✒️SAP FI Introducción a la nueva contabilidad

Unidad 7. Lección 1. Introducción a la Nueva Contabilidad.

1) Introducción.

Una nueva contabilidad se incorpora en la versión 5.0 de SAP, por lo tanto todo lo que hemos visto hasta ahora lo hemos hecho en la nueva versión.

Desde el momento en que se comienza a trabajar con la nueva contabilidad es más difícil entender algunos de los cambios al no conocer cómo funcionaba la contabilidad clásica.

Por ejemplo, muchas rutas del menú de customizing cambian cuando se activa la nueva contabilidad, sin embargo, a lo largo de todas las unidades siempre hemos trabajado con las rutas nuevas.

No obstante, hay cambios importantes con esta nueva funcionalidad y en esta unidad nos enfocaremos a conocer las principales ventajas de la nueva contabilidad.

La nueva contabilidad principal o NEW GL, se incorpora en el 2004. Luego en el 2005 salió una nueva versión de SAP, la versión 6.0. Que mejoraba sustancialmente la versión anterior. Desde ese momento hasta ahora, no han salido nuevas versiones de SAP sino que son actualizaciones de la versión 6.0. Estas actualizaciones, las encontraremos como 6.01, 6.02, y así sucesivamente, actualmente se encuentra en vigencia la versión 6.05.

Cada una de estas actualizaciones, poseen mejoras y nuevas funcionalidades, muchas tienen que ver con New GL. Cuando hablamos de mejoras, nos referimos a mejoras a los programas, y en nueva funcionaliddes, es probable que aparezcan nuevas transacciones a medida que se vaya migrando a las nuevas versiones de SAP.

2) Ventajas de la Nueva Contabilidad Principal en SAP ERP

• Amplia estructura de datos
• Múltiples Ledger
• Balances Contables por cualquier característica
• Informes legales y de Gestión.
• Desglose de documentos para obtener balances por características.
• Reconciliación on line entre FI y CO.
• Transparencia y uniformidad.
• Aceleración de cierres de periodos.

A pesar de todas las nuevas funciones, el entorno para el registro de datos y contabilizaciones son prácticamente idénticas a las de la versión anterior.

3) Características.

Con la nueva contabilidad general, SAP proporciona una manera para mejorar considerablemente la calidad de datos FI en la gestión financiera.

Antes de SAP ERP, los clientes SAP debían instalar y operar distintos componentes para intentar cumplir con los requisitos y los estándares internacionales en su totalidad (o requerimientos específicos del sector).

Además, una solución unificada ayudará a mejorar los tiempos de cierre.

Imagen 3.1.

Cada vez más prooveedores de servicio (en el sector público, sector de seguros y de medios, por ejemplo) demandan balances basados en un criterio adicional, como asignación, fondo o sector.

La creciente importancia de las normas IFRS y US GAAP como ppios de contabilidad aumenta la necesidad de mejorar la calidad de reportes de segmento, o de mejorar la asignación y evaluación de la contabilización datos.

Imagen 3.2

4) Nuevas Tablas.

Con la nueva Contabilidad Ppal se habilita una nueva tabla de totales. Los balances que se emiten por el sistema se realizan leyendo la tabla de totales.

Las tablas de totales agrupan la información de partidas las contabilizadas sumarizadas por diferentes características. Por ejemplo por periodo / cuenta de mayor / división / sociedad.

La nueva contabilidad ppal proporciona una nueva tabla de totales denominada FAGLFLEXT. La antigua tabla de totales es conocida como GLT0.

La tabla de totales de la Nueva Contabilidad del Libro Mayor (FAGLFLEXT) actualiza más entidades que las que podía actualizar la tabla de totales clásica (GLT0).

Algunos ejemplos de los nuevos campos estándar son:

• Centro de costo
• Centro de beneficio
• Segmento
• Area funcional

La tabla de totales FAGLFLEXT se puede ampliar con campos adcionales, tanto campos SAP predefinidos como campos definidos por el cliente completamente nuevos. Para añadir campos de cliente a la tabla de totales FAGLFLEXT, primero hay que añadirlos al bloque de imputación (=> Función: Editar bloque de imputación).

Imagen 4.1

Hasta ahora no hemos visto la tabla de totales, vimos en muchas oportunidades que la tabla BSEG contiene las partidas individuales, es decir, cada una de las líneas de un documento, con la tabla de totales, se agrupan esas líneas, de acuerdo a los campos clave que posee la tabla. Por ejemplo, en la tabla GRT0 eran campos clave la Sociedad, el Ejercicio, la Cuenta, el Periodo Contable, y algunos otros mas. Estas tablas de totales se utilizan para la emisión de informes de Balances y saldos, es por eso, que no podemos emitir balances por fechas si no solo por períodos, porque la fecha no es un dato que se encuentre en la tabla de totales. Con la nueva tabla de Totales se agregan nuevos campos claves, sobre todo características adicionales. Esto genera una mayor apertura de información y nos permite tener disponibles más datos al momento de visualizar un balance.

Resumen de las tablas de totales cuando se utilizan los componentes clásicos:

• FI clásico: Tabla GLT0
• Ledger de método de costes de ventas: Tabla GLFUNCT
• Ledger de reconciliación: Tabla COFIT
• Contabilidad de centro de beneficio clásica/ EC-PCA: Tabla GLPCT.

5) Activación de la Nueva Contabilidad.

Los clientes que ya contaban con una instalación de SAP previa a la funcionalidad de New GL, pueden optar por implementar la Nueva Contabildiad General. Para ello necesitarán realizar un upgrade técnico para pasar a la nueva versión de SAP y luego deberán llevar adelante un proyecto de migración para pasar de la contabilidad clásica a la nueva contabilidad.

Si se trata de instalaciones nuevas de SAP ERP, versión 6.0, la nueva contabilidad ya se encuentra activada por defecto.

Para activar la Nueva Contabilidad del Libro Mayor, se debe hacer utilizando la transacción de Customizing FAGL_Activation.

Imagen 5.1

La activación de la nueva contabilidad del libro maayor realiza un cambio en las rutas de aplicaciones y Customizing de todo el sistema. Con la activiación, también se crean varios nodos nuevos disponibles en el menú SAP Easy Access.

Las antiguas rutas de la Contabilidad financiera permanecerán inicialmente disponibles. Luego de estar familiarizado con las rutas para la Nueva contabilidad del libro mayor, se puede ejjecutrar el programaa RFAGL_SWAP_IMG_OLD para ocultar rutas de la Contabilidad financiera clásica.

El indicador de activación está definido por mandante.

Nota: la activación de la Nueva contabilidad del libro mayor no sólo afecta a las entradas del menú; tampoco pueden ejecutarse algunas funciones / transacciones clásicas que fueron reemplazadas por nuevas funciones (Ejemplo: transacción F.05)

6) Segmentos:

En las estructuras de FI que contábamos con la sociedad a los fines de emitir balances legales de presentación y además podíamos definir divisiones a los fines de obtener reportes o balances de orden interno independientemente de la sociedad en la que se haya generado el movimiento.

Con la implementación de la nueva contabilidad se habilita un nuevo objeto de imputación que es el segmento.

El segmento es de libre definición, es independiente de la división y ambos pueden utilizarse para obtener balances internos por diversas características.

Transacción SPRO - Menú : IMG - Estructura de la empresa - Definición - Gestión Financiera - Definir Segmento.

Imagen 6.1

Cada empresa puede definir para qué utilizar el campo segmento, no obstante, para entender su funcionalidad, les comento un ejemplo. Supongamos que se trata de un negocio que posee una cadena de locales de comidas rápidas, cada local es una sucursal que posee sus propios centros de costos. Por ejemplo gastos comerciales, administrativos, o gastos de producción. Un nivel más arriba, tenemos los centros de beneficios, que contienen los ingresos y los gastos de una sucursal. Cada centro de beneficio es una sucursal. El centro de beneficio nos puede permitir ver la rentabilidad de cada una de estas sucursales. Un nivel más arriba, podemos tener los segmentos. Donde cada segmento, representa un área geográfica. Por ejemplo, cada segmento, tiene asignados varios centros de beneficios, es decir, varias sucursales. De esta manera, podemos ver Balances o Informes por segmento y saber si por ejemplo, las sucursales de la zona norte, son más rentables que las sucursales de la zona sur. La idea es que se arme una estructura con todos estos objetos: centros de costos, centros de beneficios, y segmentos, de manera que nos brinde información para la toma de decisiones.

El campo segmento debe configurarse en el grupo de status campo y en las claves de contabilización como dato opcional u obligatorio para que el campo pueda completarse al momento de registrar un documento.

Existe la posibilidad de derivar el segmento desde el dato maestro del Centro de Beneficio.

Imagen 6.2

Otras formas de completar el segmento en una imputación contable es por medio de una sustitución o una exit (rutina abap).

En la práctica, la ejecución de la transacción de activación ( para los clientes existentes) es una de las últimas actividades que se realizan durante el proyecto de migración hasta implementar la Nueva Contabilidad del Libro General.

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Respuestas

Respuesta Instructor:

Hola Araceli,

El bloque de imputación es parte del customizing y es donde se definen los campos propios para la tabla de totales. Esto lo encontrarás en la siguiente ruta del customizing:

SPRO >> Gestión financiera (nuevo) >> Parametrizaciones básicas de gestión financiera (nuevo) >> Libros >> Campos propios de cliente >> Tratar bloque de imputación.

Nunca he utilizado esta funcionalidad en las implementaciones pero si he visto una empresa naviera que creó campos propios para guardar el número de contenedor, el nombre del barco, el puerto de salida, puerto de llegada. Son todos datos necesarios para la operatoria pero son muy específicos del rubro.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Licenciada buenas noches, me podría platicar un poco más de la parte que dice: La tabla FAGLFLEXT se puede ampliar con campos adicionales, tanto campos SAP predefinidos como campos definidos por el cliente completamente nuevos. Para poder añadirlos a la tabla primero hay que añadirlos al bloque de imputación

Le agradezco de antemano.

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Respuesta Instructor:

Hola Camilo,

Tienes mucha razón en la complejidad que tiene la implementación de New GL respecto a derivaciones y desglose de documento. Hay una nota de SAP que explica las distintas formas en que se puede derivar el centro de beneficio, como por ejemplo utilizando Badis, o enhancement.

La nota es la siguientes:

Note 826357 - Profit Center Accounting and New General Ledger in SAP ERP.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

El tema de New GL es la respuesta de SAP o la solucion a los requerimientos de la contabilidad internacional q en el caso de colombia debe entrar en vigencia para el año 2014, lo q se realiza en las implementaciones en el momento y q llega con el New GL es usar diferentes ledger y sobre todo especificar el ledger principal para las IFRS, y el secundario para COL GAAPs, e inclusive eh visto un 3er ledger para US GAAPs. los SEG, CEBES y CECOS es el juego perfecto para cumplir con los standares solicitados por las NIICs de sectorizar informacion de forma obligatoria en negocios grandes como en el ejemplo del almacen de comida de la unidad en el punto inicial, y a nivel reportes o GAAPs sirven para poder realizar los Ztas usando la tabla de totales FAGLFLEXT, ahora existen aun muchas limitaciones que la derivacion del CEBE suele ser un problema en cuentas de mayor como las bancarias de impuestos y algunas de los gastos ya que los datos maestros de proveedores y acreedores no lo deriban, para eso la validacion o sustitucion comienza a volverse un parche inmenso en un proceeso de instalacion ya que la opcion es o sustituirla o fijarla por medio de la TX FAGL3KEH que basicamente lo que hace es especificarle a una cuenta de mayor un CEBE obligatorio.

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Respuesta Instructor:

Hola Arnaldo!

Después de la actualización a SAP ERP (ECC 6.0), los clientes SAP existentes continúan trabajando con la contabilidad principal clásica. Para poder utilizar la nueva contabilidad principal, primero debe realizar un proyecto de migración. Este proyecto es bastante complejo, SAP prevé distintos escenarios que los clientes pueden utilizar para realizar la migración. No es simplemente activar la nueva contabilidad sino que hay un proyecto detrás que involucra todo el customizing necesario y la conversión de las partidas.

Saludos
Nancy

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Consulta Alumno:

Buenos Días; Nancy se necesito que me aclaras unas dudas:

1.- Para utilizar el New Gl, Es necesario que se activa el indicador de nueva contabilidad de Libro General.

2.- Actualmente estoy trabajando en SAP 6 ECC, y no tienes activo el indicador de la nueva contabilidad, esto es debido a que se realizo un Upgrade de 4,6c a SAP 6 ECC, ahora cual es el momento apropiado para activar este indicador.