✒️SAP FI El informe de investigación

Unidad 5. Lección 8. Informe de Investigación.

1) Reporte de Investigación

El reporte de Investigación es un sistema de información orientado al diálogo para evaluar datos de las bases de datos de FI (Finanzas), GL (Contabilidad General o Libro Mayor), AR (Contabilidad de deudores o cuentas a cobrar), y AP (Contabilidad de acreedores o cuentas a pagar).

El reporte de investigación contiene funciones útiles para navegar sobre los datos como así también, varias funciones adicionales para procesar un reporte de manera interactiiva.

El reporte de investigación es una herramienta que permite analizar balances contables y cifras de movimiento de cuentas de mayor. También se puede También se puede utilizar para llevar a cabo análisis de desviación como, por ejemplo, comparaciones plan/real, comparaciones de ejercicio, etc.

El reporte de investigación también proporciona funciones para procesar listas, como por ejemplo, clasificación, condiciones, listas ranking, etc.

Imagen 1.1

La definición de un informe puede contener características, ratios y formularios. Los informes de investigación facilitan la navegación sobre los datos ya que se puede navegar en varios niveles de detalle o en diferentes objetos con fines analíticos, o cambiar de una vista desglosada a una vista detallada.

Los menús y funciones disponibles directamente en el informe de investigación facilitan la utilización del sistema de información.

Las características y los ratios conforman la base de la presentación del informe de investigación-

• Las características definen cómo se pueden clasificar los datos o proporcionan una referencia temporal. Las características pueden incluir: sociedad, división, plan de cuentas, posición, moneda, ejercicio, período, etc.
• Los ratios incluyen valores almacenados o cantidades y cálculos basados en esos valores y cantidades. Los ratios pueden incluir: saldo Haber total, saldo Debe total, valor de balance, saldo acumulado, arrastre de saldos, etc.

Además de las funciones de diálogo para visualizar informes, el reporte de investigación también contiene funciones para imprimir informes.

La teoría de los Informes de Investigación suele ser compleja, porque posee muchos nombres técnicos. Lo importante que tenemos que saber es qué son los ratios y qué son las características. Las características son distintos objetos de SAP como las sociedades, cuentas contables, divisiones, centros de costos, ejercicios y periodos. Hay muchas más pero estas son las que ppalmente utilizamos. Los ratios son valores, valores que pueden tomar las características como por ejemplo, Saldo del Balance, Saldo Mensual, Saldo del Debe, o del Haber, y también Unidades. Todos estos valores referidos a importes pueden obtenerse en diferentes tipos de moneda. Cuando tengamos que hacer un reporte, básicamente vamos a jugar con estos datos, es decir, debemos establecer qué características y qué valores vamos a utilizar. Por ejemplo, si queremos armar un reporte que refleje el estado de resultado mensual, eligiremos como característica la Sociedad, las Cuentas de Mayor, y los Centros de Costos y como Ratio el Saldo Mensual, Para cada combinación de estas características.

2) Formularios de Investigación.

Un formulario describe el contenido básico y la estructura formal de las listas de informes. Se puede ver el formulario como un producto semi-elaborado para un informe que se completa más adelante con características y ratios cuando se almacena el informe. Las características aparecen tanto en el formulario como en el informe.

Las características especifican las opciones de clasificación los datos.

Los valores de característica,. son por ejemplo para la característica sociedad, 0001, 0002, 3000, o todas las sociedades definidas en el sistema.

La combinación de características y valores de características tiene generalmente el nombre de objeto en reporte de investigación.

En las aplicaciones, existen varios ratios que pueden ser relevantes para las evaluaciones. Los ratios no son sólo valores y cantidades, sino también cálculos relacionados con esos valores y cantidades mediante fórmulas definidas por el usuario.

A continuación, se listan algunos ejemplos de ratios:

• Valor: Valor de Balance, total Debe, volumen de negocios.
• Cantidad: Número de empleados, volumen de ventas.
• Cálculo: Ventas por empleado, desviación plan/real.

Tipos de Lista.

Existen dos tipos de lista para visualizar la información: la lista detallada y la lista desglosada.

En la lista desglosada, varios objetos están formateados mediante una selección de ratios. Normalemente, los ratios están en las columnas de la lista y las filas contienen los valores de característica de todas las características que están desglosadas.

En una lista detallada, un objeto individual está formateado para todos los ratios de acuerdo con el formulario. Normalmente, los ratios están en las filas de la lista detallada.

Tipos de formularios:

Imagen 2.1

En un formulario de una coordenada sin ratios, las selecciones se realizan solamente en las columnas de características. Las características que se seleccionan en el formulario definen el contenido de la columna. También se puede realizar cálculos con fórmulas (por ejemplo, la desviación podría ser la diferencia entre plan y real).

Los ratios y las características de desgloce ( es decir, las características cuyos valores desea utilizar para navegar por el informe) se seleccionan cuando se define el informe.

En un formulario de una coordenada con ratios, los ratios están relacionados con las característicasen las filas del formulario (por ejemplo: Valor de balance del ejercicio, valor de balance del ejercicio anterior con desviación).

Imagen 2.2.

En la definición del informe, sólo se eligen las características de desglose (por ejemplo, división, número de cuenta de posición, etc.)

En la lista desglosada, los ratios relacionados con las características son las columnas del formulario y los valores de las características de desgloce forman las filas.

Imagen 2.3

En un formulario con dos coordenadas (matriz), tanto las filas como las columnas se definen utilizando ratios o características . Los ratios deben estar o en las filas o en las columnas del formulario, pero las características se pueden indicar en las filas y en las columnas. Al definir el informe, se deben elegir sólo las características de desgloce.

Imagen 2.4

Transacciones Informes de Investigación:

FGI0: Ejecutar Informe de Investigación.

FGI1: Crear Informe de Investigación.

FGI2: Modificar Informe de Investigación.

FGI3: Visualizar Informe de Investigación.

FGI4: Crear Formularios de Investigación.

FGI5: Modificar Formularios de Investigación.

FGI6: Visualizar Formularios de Investigación.

Se pueden utilizar los siguientes tipos de informe para las evaluaciones de cuentas de mayor:

1. Informes para análisis de balances contables: estos informes se basan en las estructuras de balance almacenados en Gestión Financiera. Se pueden llevar a cabo todos los análisis de desviación que deseen en base a datos plan y datos reales con comparaciones anuales, semestrales, trimestrales y mensuales.
2. Informes de ratio: para los informes de ratio, el sistema sólo tiene en cuenta las posiciones de las estructuras de balance que necesita para el cálculo de ratios específicos. Los ratios de la estructura de balance podrían ser, por ejemplo, ratio de capital (capital de accionistas/capital total), ratio deuda-capital (capital externo/capital de accionistas) o ratio de capitalización (activoss fijos/activos totales). Se pueden crear ratios desde las filas y/o columnas del informe mediante un procesador de fórmulas integrado.
3. Visualización de saldos: se pueden visualizar los siguientes tipos de informe para realizar informes de investigación de acreedor o deudor.

- Visualización de saldos

- Visualización de partidas individuales.

Video:

Menú: IMG - Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Principal (nuevo) - Operaciones contables - Sistemas de Información - Informes de Investigación (cuentas de mayor) - Formulario - Especificar Formulario.

Cuando ingresamos en la transacción de Especificar Formulario, se nos abre una ventana que nos permite ingresar para:

• Crear formulario
• Modifciar formulario
• Visualizar Formulario.

Ingresaremos a la opción de Visualizar Formulario (dobre clic sobre Visualizar)

Cada una de las carpetas que vemos en la Imagen 8.1 representa a la tablas sobre las cuales se pueden realizar los formularios.

Desplegar Tipo de Formulario 002 y seleccionamos la hoja: Cuentas de Mayor -Saldos.

El formulario es la herramienta, con la cual digramamos como será nuestro informe.

Imagen 8.2

En la parte de la derecha, podemos observar cuales seran las columnas que veremos cuando ejecutemos el reporte: Ejemplo: Saldos acum. per. ant, Arrastre de Saldo.

Hacemos doble clic sblre la fila ( de una estas que vamos a ver) Arrastre de Saldo.

Imagen 8.3

Cuando definimos un elemento del formulario, es decir, por ejemplo esta columna, que es una columna con Ratios. Debemos elegir cual es el Ratio. En este caso, el Ratio es: Arrastre de Saldo, y podemos desplegar el Match Code, y ver cuales son los ratios que tenemos disponibles. Además debemos elegir una característica que representará este ratio, en este caso es el período contable. Salimos

Pasamos a visualizar la columna Saldo de Per. Anteriores: Doble clic.

Imagen 8.4

En este caso en especial en lugar de ser un ratio, se trata de una fórmula, y la fórmula, lo que hace es restar dos columnas, en este caso resta: Saldo acum. per. ant menos Arrastre de saldos.

De esta manera obtenemos el saldo de los periodos anteriores, sin considerar el arrastre de saldo.

Salimos

Y entramos a la columna Saldo Acumulado.

Imagen 8.5

Esta columna también es un ratio, pero en este caso va a tener la particularidad de que en el periodo contable, es decir en la característica que vamos a seleccionar, vamos a decir que desde el periodo de selección menos 1, entonces el sistema traerá el saldo acumulado, de los periodos anteriores, al periodo seleccionado en la pantalla de selección.

Ese PF-1 es una Variable.

Salimos

Vamos a la columna Debe &1PF- &1PT.

Las columnas Debe del periodo y Haber del periodo, también son ratios, la diferencia también se encuentra en el periodo contable. Estamos usando una variable, que lo que hace es traer el saldo del debe para el periodo de la pantalla de selección. Salir

Ingresaremos a la última columna: Saldo Acumulado (es saldo total del periodo)

Imagen 8.6

Es igual al saldo acumulado pero en este caso, se trata del saldo al final del periodo que hemos colocado en la pantalla de selección.

Salimos

Ahora nos paramos sobre el formulario y lo copiamos. Y salimos

Ahora ingresaremos a Crear Formulario

Imagen 8.7

Para crear un formulario debemos seleccionar la tabla en la cual la vamos a crear, debemos elegir un nombre para nuestro formulario, y una denominación y la estructura.

Tenemos dos opciones para copiar desde.

O completamos los datos del formulario y abajo en Copiar desde ponemos el formulario base y luego presionamos el boton Crear. O elegimos el boton Copiar que esta en la barra de herramientas.

Si elegimos el icono copiar tenemos que definir cual sera el formulario que tomaremos como modelo y asignamos un nombre al formulario que vamos a crear.

Dado que lo hemos copiado ahora deberemos ingresar a modificar el formulario que acabamos de crear.

Ahi mismo, vamos al Menu: Formulario -Modificar.

Hacemos doble clic sobre el formulario que creamos, para comenzar la modificacion.

Vaamos a eliminar las columnas:

Saldo debe acumulado y Saldo haber acumulado y reemplazarla por una columna que sea saldo del periodo. Es decir, la diferencia entre el debe y el haber, del periodo seleccionado en la pantalla de selección.

Para agregar una nueva columna, nos paramos donde estan las columnas a la derecha, y vamos al menu: Tratar - Elemento - Insertar elemento.

Nos pregunta estas opciones:

• Ratio con característica
• Elemento predefinido
• Fórmula.

Vamos a elegir Fórmula.

Ponemos la diferencia entre el debe y el haber. Asique elegimos las columnas Y004 - Y005.

El siguiente paso es asignarle un nombre a la columna.

Para eliminar columnas nos posicionamos sobre el nombre de la columna y hacemos clic en el icono Eliminar en la barra de herramientas.

Antes de finalizar vamos a revisar las revisiones generales. Menú: Tratar - Selecciones generales - Selecciones generales.

Las selecciones generales son características necesarias para poder ejecutar el reporte. Aquí podemos poner características con variables, eso quiere decir que se puede determinar al momento de ejecutar el informe, como el ejercicio y también se pueden poner características fijas como la version.

Ahora grabamos el formulario. y Salir

El siguiente paso será crear un informe para poder ejecutar este formulario que acabamos de crear.

Menú: IMG - Gestión Financiera- Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Principal (nuevo) - Sistemas de Información - Informes de Investigación (cuentas de mayor) - Informe - Especificar Informe.

Doble clic en la opción Crear Informe.

Al igual que con el formulario debemos elegir la tabla, debemos asignarle un nombre al informe y luego asignarle el formulario que creamos en el punto anterior. y hacmos clic en el botón Crear.

En el informe debemos asignar las características que deseemos visualizar al momento de ejecutar el mismo.

Las características fijas las propone el sistema y no las podemos cambiar (estan en el botón Clasif.caract.fijas. Esto quiere decir que estas características estarán siempre disponibles.

Y hay un botón al lado Clasif.caract.libres. podemos seleccionar cual es el orden que tendrán las características al momento de ejecutar el informe. Esto nos va a servir para pasar de la lista desglosada a la lista detallada.

Si algunos de los valores son fijos para el informe, lo podemos completar en la columna Val. En la fila de la característica. Por ejemplo podemos poner Sociedad CO.

Imagen 8.8

Vamos a la solapa Variables.

Los datos que hemos completado en la pantalla selecciones generales del formulario, los encontramos en esta solpa Variables. Aquí podemos marcar si se ejecuta al entrar o si le ponemos un valor propuesto. También puede ser que le dejemos el signo de preguntas ? para que sean datos obligatorios que deban ingresar antes de poder ejecutar el informe.

Acceder a la solapa Clase de Salida.

Debemos seleccionar de qué manera se va a visualizar el informe. Es con la visualización gráfica, con una visualización clásica o con la lista de objetos.

En cualquiera de los casos podemos hacer que sea la salida por defecto o que el usuario lo determine al momento de ejecutar el informe.

hacemos un check en Seleccionable en pantalla selección.

Acceder a la solapa Opciones.

Tenemos la posibilidad de asignar otros informes, por lo tanto, cuando el usuario este ejecutando este informe, podrá llamar a otros informes, como por ejemplo un informe de partidas individuales. Una vez que hemos grabado el informe pasaremos a ejecutarlo.

Vamos al menú Informe de Investig. - Ejecutar (debemos estar parados en la primer pantalla donde esta el nombre del informe a ejecutar).

Completamos los datos que habíamos marcado como datos obligatorios en la pantalla de selección. Esto es: Periodo desde, Periodo hasta, y el Ejercicio. Ledger ya viene propuesto porque lo habíamos especificado cuando definimos el Informe.

Ejecutamos el informe con Clase de Salida: Informe de investigación clásico.

Imagen 8.9

Como primer característica nos aparece la sociedad. Ahora si queremos comenzar a navegar, debemos seleccionar una de estas sociedades y comenzar a hacer las aperturas por el resto de las características.

Vamos arriba, dice Navegación. y Seleccionar una característica. Por ejemplo Nro. Cuenta.

Por lo tanto ahora vemos el informe a nivel cuentas contables.

Imagen 8.10

Si en lugar de querer visualizar todo el reporte por alguna de las características queremos visualizar solo una línea, entonces debemos posicionarnos sobre esa línea.

Por ejemplo nos posicionamos sobre la cuenta de mayor: Venta de Bienes y vamos a ver como esta aperturado a nivel Centro de Costo.
Asique debemos elegir luego la Navegación Centro de Costo alla arriba.

Imagen 8.11

Podemos ver que la cuenta de Venta de Bienes, solo posee un solo CC denominado Ingresos

Si lo seleccionamos a esa fila de Ingresos podemos ir a Navegación - División

Salimos

Y pasamos a la lista de objetos

Elegimos Clase de salida: Lista de objetos (varias columnas claves). Ejecutar

Imagen 8.12

Esta visualización es ideal para poder descargarla en Excel ya que se encuentra de manera plana y no es necesario estar navegándola haciendo doble clic en las características y viendo su desgloce. Salir

Menú: IMG - Gestión Financiera- Gestión Financiera (Nuevo) - Contabilidad Principal (nuevo) - Sistemas de Información - Informes de Investigación (cuentas de mayor) - Especificar variables globales

Cada una de las variables que hemos visto al realizar el formulario se definen desde esta transacción.

Para cada variable debemos especificar que tipo de variable es (por ejemplo: Valor de característica), cual es el nombre del campo, y cómo se completará esta variable al ejecutar un informe (por ejemplo entrada)

Y si es una Entrada opcional u obligatoria.

Salimos

Los Informes de Investigación nos permiten diseñar nuestros propios reportes, con las características que sean necesarias. Navegando la transacción de formulario y la transacción de informes encontraremos muchos reportes que nos pueden servir como guía para crear nuestros propios informes.

Respuesta Instructor:

Hola Francisco,

No se pueden agregar transacciones al menú estándar de SAP. Sin embargo, existe la posibilidad de crear una transacción específica a cada reporte que se cree con la herramienta de informes de investigación, entonces, en lugar de acceder al customizing lo usuarios podrían guardar las transacciones en favoritos para acceder rápidamente.

Si bien no se pueden crear carpetas en el menú SAP, lo que si se puede hacer es crear carpetas y agregar transacciones en el Menú Usuario. Esto lo realizan los consultores de seguridad cuando arman los roles y perfiles de los usuarios. Por lo tanto, solo en el menú usuario se podría crear una carpeta y asignar las transacciones correspondientes a los informes de investigación.

Saludos
Nancy

Consulta Alumno:

Hola Nancy,

Tengo una duda, es posible que al crear nuestros propios informes desde "informes de investigación" no sea necesario para ejecutarlos entrar en el customizing, es decir que cuelguen por ejemplo de Sistemas de Información para de esa forma ser mas manejables para el usuario final.

Un saludo

Respuesta Instructor:

Hola Neidy!

Para preparar un reporte de investigación necesitas definir:

Características: se refiere a los objetos que quieres ver en el reporte, por ejemplo, sociedades, división, cuentas de mayor, centros de costos, etc.

Ratios: se refiere a valores que quieres ver de esas características, como ratios podrías elegir, saldo de balance, saldo del periodo, total contabilizado en el debe, total contabilizado en el haber, etc.

Por ejemplo, en un balance como características utilizas la sociedad y las cuentas de mayor (hay otros objetos pero nos enfocaremos en estos dos).

Los ratios que visualizas en el balance es Saldo del Balance, es decir saldo final de la cuenta.

En cambio en un reporte de Sumas y Saldos, tienes las mismas características pero se utilizan otros ratios como saldo del periodo, arrastre de saldos, saldo final.

Saludos
Nancy

Consulta Alumno:

Hola Nancy,

Estoy un poco confundida con el termino ratio y caracteristicas en los informes, que es cada uno? podrias darme ejmplos?

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Ezequiel Antas Garcia