✒️SAP FI La integración con controlling

Unidad 5: Parametrización de Procesos de Cierre

Lección 9: Interación con Controlling

Estructura Organizativa Sociedad CO

Controlling ofrece diversas herramientas que se pueden utilizar para preparar datos operativos para el análisis empresarial y las decisiones de gestión.

Engloba todas las funciones necesarias para un control eficaz de costos e ingresos y cubre todos los aspectos del control de gestión.

Sociedad CO

Es la unidad organizativa de una empresa que representa un sistema cerrado que se utiliza a efectos de contabilidad de costes.

Una sociedad CO puede contener una o más sociedades FI asociadas, que pueden llegar a operar en diferentes monedas.

Las sociedades FI agrupadas en una sociedad CO deben utilizar el mismo plan de cuentas operativo y la misma variante de ejercicio.

Todas las operaciones de imputaciones internas sólo hacen referencia a objetos de la misma sociedad CO.

Datos Maestros

En el módulo de CO contamos diversos datos maestros dependiendo de la necesidad de información.

El nexo principal entre el módulo de CO y el módulo de FI esta dado por las clases de costos.

Clases de Costo Primarias

Las Clases de Coste primarias son objetos de coste dentro del Controlling, que se identifican unívocamente con los conceptos de gasto / ingreso del plan de cuentas de la empresa. Una Clase de Coste primaria, por lo tanto, es la representante de una cuenta contable dentro de la contabilidad de costos, identificándose con el mismo código de la cuenta de mayor.

La clase de ingreso o costo primaria puede crearse sólo si primero se ha creado como cuenta de mayor en el plan de cuentas.

El sistema verifica si existe una cuenta correspondiente en la Gestión financiera antes de poder crear la clase de costo

primaria.

En estas cuentas se planifican y registran costos comprometidos o reales y representan la naturaleza de los gastos o ingresos.

Los valores registrados en las clases de costo impactan en el objeto de costo indicado (centro de costo u orden) permitiendo el registro y análisis de los distintos costos en cada objeto.

Clases de Costo Secundarias

Las clases de costo secundarias son también objetos de costo dentro del módulo de Controlling, que no se identifican

específicamente con cuentas contables de gastos o ingresos.

Estas clases de costo son herramientas para la ejecución de determinadas contabilizaciones propias del módulo de Controlling.

Se trata de cuentas puentes para distribuir entre varios centros de costo u órdenes las contabilizaciones que le hayan sido imputadas a un centro u orden genérico o incorrecto.

Las clases de costo secundarias pueden crearse y administrarse sólo en la Contabilidad de costes (CO). Estas clases sirven para ilustrar los flujos de valores internos (movimientos dentro del modulo de CO como pueden ser subrepartos entre centros de costo u órdenes).

Al crear una clase de costo secundario, el sistema verifica si existe una cuenta correspondiente en la Gestión financiera. Si existe una, no se puede crear la clase de costos secundarios en la contabilidad de costos.

Las clases de costo secundarias no forman parte del plan de cuentas y se crean dentro de un rango de numeración de cuentas que esta reservado para estas clases.

Transacciones

• KA01: Crear clases de costo primaria
• KA02: Modificar clases de costo primaria
• KA03: Visualizar clases de costo primaria
• KA06: Crear clases de costo Secundaria

Grupo de Clases de Costo

Las clases de costo (tanto primarias como secundarias) pueden agruparse, mediante un criterio definido de acuerdo a las necesidades (reportes, liquidación, distribuciones y subrepartos).

Un grupo de clases de costo contiene un nombre que lo identifica y las clases de costo o rango de clases de costo que estarán contenidas por el grupo.

Transacciones

• KAH1: Crear Grupos de clases de costo primaria
• KAH2: Modificar Grupos de clases de costo primaria
• KAH3: Visualizar Grupos de clases de costo primaria

Centros de Costos

El Centro de Costo es la unidad organizativa, dentro de una sociedad CO, que representa un emplazamiento claramente delimitado donde se producen los costos.

Los centros de coste se crean a fin de posibilitar una asignación diferenciada de los gastos generales para realizar un control de los costos que se originan dentro de la empresa.

Los centros de costos reúnen las siguientes características:

• Se clasifican por algún criterio previamente definido
• Se asignan a un responsable
• Por lo general coinciden con algún Sector, Departamento, Área, etc.
• Todos son colectores de gastos
• Los centros de costo se clasificarán según la unidad de negocio a que pertenece cada uno.
• Se asignará un responsable a cada centro de costos que será el gerente/jefe/responsable del sector/área.
• Los centros de costo se agruparán en una jerarquía estándar.

Transacciones

• KS01: Crear Centros de costo
• KS02: Modificar Centros de costo
• KS03: Visualizar Centros de costo

Jerarquía Estándar de Centros de Costos

Se trata de la estructura de árbol que representa todos los centros de coste correspondientes a una sociedad CO desde el punto de vista del Controlling. Una jerarquía de centros de coste comprende los centros de coste de un período concreto y, por lo tanto, representa a toda la empresa.

Se pueden combinar centros de coste con grupos de centros de costo, luego, se pueden crear jerarquías de centros de coste de dichos grupos combinándolos según el área de búsqueda de decisiones, de responsabilidad o de gestión.

La jerarquía estándar de centros de costo contempla una estructura similar al organigrama de la empresa donde los centros de costos dependerán de las gerencias y representarán a los distintos departamentos.

Transacciones

• OKEON: Modificar Jerarquía Estándar
• OKENN: Visualizar Jerarquía Estándar

Ordenes de CO

Las órdenes internas se utilizan para planificar, agrupar, analizar y liquidar costos de operaciones específicas realizadas en el ámbito de la empresa. Representan un nivel operativo más detallado que la imputación a Centros de Costes y tienen caráctertemporal.

Según su naturaleza, las órdenes se clasifican en:

• Órdenes Estadísticas: Se crean a los efectos de disponer de un detalle mayor a la hora de analizar los gastos realizados en Centros de Costos por un concepto determinado. Este tipo de órdenes no se liquidan, ya que los gastos desde un principio son cargados en un Centro de Costo.
• Órdenes Reales: son objetos de imputación temporarios que acumulan costos referidos a un determinado concepto. Por medio de un proceso posterior de liquidación, lo acumulado en cada orden es reclasificado al objeto de imputación definitivo ingresado en la norma de liquidación. (Por ejemplo: centro de costo, activo fijo, cuenta de mayor, etc.).

En SAP se puede controlar las órdenes internas a lo largo de todo el ciclo de duración; desde la creación inicial, pasando por la planificación y contabilización de todos los costos reales, hasta la liquidación final y el archivo.

Las órdenes internas permiten manejar un compromiso de gastos o comprometido, con el cual se pueden introducir los costos que se estima se producirá, aunque se desconozca la operación mediante la que se causarán (por ejemplo, pedido de compras, reservas de materiales, etc.).

Transacciones

• KO01: Crear Ordenes Internas
• KO02: Modificar Ordenes Internas
• KO03: Visualizar Ordenes Internas

Las órdenes internas se pueden agrupar, y esto servirá de criterio para reportes, además de ser útil para la utilización de grupos receptores en distribuciones y subrepartos

Centros de Beneficios

Un centro de beneficio es una estructura de organización interna de la compañía. Cada planta, centro de costo, material, orden, proyecto puede asignarse a un centro de beneficio. De esta forma se vinculan todos sus ingresos y costos al centro de beneficio.

El objetivo de la contabilidad de centros de beneficios es calcular la rentabilidad de un área de gestión dentro de la propia compañía.

Transacciones

• KE51: Crear Centros de Beneficio
• KE52: Modificar Centros de Beneficio
• KE53: Visualizar Centros de Beneficio

Al igual que en los centros de costos, existe una jerarquía estándar para los centros de beneficios.

Transacciones

• KCH5N: Modificar Jerarquía Estándar
• KCH6N: Visualizar Jerarquía Estándar

Operaciones de CO

Existen múltiples operaciones que pueden realizarse en en módulo de CO, tanto en la contabilidad de centros de costos, de órdenes y centros de beneficios.

Operaciones de CO algunas de las más utilizadas:

Traspasos periódicos

El traspaso periódico brinda la posibilidad de corregir contabilizaciones realizadas en los centros de coste, o las órdenes CO (generalmente imputaciones provenientes de FI o MM).

Al final del período, los costes agrupados en ciertos centros de costo se traspasan a los centros de coste que los produjeron por medio de claves definidas por el usuario (valores fijos, valores estadísticos, porcentajes, etc.).

Los traspasos periódicos implican que se conserva la clase de coste original, y primaria. Para realizar estos traspasos es necesario determinar el o los ciclos que van a estar contenidos en el mismo.

Un Ciclo contiene el conjunto de parámetros que definen el proceso de traspaso. Dentro del ciclo se determinan los objetos de costos emisores y receptores, y las reglas de traspaso de los costos.

Distribuciones

Las distribuciones permiten la modelización de repartos analíticos de costes entre diferentes objetos, en función de criterios preestablecidos manteniendo la naturaleza de la imputación primaria. La principal diferencia con el traspaso períodico es que la distribución se admite tanto para costos plan como real.

Subrepartos

El subreparto es un método que permite repartir costes primarios y secundarios reales y planificados desde centros emisores a receptores.

Las clases de costes originales se reparten a través de una clase de coste secundaria. El gasto transferido se efectúa en una clase de coste especial y no se mezclan los gastos propios del centro con los repartidos a través del subreparto. La información originada por los subrepartos queda registrada en un documento interno de CO.

Al igual que con los traspasos periódicos o las distribuciones, para ejecutar un subreparto de costos es necesario determinar el o los ciclos que van a estar contenidos en el mismo.

Un Ciclo contiene el conjunto de parámetros que definen el proceso de subreparto. Dentro del ciclo se determinan los objetos de costos emisores y receptores, y las reglas de subreparto de los costos.

Valores Estadísticos: Se pueden registrar valores estadísticos como base de referencia para las imputaciones por

períodos o para crear ratios en los informes. Principalmente se utilizan como base de referencia para subrepartos, traspasos periódicos y distribuciones.

Para utilizar valores estadísticos, primero se deberán crear como datos maestros y luego registrar en ellos los valores para cada centro de costo. Una vez realizados estos dos pasos se utilizarán en el armado de los ciclos de distribución y subrepartos

Transacciones

• KK01: Crear Valores Estadísticos
• KK02: Modificar Valores Estadísticos
• KK03: Visualizar Valores Estadísticos