento fue registrado en una moneda extranjera, podemos visualizar por medio de la moneda local cual es el importa que llegará a la contabilidad principal.

• Moneda de Grupo y Moneda fuerte: son las monedas paralelas en las cuales se contabilizan todas las operaciones. SAP es un sistema multi-moneda y puede administrar sus libros contables hasta en tres monedas.

Desde la visualización del resumen de documento también podemos pasar a otra visualización que se denomina Presentación Preliminar. Esta opción nos permite hacer una impresión del documento. Para acceder a la presentación preliminar debemos ir a la barra de Menú Doc. Presentación Preliminar.

Imagen 2.6.9 - Presentación Preliminar del Resumen de Documentos

En el primer recuadro se podrán observar los datos de cabecera, los cuales, son válidos para todo el documento.

En el segundo recuadro se visualizan todos las posiciones que forman parte de un documento.

Las columnas que muestran los datos correspondientes a las posiciones son modificables, es decir, se pueden mostrar más o menos columnas, como por ejemplo Texto y/o ocultar aquellos que no son necesarios. Esta funcionalidad está disponible utilizando los íconos de Seleccionar o Modificar Layout.

Los iconos de "Layout", que permiten modificar los datos que vemos en pantalla los tendremos presente en muchísimos reportes y los encontraremos en diferentes versiones:

1. Modificar Layout (Disposición de columnas)

2. Modificar Layout (Disposición de columnas)

Cuando presionemos alguno de estos íconos se abrirá una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte (izquierda) y las columnas que se encuentran ocultas (derecha). Con las flechas bidireccionales se pasan campos de un lado a otro según necesitemos. También podremos elegir en qué orden deseamos que se muestran las columnas y podemos delimitar el ancho de las columnas (Longitud).

Imagen 2.6.10 - Modificación de disposición de columnas

Una vez que hayamos seleccionado la disposición de las columnas que necesitamos podemos grabar esta disposición para esta opción con algunos de los siguientes íconos:

1. Grabar Layout o disposición.

2. Grabar Layout o disposición.

Con cualquiera de los dos iconos, se abrirá una ventana que solicitará una clave y denominación que identifique al layout. Si a la clave se le antepone la barra / significa que éste layout es válido para todos los usuarios. Para que sea específico del usuario que lo está creando, no debe colocarse la barra y se deberá tildar la opción Especifico Usuario.

Imagen 2.6.11 - Grabar Disposición

En un momento posterior, si ingresamos a la transacción y deseamos ver una disposición distinta de la que trae el sistema por defecto, se deberá seleccionar la disposición deseada presionando el ícono Seleccionar layout.

a) Seleccionar layout o disposición

b) Seleccionar layout o disposición

Imagen 2.6.12 - Seleccionar disposición

Dependiendo del reporte o transacción, también nos podemos encontrar con el siguiente icono, donde en un único ícono tenemos las tres opciones (Modificar, grabar y seleccionar layout).

Imagen 2.6.13 - Gestionar disposiciones

La opción gestionar disposiciones permite borrar o modificar disposiciones existentes. También permite elegir la disposición que aparecerá por defecto.

NOTA:

Existen diversas maneras de acceder a la visualización de un documento, no solo desde la transacción FB03, sino también desde reportes de partidas individuales.

2 | Modificar Documentos

Se pueden modificar documentos que ya han sido contabilizados, sin embargo, dependiendo de la configuración solo son modificables algunos campos. Se pueden realizar modificaciones de datos a nivel cabecera y a nivel de posiciones.

Transacción FB02

> Finanzas

|-> Gestión Financiera

|-> Libro Mayor

|-> Documento

|-> Modificar

La pantalla de acceso es igual a la transacción FB03 que vimos en el punto anterior, sólo que, al ingresar con el número de documento se habilitarán los campos editables.

La primer pantalla que aparece por default es la correspondiente al Resumen de Documento, presionado el ícono de Datos de Cabecera (Sombrerito) accederemos a la ventana que permite modificar los datos de cabecera. Aquí, los datos que se pueden modificar son el campo Referencia y el campo Texto de Cabecera.

Imagen 2.6.14 - Modificar Datos de Cabecera