✒️SAP FI La gestión de documentos

GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1. VISUALIZAR DOCUMENTOS

• Individual o a través de un reporte.
• TRANSACC FB03-> Finan-> gestión finan-> libro mayor-> doc-> visualizar-> ingresar núm de doc, sociedad y ejercicio-> pantalla resumen de doc "Visualizar doc: vista entrada" con los datos de cabecera y de posición.
  
• ICONO LISTA DE DOCS si no se tienen los datos claves y tiene filtros de selección-< nos muestra los datos de cabecera-> doble clic en el doc-> pantalla resumen de doc.
• ÍCONOS EN LA PANTALLA DE RESUMEN DE DOC:
  
• VISUALIZAR/MODIF: pasar de modo visual a modif y viceversa.
• VISUALIZAR OTRO DOC: cambiar de doc.
• SELECCIONAR POSICIONES: visualizar una posición más detalladamente (núm de posición, clave de contabilización, núm de doc. Los datos adicionales depende del STATUS campo q posee el dato maestro de la cta de mayor.
• SELECCIONAR CABECERA: ver los datos de cabecera completo (clase de doc, txt, referencia, fechas, periodo, moneda, clave ref. Y los datos q se completan automáticamente son autor, registrado el, hora entrada, cod transacción.
• MONEDA DE VISUALIZACIÓN: ver el asiento en las dif monedas q tiene la sociedad (moneda documento es con la q se registró la operación, local es con la cual administra su contabilidad, grupo y fuerte son las paralelas en las q se contabilizan las operaciones)
• Desde la VISUALIZACIÓN DEL RESUMEN DE DOC podemos pasar a otra visualización q es la PRESENTACIÓN PRELIMINAR para hacer una impresión del doc. Ir a la barra de Menu-> Doc-> Presentación preliminar-> 1er recuadro DATOS CABECERA válidos para todo el doc-> 2do recuadro-> todas las POSICIONES.
• Las columnas de las POSICIONES son MODIFICABLES, ajustables como en Excel para ampliar o reducir, se pueden mostrar más o menos columnas. Disponible utilizando los íconos de SELECCIONAR o MODIFICAR LAYOUT.
• También se pueden mover con el mouse a la posición deseada.
• Los layout se pueden visualizar en: resumen de doc, presentación preliminar, reportes, simulación de los asientos.
• En lugar del ícono de visualizar moneda se puede utilizar un layout en donde muestre un reporte con las distintas monedas. Se graba y se puede establecer como layout predeterminado.
• ICONOS DE LAYOUT en diferentes versiones. Estos íconos abren una ventana con las columnas que se visualizan en el reporte (izq) y las q se encuentran ocultas (derecha). Con las flechas bidireccionales se pasan campos de un lado a otro. También se puede elegir el orden en q queremos aparezcan las columnas y el ancho o longitud de éstas.
• Una vez q seleccionamos la disposición de columnas deseada se puede GRABAR LAYOUT O DISPOSICIÓN-> se abre ventana q solicita clave y denominación q id al layout.
• Si a la clave se le antepone la / significa q es válido para todos los usuarios.
• Para q sea específico al usuario q lo está creando NO COLOCAR LA / y tildar "Específico Usuario".
• En otro momento si queremos ver una disposición distinta de la q trae el sist por defecto, hay q seleccionar la posición deseada presionando el ícono de SELECCIONAR LAYOUT (el q grabamos en el punto anterior).
• También existe el ÍCONO con flechita en donde viene la opción de MODIFICAR, GRABAR Y SELECCIONAR LAYOUT en uno mismo. (Depende del reporte o transacc)
• En ese mismo ícono la opción "Gestionar disposiciones" permite borrar o modificar disp. existentes o elegir la disp. por defecto.

2. MODIFICAR DOCUMENTOS

• Se pueden modificar docs contabilizados pero, dependiendo de la configuración, solo algunos campos.
• Las modif pueden ser a nivel CABECERA Y POSICIONES.
• Transacc FB02-> Finan-> gestión finan->libro mayor-> doc-> modificar-> pantalla acceso igual a la transacc FB03 de visualizar sólo q se HABILITARÁN CAMPOS EDITABLES con el núm de doc.-> en la 1er pantalla corresp al Resumen de doc CLIC EN ICONO SOMBRERITO (para ver datos de cabecera)-> ventana para modificar esos datos y los permitidos son REFERENCIA y TEXTO CABECERA.
• En el NIVEL POSICIÓN NUNCA se podrán MODIFICAR cuentas contables, importes, imputaciones adicionales.
• Sí MODIFICABLES en la POSICIÓN: asignación, campo texto de posición, condición de pagos y los parametrizados como modificables.
• Acceso a la pantalla de MODIF DE POSICIONES: doble clic en alguna posición-> modificar-> grabar.

3. MODIFICAR DOCUMENTO POR POSICIÓN

• En SAP en un doc se puede visualizar el resumen (TODAS LAS POSICIONES), LA CABECERA o solo UNA POSICIÓN
• La transacc de modif por posición habilita la posibilidad de realizar un FILTRO en la pantalla de selección para q nos habilite las posiciones q cumplan con ciertas características.
• Transacc FB09-> finan-> gestión-> libro mayor-> doc-> modif posición-> modificamos como en el punto anterior.
  

VISUALIZAR MODIFICACIONES

• SAP guarda las modif en un LOG disponible siempre para el usuario con la sig info:
• campo modificado
• valores nuevos y antiguos
• usuario q hizo la modif
• fecha y hora de la modif
• El LOG puede visualizarse INDIVIDUAL o por REPORTE.
• LOG VISUALIZACIÓN INDIVIDUAL: transacc de visualización de un doc-> menú ENTORNO-> desplegar lista-> MODIF DE DOC-> Pantalla con campos modificados-> doble clic al campo modificado y vemos valor antiguo y nuevo.-> clic otra vez para ver info ampliada (usuario, fecha, hr de la modif).
  
• LOG VISUALIZACION POR REPORTE: MENÚ USUARIO-> finan-> gestión finan-> libro mayor-> sist de info-> informes para libro mayor nuevo-> doc-> general-> visualizar modif doc-> TRANSACC S_ALR_87012293-> Pantalla para selecc de datos para ingresar filtros q delimiten los doc del reporte-> ÍCONO EJECUTAR.
• TIP: en cualquier pantalla hay opción de hacer duplicado de la pantalla para imprimir. CLIC EN ÍCONO DE DATOS LOCALES (botones de colores, ultimo botón derecha de la pantalla)-> OPCIÓN DUPLICADO DE PANTALLA. El sist envía a la impresora copia de la pantalla de SAP. Si tenemos predefinida la impresora PDF por defecto la impresión será en PDF.