✒️SAP FI El grupo de status campo en cuentas y claves de contabilización

UNIDAD 3 - PARAMETRIZACIÓN DE DOCUMENTOS Y OPERACIONES : GRUPO DE STATUS CAMPO EN CUENTAS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN (Lección 3°)

1. GRUPO DE STATUS CAMPO

• Se asigna al momento de crear una cuenta de mayor.
• Define qué datos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de contabilizar una operación.
• Controla la visualización de campos durante el proceso de documentos dependiendo de 1) la transacción y 2) las cuentas que se utilicen. EJEMPLO: al contabilizar gastos es obligatorio el "centro de coste" y el "impuesto", sin embargo, esta información no es necesaria al contabilizar disponibilidades.
• Tratamiento de cuentas de mayor: se personaliza el status campo para las cuentas de mayor.
• Tratamiento de deudores y acreedores: se personaliza el status campo en la clave de contabilización que corresponda.

*** NOTA: los status campo que se definen en claves de contabilización y grupo de status campo son iguales, ambas parametrizaciones poseen la misma agrupación de campos. Generalmente el status campo de la clave de contabilizaciónsuelen tener todos los campos como "opcionales" y el grupo de status campo de las cuentas de mayor son las definitorias, ya que son las que se completan como "obligatorias" u "ocultas" y estos status tienen mayor priodidad que la entrada opcional.

2. STATUS CAMPO DE CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

• Se configura para el tratamiento de deudores y acreedores.
• Se utiliza el status campo con la prioridad más alta (1° Oculto, 2° Visualización, 3° Obligatorio, 4° Opcional).

2.1 EXCEPCIONES A LA REGLA DE PRIORIDAD DE STATUS CAMPO

• Si se utilizan divisiones: el campo "división" debe estar disponible para entradas (opcional) y se activa para la sociedad activando balances de división.
• Si es obligatorio u opcional: sólo puede utilizarse el status campo para definir una de estas opciones para el campo.
• Si la cuenta de mayor es relevante para impuestos: serán posibles las entradas en los campos de impuestos.
• Si el status Ocultar se combina con status Obligatorio: la combinación provoca un ERROR. No se puede combinar el status campo Ocultar con el status campo de entrada obligatoria.

3. VÍDEO DEMOSTRATIVO

3.1 FUNCIONALIDAD DEL GRUPO DE STATUS CAMPO DE LA CLAVE DE CONTABILIZACIÓN

VISUALIZACIÓN DEL GRUPO DE STATUS CAMPO DE UNA CUENTA DE MAYOR

• Se accede a la transacción FS00 y se ingresa la cuenta 140105 - Otros créditos.
• Se accede a la solapa Entrada/Banco/Intereses y se presiona el ícono "Modificar".
• Se modifica el grupo status campo "G001" (Generales - con texto, asignación) por "G013" (Generales - con texto obligatorio).
• Se presiona el ícono "Guardar".

INGRESO DE DOCUMENTO DE CUENTA DE MAYOR

• Se accede a la transacción FB01 y se completan los datos de cabecera (ClsDoc=SA).
• Se ingresa la primera posición (ClvCT=40, Cuenta=150105) y sus datos adicionales (Importe= 100, Texto <obligatorio>= status campo).
• Se presiona el ícono "Otros datos" para visualizar otros campos disponibles, sólo se habilitan los campos de las monedas paralelas, sin embargo, existen 3 campos de entradas libres denominados "claves de referencia 1, 2 y 3" útiles para ingresar información que no conviene poner en el campo texto o asignación. Estos 3 campos no aparecen por lo que se modificará el grupo de status campo.
• Se cancela la operación de contabilización.

MODIFICACIÓN DEL GRUPO DE STATUS CAMPO

• Se accede a la transacción FBKP que habilita múltiples opciones de parametrización como ClvCT, contabilizaciones automáticas, CME, grupo de status campo.
• Se selecciona la opción "Grupo st.campo".
• Se ingresa la variante de status campo asignada a la sociedad (Variante stat.campos = 1000) y se presiona el ícono "Continuar".
• Se hace doble clic en el grupo "G013" y en la pantalla siguiente se selecciona el grupo "Datos generales".
• Se modifica el campo "Referencia 1/2" de la opción "Suprimir" a la opción "Entr.oblig.".
• Se presiona el ícono "Guardar" y se ingresa el número de Orden de transporte.

INGRESO DE DOCUMENTO DE CUENTA DE MAYOR

• Se accede a la transacción FB01 y se completan los datos de cabecera y los datos de la primera posición tal como se mencionó anteriormente.
• Al intentar pasar a la siguiente pantalla, el sistema muestra un mensaje de error "Normas para CT 40 y cta. 140105 en el campo XREF1 mal fijadas". Esto significa que hay una inconsistencia entre el status campo de la clave de contabilización 40 y el grupo de status campo la cuenta 140105. En el mensaje ampliado SAP proporciona diferentes puntos de revisión para salvar el error.

*** NOTA: el nombre técnico del campo "referencia 1/2" es XREF1 y XREF2.

• Se selecciona la opción "Ejecutar función" de la primera opción propuesta por SAP en el mensaje de error ampliado y lleva a visualizar la cuenta de mayor para verificar que el grupo de status campo está correctamente asignado. En el ejemplo se mantiene el grupo "G013".
• Se selecciona la opción "Actualizar variantes de status campos" de la segunda opción propuesta por SAP en el mensaje de error ampliado y lleva al menú de customizing en el nodo "Realizar y revisar parametrizaciones para documento" para revisar la variante de status campo.
• Se selecciona en el menú "Definir variantes de status campo", se selecciona la variante "1000" y se hace doble clic en la carpeta "Grupos de status campo".
• Se selecciona el grupo "G013" y se presiona el ícono "Visualizar Status de campo" (lupa).
• Se hace doble clic en el grupo "Datos generales" y se visualiza que el campo "referencia 1/2" es de entrada obligatoria. Se deja tal cual y se sale de la transacción hasta llegar al mensaje de error ampliado.
• Se selecciona la opción "Definir clave contable" de la tercera opción propuesta por SAP en el mensaje de error ampliado y lleva al menú de customizing para revisar el status campo de la clave de contabilización.
• Se selecciona en el menú "Definir clave de contabilización" y se hace doble clic sobre la clave "40" (utilizada en la contabilización del ejemplo).
• Se presiona el ícono "Actualizar status campo" donde se visualiza la lista de subgrupos que es igual a la lista que contiene el grupo de status campo.
• Se selecciona el grupo "Datos generales" y se visualiza que el campo "referencia 1/2" tiene la opción suprimir. Recordando la jerarquía, el status oculto tiene mayor jerarquía que el obligatorio, por lo tanto si en el grupo de status campo se tiene el campo "referencia 1/2" como dato obligatorio y en clave de contabilización se tiene como dato oculto, la combinación es errónea.
• Para que el campo "referencia 1/2" siga siendo un dato obligatorio, se modifica este campo en el status campo de la clave de contabilización con la opción "Entrada opc", ya que ésta última tiene menor jerarquía que obligatorio. Se presiona el ícono "Guardar".

*** NOTA: si el campo "referencia 1/2" se completa con la opción "Entr.oblig." en el grupo de status campo de la clave de contabilización, éste campo será obligatorio para cualquier cuenta que impute con clave de contabilización 40, sin embargo, se desea que sólo sea obligatorio para las cuentas que posean grupo de status campo "G013".

• Se accede a la transacción FB01 y se completan los datos de cabecera y los datos de la primera posición tal como se mencionó anteriormente.
• Se presiona Enter y el mensaje de error ya no aparece. Se presiona el ícono "Otros datos" y además de los campos de monedas paralelas se visualizan los campos "Clave ref 1" y "Clave ref 2".
• Se ingresa la segunda posición con ClvCT 50 y la misma cuenta 140105. SAP arroja el mismo mensaje de error pero esta vez con la clave 50, por lo que se debería realizar el mismo cambio realizado con la clave 40.
• Se accede a la transacción FBKP para que en vez de modificar la clave de contabilización, se modifique el grupo de status campo para que el campo "referencia 1/2" pase de obligatorio a opcional.
• Se contabiliza con la FB01 y se presiona el ícono "Otros datos". De acuerdo al cambio realizado, en la posición de ClvCT 40 los campos de referencia aparecen como opcionales porque en el grupo de status campo como en la clave 40 están opcionales, en cambio, en la posición de ClvCT 50 no aparecen los campos de referencia porque en el grupo de status campo está como opcionales y en la clave 50 están ocultos, y oculto tiene mayor jerarquía que opcional.
• Se presiona el ícono "Guardar" para contabilizar la operación.

3.2 FUNCIONALIDAD DE LA REGLA DE MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

• Se accede a la transacción FB02 para modificar el documento contabilizado en el punto anterior (N° 100000564, 3000, 2012).
• Se hace doble clic sobre la primera posición para ver los datos adicionales de la misma, donde se visualiza que los campo "Asignación" y "Texto" están como campos modificables.
• Se presiona el ícono "Otros datos" para ver si hay más campos para ser modificados, donde se visualiza que todos los campos están grisados (Clave ref 1 y 2, monedas paralelas).
• Con las reglas de modificación de documentos podríamos volver estos campos como modificables.
• Se accede al menú de customizing y se selecciona "Reglas modificación documentos, posición documento".
• Se presiona el ícono "Entradas nuevas" para habilitar el campo de referencia 1 como campo modificable.
• Se completan los campos "Nombre campo" (BSEG-XREF1), "Clase de cuenta" (S), "Sociedad" (en blanco), "Campo modificable" (tilde marcado). Se presiona el ícono "Guardar" y se especifica la Orden de transporte.

*** NOTA: con la ayuda del matchode se pueden visualizar todos los campos disponibles que pueden ser modificados en una posición de documento. Con el botón "buscar" se puede encontrar de manera ágil el campo deseado.

• Se accede a la transacción FB02 para modificar el documento contabilizado en el punto anterior (N° 100000564, 3000, 2012).
• Se presiona el ícono "Otros datos" en la primera posición y se visualiza que el campo "Clave ref 1" es modificable, sin embargo, "Clave ref 2" no lo es porque habría que también asignarse una regla de modificación. Se modifica la referencia 1 por: clave 1678.
• Se presiona el ícono "Guardar".

CONCLUSIÓN DEL VÍDEO

• El status campo es para cuando se realiza una imputación en una cuenta de mayor.
• Las reglas de modificación de documentos es cuando ya se ha grabado un documento y se desea modificar alguno de sus campos. Se debe tener en cuenta que no todos los campos son modificables, aquellos que sí se pueden modificar se pueden encontrar en la lista de campos disponibles para la modificación.

SUBGRUPOS MÁS IMPORTANTES DEL GRUPO DE STATUS CAMPO

• Datos generales: existen varios campos de entrada libre. En algunas cuentas es importante guardar información adicional y para ello se habilita las "claves de referencia 1, 2 y 3". También están el campo "Indice de inflación" donde se puede ingresar un índice diferente del que se asigna en la cuenta.
• Imputaciones adicionales: varios campos son válidos para otros módulos o se completan desde los mismos, la mayoría son de CO y PS. EJEMPLO: centros de costos, centros de beneficios, ordenes, elementos PEP.
• Gestión de materiales: estos campos son importantes para las cuentas que posean imputaciones automáticas desde el módulo MM. EJEMPLO: cuentas de stock de materias primas, inventarios, consumos de materiales, costo de venta, etc.
• Pagos: estos campos son importantes para hacer los pagos. EJEMPLO: fechas de vencimiento, condiciones de pago, bancos, moneda de pago, etc.
• Contabilidad de activos fijos: dos son los campos importantes para la imputación de AF y para las bajas de AF. EJEMPLO: Baja activo fijo, N°/subnúmero de activos fijos.
• Impuestos: estos campos son importantes para la retención de impuestos.

*** NOTA: el consultor FI es responsable de configurar los grupos de status campo de todas las cuentas de mayor y claves de contabilización, a pesar de que existan cuentas que se imputen en otros módulos. EJEMPLO: cuentas de ventas y costos se imputan desde SD, las de consumos de materiales y stock desde MM. En MM hay una transacción que permite controlar si todas las cuentas tienen el status campo que necesitan.