✒️SAP FI El grupo de status campo en cuentas y claves de contabilización

LECCIÓN 3

PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES CONTABLES.

1. GRUPO DE STATUS CAMPO

Al momento de crear una cuenta de mayor debemos asignarle un Grupo de Status Campo. El grupo de status campo define que datos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de contabilizar una operación.

Durante la entrada de documentos se visualizan diferentes campos dependiendo de la transacción y las cuentas que se utilicen. Por ejemplo, al contabilizar gastos, suelen ser obligatorios un centro de coste y la información de impuestos. Sin embargo, al contabilizar en la cuenta efectivo, esta información no es necesaria.

Estas diferentes visualizaciones durante el proceso de documentos son controladas por el status de campo.

2. STATUS CAMPO DE CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

Como norma general, el status de campo específico de la cuenta se personaliza para las cuentas de mayor. Para el tratamiento de deudores y acreedores, el status de campo se personaliza en la clave de contabilización que corresponda.

Como en el control del status de campo para campos de las cuentas de mayor, en este caso también se utiliza el status de campo con la prioridad más alta.

Recordar:

OB41 - Actual. claves contabilización

AUDIO ADICIONAL

Los Status Campo que se definen en claves de contabilización y grupos de Status Campos son iguales. Ambas parametrizaciones poseen la misma agrupación de campos.

Generalmente el Status Campo de las Claves de Contabilización suelen tener todos los campos como opcionales y el grupo de Status campo de las cuentas de mayor son las definitorias ya que son las que se completan como obligatorias u ocultas y este Status tiene mayor prioridad que la entrada opcional.

Excepciones a esta regla:

Ø Si se utilizan divisiones, el campo División debe estar disponible para entradas (opcional). Este campo se puede activar para la sociedad activando balances de división;

Ø Sólo puede utilizar el status de campo para definir si el campo es obligatorio o un campo de entrada opcional;

Ø Las entradas en los campos de impuestos sólo son posibles si la cuenta de mayor es relevante para el impuesto;

Ø El status de campo Ocultar no se puede combinar con el status de campo Entrada Obligatoria. Esta combinación provocará un error.

VIDEO EXPLICATIVO

Demostración de la funcionalidad del grupo de status campo, el status campo de las claves de contabilización y las reglas de modificación de documentos. Se repasa también la jerarquía de prioridades y los errores que pueden surgir.

Vamos a ingresar al dato maestro de una cuenta de mayor para visualizar el grupo de status campo que tiene asignado. Luego modificaremos ese grupo de Status Campo y veremos cuál es su impacto al momento de contabilizar.

TX FS00 - Actual.dat.mtros.cta.mayor

Toma como referencia la cuenta 140105 Otros Créditos. Seleccionar la solapa Entrada-Banco-Inter. Vamos a cambiarle el grupo de Status Campo y asignarle otro:

Elegimos el grupo G013: Generales con texto obligatorio. Grabamos y salimos de la transacción:

Vamos a ingresar un documento con esta cuenta de mayor que modificamos.

Transacción FB01 - Contabilizar documento

Si usamos la cuenta Otros Créditos tenemos que poner en el documento que cargamos, para esa posición, el Texto como obligatorio:

Vamos a presionar el botón Otros datos, para ver que otros datos tenemos disponibles. (dentro de la carga del documento)

Sin embargo, existen unos campos denominados claves de referencia 1, 2 y 3, que son campos de entradas libres y que muchas veces suelen ser útiles para cargar otra información que no nos conviene poner en el campo Texto con en el campo Asignación.

Vamos a ver, por medio del grupo de Status campo, como podemos habilitar estos campos.

FBKP - Actual. config. Contabilidad

En las lecciones en las que aprendimos a configurar el grupo de Status Campo, ingresábamos a través del Customizing. Sin embargo, desde esta transacción podemos acceder a múltiples opciones de parametrización como claves de contabilización, contabilizaciones automáticas, cuentas de mayor especial o CME, etc.

En este caso, vamos a ingresar a grupo de Status Campo. La variante de Status Campo que tenemos asignada es la 1000:

Hacemos doble clic en el Grupo Status Campo: G013. Ingresamos a Datos Generales:

Vamos a elegir el campo Referencia 1-2 y le ponemos Entr. Oblig.:

Grabar. Y como es una configuración, lo debemos guardar en una orden de transporte.

en este caso no ha pedido la orden de transporte.

Intentamos nuevamente ingresar el documento y arroja un error. El sistema nos indica que hay inconsistencias entre el Status Campo de la ClvCT 40 y el grupo de Status Campo de la cuenta 140105 para el campo XREF1.

A su vez nos proporciona diferentes puntos de revisión para salvar el error:

Vamos a:

1. Ejecutar Función. El grupo de status de campo se puede encontrar en el maestro de las cuentas de mayor para ver si el grupo de status campo de la cuenta de mayor es el correcto.

Accedemos a la solapa Entrada-Banco-Inter:

De esta forma hemos validado que el grupo de Status Campo que posee la cuenta de mayor es el correcto, analizaremos a posterior la segunda alternativa del menú de ayuda

2. Actualizar variantes de status de campos. Hallará las normas para el grupo de status de campo en la guía de implementación en la actividad.

Este punto de revisión nos lleva a revisar la variante de Status Campo.

El campo de referencia de Referencia 1 y 2 están OK. Vamos a la tercera opción

3. Definir clave contable. Hallará la clave contable en la guía de implementación de la gestión financiera en la actividad.

Revisaremos el Status Campo de la clave de contabilización.

Seleccionamos la clave 40 y doble clic. Y hacemos clic en el botón Actualizar Status Campo.

La lista de subgrupos que contiene el Status Campo de la ClvCT. es igual a la lista de subgrupos que contiene el grupo de Status Campo.

La lista de Subgrupos que contiene el Status Campo de la clave de contabilización es igual que la de Grupos que contiene la de Status Campo, por eso vamos a entrar a Datos Generales:

Recordemos el tema de la jerarquía.

El “Status Oculto” tiene mayor jerarquía que el “Status Obligatorio”, por lo tanto, si en el Grupo de Status Campo tenemos la clave de referencia como dato obligatorio y en Clv.CT. tenemos como dato oculto, la combinación es errónea.

Si queremos que siga siendo un dato obligatorio debemos completarlo en la Clv.CT como opcional, ya que opcional tiene menor jerarquía que obligatorio.

Si lo dejamos como obligatorio, este campo será obligatorio para cualquier cuenta que impute con Clv.CT 40. Sin embargo, nosotros queremos que sólo sea obligatorio para las cuentas que posean grupo de Status Campo G013.

Le puso Obligatorio. Grabamos y guardamos el cambio en una orden.

Ahora si intentamos cargar el documento con CvtCT = 40m y la cuenta 140105, nos deja.

Botón Otros Datos.

Ahora podemos ver que además de las monedas paralelas, aparecen los Campos Clave ref. 1 y 2, ambos como datos obligatorios.

La segunda posición usamos la misma cuenta, pero con la ClvCT = 50.

Si le damos Enter, el sistema nos muestra el mismo mensaje de error que vimos antes, pero ahora la inconsistencia es con la ClvCT 50:

Es decir, deberíamos hacer el mismo cambio que hicimos con la ClvCT 40. En lugar de cambiar en la ClvCT, vamos a modificar el “Grupo de Status Campo”, y en vez de poner el dato como obligatorio, lo vamos a poner como opcional.

Y vamos a contabilizar nuevamente un documento con la cuenta que estabamos tratando.

De acuerdo al cambio que hicimos:

Ø ClvCT 40, los campos “Claves de Referencia” han quedado como opcionales, porque en ambos, el grupo de status campo y en la ClvCT están opcionales;

Ø ClvCT 50, los campos Claves de Referencia están como campos ocultos, porque en el Grupo de Status Campo está como Opcional y en la ClvCT está como oculto y oculto tiene mayor jerarquía que opcional.

Accedemos a la transacción FBKP - Actual. config. Contabilidad.

Vamos a actualizar la ClvCT 50 para que quede de la misma manera que la ClvCT 40.

Elegimos la 50.

Doble clic, Vamos a Datos Generales. Y en el Campo Referencia 1-2 le ponemos Opcional. Grabamos los cambios:

Vamos a la transacción FB02 para modificar el documento que grabamos anteriormente.

Vamos a hacer doblo clic en la posición que tiene ClvCT = 40.

Podemos ver que tenemos el campo Asignación y Texto como campos modificables.

Si hacemos clic en Otros Datos, podemos ver si tenemos más datos para ser modificados. Se abre la ventana Otros Datos y podemos ver que los campos de referencia 1 y 2 están griseados, es decir, no podemos modificarlos. Sin embargo, según lo que aprendimos con las reglas de modificación de documentos podríamos ver estos campos como modificables:

REGLAS DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

Vamos a la transacción SPRO - Gestión financiera (Nuevo) - Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) - Documento - Reglas de modificación de documentos - Reglas de modificación de documentos, posición documento.

Vamos a ingresar una nueva entrada para poder habilitar el campo clave de referencia 1 como campo modificable. Con el Match Code, buscamos, con el botón buscar, el nombre de campo: XREF1. Una vez que elegimos el campo, podemos elegir para que cuentas este campo será modificable. Completamos con la S, correspondiente a cuentas de mayor. También podríamos especificar que el campo sea solo modificable para una determinada sociedad. Si dejamos el campo en blanco, va a ser modificable para cualquier sociedad. Marcamos un check en Campo modificable. Grabamos los cambios y especificamos la orden de transporte en la cual especificaremos estas modificaciones.

Vamos a la transacción /nFB02. Y vemos que ahora la Clave de referencia 1 es modificable y el de referencia 2 no lo es. Si quisiéramos que sea modificable debemos ingresarlo en las reglas de modificación como lo hicimos en la clave ref.1.

Ø Recordemos que la regla de modificación de documentos es cuando ya grabamos un documento y queremos modificar algunos de sus campos.

Ø Debemos tener en cuenta que no todos los campos son modificables, aquellos que si podemos modificar los vamos a encontrar en los campos disponibles para la modificación.

SUBGRUPOS MAS IMPORTANTES:

Ø Datos Generales: Aquí contamos con muchos campos de entrada libre, en algunas cuentas es importante guardar información adicional en otros c